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Bibliotecarios de South Plains College hablan sobre sus experiencias con WMS

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El personal de la biblioteca de la organización miembro Amigos de South Plains College de Levelland en Texas relacionó su experiencia de migración al sistema Servicios de Administración WorldShare (WMS) de OCLC en el seminario web que ofreció OCLC el 5 de marzo. La presentación formó parte de la serie de seminarios web de OCLC titulada "Results, Revelations and Rewards: The Power of Cloud-based Cooperation" (Resultados, revelaciones y beneficios: el poder de la cooperación basada en la nube). OCLC invitó a los oradores de la serie, todos usuarios actuales de WMS, a hablar sobre los motivos que los llevaron a migrar a WMS y sus experiencias desde la transición a la nube de la cooperativa.

El Director de Bibliotecas Jim Belcher, la Bibliotecaria de Servicios Públicos Katherine Anderson y el Bibliotecario de Servicios Técnicos Hope Beyer dirigieron la presentación de la biblioteca de South Plains College. Belcher comenzó explicando el origen y las circunstancias que llevaron al personal de la biblioteca de South Plains College (una universidad comunitaria de dos años, con varios campus universitarios distribuidos en la región norte de Texas y más de 9000 estudiantes) a la conclusión de que el sistema de la biblioteca basado en un servidor era obsoleto y debía ser reemplazado de inmediato. Explicó que el personal del departamento de informática de la universidad no tenía idea de lo que hacía el software de la biblioteca ni de cómo funcionaba, nunca había trabajado con el servidor anticuado de la biblioteca ni estaban capacitados para hacerlo.

Los bibliotecarios comenzaron a investigar alternativas. Examinaron distintos sistemas de administración, tanto basados en un servidor local como basados en la nube, y hablaron con colegas de otras bibliotecas. A fin de cuentas todo apuntaba a la nube dado que podía reemplazar el hardware desactualizado; proporcionar respaldo las 24 horas, los 7 días de la semana; ahorrar tiempo al personal y ofrecer asistencia técnica de expertos las 24 horas. Después de muchas deliberaciones, el personal de la biblioteca eligió de forma unánime los servicios WMS de OCLC.

Anderson resaltó que debido a que la suscripción al sistema actual Ex Libris Voyager de la biblioteca solo estaba pago hasta septiembre, fue necesario comprimir el proceso de migración que se inició en febrero. Explicó resumidamente la línea cronológica del proyecto que debería completarse en menos de seis meses, y destacó que si bien no era lo ideal, era factible de lograr. Resaltó la asombrosa labor del equipo de implementación de OCLC y la excelente ayuda que prestó. Su conocimiento del sistema WMS y la experiencia con migraciones anteriores le permitió al equipo asesorar al personal de la biblioteca sobre los problemas con los que podrían enfrentarse.

El sistema de South Plains College comenzó a funcionar el 15 de agosto. Anderson explicó que la autenticación de LDAP se habilitó en diciembre y que se continúan realizando ajustes en el sistema. Realizó la observación de que el sistema WMS cambia permanentemente, pero el personal de la biblioteca considera que estos cambios constantes son mejoras y refinamientos del sistema y, por lo tanto, son positivos. Anderson comentó que el personal ha utilizado la capacitación en línea que ofrece OCLC y que se compone de videos cortos y seminarios web más largos.

El impacto del sistema en el personal de la biblioteca fue positivo. Beyer expresó que se redujo el tiempo de catalogación y que ahora las eliminaciones son más sencillas. La naturaleza intuitiva del sistema de circulación basado en la web ha reducido el tiempo de capacitación de los estudiantes que trabajan. Anderson utilizó una jerga menos relacionada con las bibliotecas para expresar que los estudiantes que trabajan comprenden el sistema con mayor rapidez, con poco o ningún conocimiento bibliotecario. El control del estado del material se ha facilitado a través de uso de tablets o computadoras portátiles que pueden trasladarse directamente a los estantes, lo que también hará más fácil la tarea de realizar los futuros inventarios. El acceso remoto es sin duda una ventaja, ya que permite realizar muchas tareas y capacitaciones desde el hogar. Esta ventaja resultó sumamente útil durante el período comprimido de migración. Anderson también comentó sobre el servicio de Préstamo interbibliotecario de WorldShare de OCLC que aceleró significativamente los procesos de préstamos interbibliotecarios de la biblioteca (esta implementó el servicio en simultáneo con la migración).

Beyer y Anderson analizaron el impacto que produjo el sistema WMS en el sector de profesores y en los estudiantes. Anderson reconoció que el sistema anterior no era muy amigable para los profesores y dijo que el sistema WMS les facilitó el uso del catálogo en línea de la biblioteca. Esto ha aumentado el interés y los instructores han comenzado a solicitar más listas de libros. En cuanto a los estudiantes, Bayer expresó que prefieren la interfaz de identificación de búsqueda dado que es más organizada y fácil de usar. Estas características al igual que de la función Reservar y la capacidad de renovar materiales en línea son muy populares entre los estudiantes. Beyer comentó que si bien todavía hay cierta confusión entre los estudiantes sobre el uso de la función Reservar ya el personal está trabajando junto a ellos en el tema.

Además, dijo que el sistema WMS ayudará a la biblioteca con nuevos proyectos que se pondrán en marcha pronto, entre ellos, una feria del libro en la que el personal de la biblioteca llevará libros a los estudiantes directamente a sus aulas y realizará préstamos en tiempo real. Otro esfuerzo importante será la limpieza y el descarte de la sección de referencia para dar lugar a otras colecciones de la biblioteca, como por ejemplo una sección de biografías. Además, está programado un proyecto de inventario para el verano de 2015.

Por último cuando en la sesión de preguntas y respuesta, le preguntaron a Anderson sobre los informes, ella los calificó de muy buenos. Destacó que los informes ahora se pueden recuperar tanto desde la ficha Reports (Informes) como a través del FTP, una mejora con respecto al viejo sistema Ex Libris Voyager que se basaba en Microsoft Access para crear y ejecutar informes. Dijo que no hubo información que la biblioteca haya necesitado a la que no se haya podido acceder.

A continuación, el mejor consejo del personal de South Plains para cualquier biblioteca que planee migrar a WMS: permítanse el mayor tiempo posible, confíen en el equipo de implementación de OCLC y comiencen de inmediato a realizar los preparativos, como la limpieza de registros.

Esta noticia de OCLC es una "reimpresión" de un artículo que escribió Larry Godwin, Especialista en Comunicaciones de la organización Amigos. Se publicó en el sitio web de Amigos el 28 de marzo de 2014, se utiliza con la autorización de Amigos. El relato original también se encuentra disponible actualmente en el sitio web de Amigos: http://amigos.org/node/2473.