Finanzen

Fragen und Antworten zum Thema Vergütung von OCLC-Trustees

Seit wann erhalten OCLC-Trustees eine Vergütung für ihre Dienste?

Von 1967 bis 1977 wurden ausschließlich OCLC-Trustees aus Bibliotheken in Ohio gewählt. Mit Ausnahme der Erstattung von Fahrtkosten für die Sitzungen in Columbus, Ohio, erhielten sie keinerlei Vergütung.

Als Ergebnis einer im Jahr 1977 durchgeführten Studie zur Führungsstruktur bei OCLC empfahl das Beratungsunternehmen Arthur D. Little, auch Bibliotheken außerhalb von Ohio eine Mitgliedschaft bei OCLC zu ermöglichen. Weiterhin wurde empfohlen, das Board of Trustees von neun auf 15 Trustees zu erweitern, und den Trustees eine Vergütung zukommen zu lassen.

Arthur D. Little regte weiterhin die Wahl von fünf Trustees aus bibliotheksfremden Bereichen an, um der wachsenden Komplexität der Führungs- und Organisationsstruktur von OCLC gerecht zu werden. Die Empfehlungen in Bezug auf Struktur und Vergütung wurden einstimmig durch den neuen OCLC Board of Trustees angenommen, in dem OCLC-Gründer Frederick G. Kilgour damals als Mitglied aktiv war. Diese Denkweise hat sich bis heute nicht geändert: Neben hervorragenden Bibliothekaren benötigt OCLC auch Trustees mit externem Hintergrund, die für ihren Aufwand und ihre Expertise eine Kompensation verdienen.

Wie wird die Arbeit der Trustees vergütet?

Die Vergütung der einzelnen Trustees variiert und richtet sich nach den jeweiligen Aufgaben und der Arbeitslast. Sie umfasst ein jährliches Honorar sowie Zahlungen für die Vorbereitung und Teilnahme an Sitzungen. Weiterhin werden Trustees für den Vorsitz von Kommitees oder die Übernahme sonstiger Zusatzaufgaben bezahlt. Der aktuelle Vergütungsplan beinhaltet die folgenden Leistungen:

Dementsprechend bewegt sich die jährliche Gesamtvergütung für Dienste des Boards zwischen 30.000 $ für Trustees und 70.000 $ für Board Chairs.

Darüber hinaus erhalten Trustees gemäß den aktuellen Reiserichtlinien von OCLC eine Reisekostenerstattung, die bei Flugreisen in den meisten Fällen lediglich die Economy-Class abdeckt.

Die jährliche Gesamtvergütung der einzelnen Trustees wird auf dem IRS-Formular 990 von OCLC aufgeführt.

Wie viel Zeit wenden die Trustees für ihre Board-Aufgaben auf?

Die Arbeit im OCLC Board of Trustees ist sehr zeitaufwendig, sowohl was die Vorbereitung von als auch die Teilnahme an Sitzungen des Board und an Ausschusssitzungen angeht. Ein Trustee verbringt jährlich durchschnittlich 20 Tage mit Board-bezogenen Aufgaben (einschließlich Bibliothekskonferenzen sowie regionale und globale Sitzungen des Councils).

Trustees reisen fünfmal jährlich zu den regelmäßig stattfindenden zweitägigen Sitzungen des Boards. Diese Termine finden an Wochenenden statt, um Reisekosten zu sparen und Abwesenheiten der Trustees von ihren Institutionen zu minimieren. Die Reisedauer für Trustees, die außerhalb von Nordamerika leben, beträgt normalerweise vier bis sechs Stunden pro Sitzung.

Ein Board Chair wendet üblicherweise 15 bis 20 Wochenstunden für OCLC-bezogene Aufgaben auf. Dazu zählen Telefonate mit anderen Board-Mitgliedern, dem OCLC-Präsidenten und dem Senior Management.

Ein Trustee benötigt in der Regel mindestens acht Stunden für die Vorbereitung einer Komiteesitzung.

In vielen gemeinnützigen Organisationen erhalten Trustees keine Vergütung. Warum ist dies bei OCLC anders?

Trustees, die in gemeinnützigen Boards lokaler und gemeindebezogener Organisationen wie Kliniken, Museen und Orchester tätig sind, arbeiten häufig ohne Vergütung. Sie sehen darin eher eine Möglichkeit, ihren Gemeinden etwas zurückzugeben, oder übernehmen Board-Aufgaben, um ihr berufliches oder persönliches Ansehen zu erhöhen. Einige Organisationen erwarten von ihren Trustees sogar die Bereitstellung erheblicher Beträge für Fundraising-Initiativen. Anderen Organisationen wiederum, insbesondere solchen, die öffentliche Fördermittel erhalten, stehen häufig politische Beauftragte zur Verfügung.

Es ist gängige Praxis, Trustees oder Directors der Boards von gewinnorientierten Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen zu entschädigen, die nicht gemeindebezogen und von Geschenken, Zuschüssen oder öffentlichen Fördermitteln abhängig sind. OCLC zählt zur letzteren Kategorie.

OCLC setzt sich im öffentlichen Interesse für einen breiten Zugang zum weltweiten Wissen und eine Senkung der damit verbundenen Kosten ein. Gleichwohl ist unternehmerisches Denken und Handeln auch für unsere Organisation unverzichtbar. Daher stellen Bibliothekare zwar die Mehrheit der Trustees. Für den Erfolg des Boards und somit auch von OCLC ist es allerdings von großer Bedeutung, Unterstützung von bibliotheksfremden Trustees aus den Bereichen Wirtschaftswesen, Finanzwesen, Betriebswirtschaft und Buchhaltung, Rechtswesen, Regierungswesen, Computerwissenschaften, Hochschulverwaltung und Kommunikationstechnologie zu erhalten.

Ausgezeichnete Board-Mitglieder mit umfangreichen Erfahrungen im öffentlichen und privaten Sektor sind äußerst gefragt. Der Einsatz loyaler und engagierter Board-Mitglieder mit einer angemessenen Vergütung ist für alle OCLC-Mitglieder von Nutzen.

Warum sollen Bibliothekare für ihre Dienste im Board bezahlt werden, wenn es ausreichend Freiwillige gibt?

Durch die Vergütung der Trustee-Dienste von Bibliothekaren erkennen wir an, dass ihre Zeit und ihre Expertise ebenso wertvoll ist wie die von bibliotheksfremden Trustees. Fakultäten und Bibliothekaren an wissenschaftlichen und öffentlichen Einrichtungen ist es gemäß den institutionellen Richtlinien untersagt, ihre berufliche Expertise gegen Bezahlung zur Verfügung zu stellen.

Wie legt das OCLC-Board die Vergütungen fest?

Die Vergütung wird über einen vom gesamten Board angenommenen Vergütungsplan bestimmt, der seit 2001 nicht nach oben angepasst wurde.

Das Board prüft seine Vergütungsrichtlinien regelmäßig in Zusammenarbeit mit einem externen Berater. Eine im Februar 2010 von der Beraterfirma Towers Watson durchgeführte Prüfung kam zu dem Ergebnis, dass OCLC-Trustees eine angemessene Vergütung erhalten, die sich innerhalb des Vergütungsrahmens vergleichbarer Organisationen bewegt.

Liegt ein Interessenkonflikt vor, wenn Bibliothekare dem Board eines Bibliotheksverbunds angehören, von dem ihre Bibliotheken Güter und Dienste erwerben?

Nein. Die meisten Bibliothekare im Board gelten laut Gesetz als "Inside Directors", da sie in Institutionen arbeiten, die vertragliche Beziehungen mit OCLC pflegen. Dementsprechend prüfen Trustees in jährlichem Abstand ihre Beziehungen zu OCLC und anderen Organisationen in Bezug auf mögliche Interessenkonflikte und fertigen entsprechende Bekanntmachungen an, die vom Audit Committee des Boards und von externen Prüfern geprüft werden. Das Board sorgt konsequent dafür, dass sich die für Bibliotheken tätigen Trustees bei Entscheidungen enthalten, wenn potenziell ein tatsächlicher oder als solcher wahrgenommener Interessenkonflikt vorliegt. Hinzu kommt, dass die Vorgaben des Sarbanes-Oxley Act für die vollständige Offenlegung möglicher Interessenkonflikte zwar nicht für gemeinnützige Organisationen gelten, vom OCLC-Board jedoch in Geist und Schrift unterstützt werden.

Bedingt der Dienst im OCLC-Board einen Interessenkonflikt innerhalb der Heimatuniversität von Trustees?

Von den Trustees wird erwartet, dass sie die Richtlinien ihrer Institutionen hinsichtlich zahlungspflichtiger beruflicher Aktivitäten und institutioneller Interessenkonflikte befolgen. Die meisten der für Bibliotheken tätigen Trustees nehmen ihre Aufgaben für OCLC zusätzlich zur Arbeit in ihren Institutionen wahr.

Werden die an einzelne Trustees gezahlten Vergütungsbeträge öffentlich bekanntgegeben?

Ja. Nach geltendem Recht müssen die Vergütungsbeträge im Rahmen der Steuererklärung für gemeinnützige Organisationen im IRS-Formular 990 aufgeführt werden. Dieses Formular wird veröffentlicht und kann jederzeit im Internet eingesehen werden. Die Formulare 990 von OCLC stehen außerdem unter den folgenden Links zur Verfügung: 2009, 2010, 2011, 2012.

Warum wird die Vergütung ehemaliger Trustees manchmal auf dem IRS-Formular 990 von OCLC aufgeführt?

Bis 2002 war es Trustees gemäß den IRS-Regularien untersagt, ihre Board-Vergütung zurückzustellen, so wie es zahlreiche Universitätsmitarbeiter über den Plan 403b handhaben. Im Jahr 2002 hat der IRS derartige Rückstellungen untersagt. Bereits zurückgestellte Vergütungen konnten allerdings so lange beibehalten werden, bis sie vom Trustee abgehoben wurden. Bei den Zahlungen an ehemalige Trustees handelt es sich also um Abhebungen von Vergütungen, die während der aktiven Zeit als Trustee verdient, aber über einen Plan wie 403b oder IRA zurückgestellt wurden. Der IRS verlangt, dass die Abhebung dieser Mittel im Formular 990 gemeldet wird, auch wenn bereits vorher eine Meldung stattgefunden hat.