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Gérer de manière coopérative les collections électroniques

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« Avec Métadonnées WorldShare, nous améliorons l'efficacité de nos chaînes de travail pour nos documents et la précision de l'accès aux livres électroniques dans notre catalogue et par le biais de services de recherche extérieurs. »

Holly Tomren
Responsable des services de métadonnées, Drexel University Libraries

Jusqu'à récemment, les bibliothécaires de la Drexel University devaient recourir à des moyens détournés relativement complexes pour gérer les notices pour leurs livres électroniques. « Nous devions inscrire des rendez-vous dans nos agendas pour nous rappeler de vérifier un site de fournisseur », souligne Holly Tomren, responsable des services de métadonnées. « Et nous devions recourir à 20 sources différentes pour obtenir 20 ensembles de notices différents. »

C'est en partie ce type de difficultés qui a conduit à la création de la base de connaissances WorldCat et à Métadonnées WorldShare. Les bibliothécaires se plaignaient du trop grand nombre de tâches similaires, fastidieuses et inefficaces qu'impliquait la gestion des métadonnées pour les documents électroniques du fait des différences et parfois des incompatibilités des moyens de communication des ajouts et des modifications utilisés par de nombreux éditeurs et fournisseurs de contenus.

La qualité des métadonnées est également un sujet de préoccupation pour Holly. Comme elle l'explique, « Tous les fournisseurs n'utilisent pas les notices MARC, ou la qualité des notices des fournisseurs est variable. De même, tous les fournisseurs ne communiquent pas d'informations sur les notices modifiées, et peu fournissent des numéros OCLC ou des données sur les fonds. »

« Comparées aux notices que nous recevons des autres sources », poursuit-elle, « les métadonnées des livres électroniques que nous obtenons à partir de Métadonnées WorldShare sont extrêmement précises et rapides. »

« La possibilité de collecter les notices de tous les fournisseurs à un emplacement unique facilite énormément les choses. Je n'ai pas besoin d'accéder à 20 sources différentes pour obtenir 20 ensembles de notices différents. Il me suffit d'accéder à un emplacement unique pour y récupérer toutes les notices de tous mes fournisseurs. »

Holly apprécie également le grand choix d'options lui permettant de personnaliser les notices de livre électronique avant de les transférer dans son catalogue. « De ce fait, je consacre beaucoup moins de temps à l'édition en interne », conclut-elle.

Disposer de métadonnées précises pour les livres électroniques est important non seulement pour les flux de travail des bibliothécaires, mais pour aussi pour fournir les documents adéquats aux étudiants et aux enseignants. Holly fait remarquer que depuis que les fonds des livres électroniques de ses bibliothèques résident dans WorldCat, ils peuvent être explorés via les sites WorldCat.org, WorldCat Local et tout site de partenaire alimenté par l'API de recherche WorldCat. « La définition automatique des fonds représente réellement un fantastique avantage pour la recherche des livres électroniques. »

« L'utilisation de la base de connaissances WorldCat et de la fonction de livraison de notices de Métadonnées WorldShare produit une meilleure chaîne de travail dans l'ensemble », constate Holly. « Elle nous a permis d'améliorer l'accès à nos livres électroniques, et leur recherche, dans nos outils de recherche. C'est juste une manière plus facile de gérer toutes nos collections de livres électroniques. »

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La bibliothèque en un coup d'œil

  • Drexel University Libraries fournit des services à près de 25 000 étudiants, 4 500 enseignants et divers membres du personnel et de la communauté.
  • 638 717 documents dans les collections imprimées et électroniques de Drexel University Libraries.
  • En 2012, plus de 1,5 million de documents ont été téléchargés à partir de ressources électroniques de Drexel University Libraries, ce qui représente presque neuf fois le nombre de documents physiques empruntés.

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