Optimiertes Resource Sharing für verbesserten Service

Das Bibliothekspersonal an der American University of Sharjah fand das zuletzt genutzte Interlibrary Loan (ILL) Interface zu umständlich, insbesondere für neue Mitarbeiter*innen. Obwohl die Universität erst seit etwas mehr als zwanzig Jahren besteht, ist sie bereits eine der fortschrittlichsten Einrichtungen in der Region. Die Mitarbeiter*innen der Universität und der Bibliothek wussten, dass sie so viele ihrer Systeme wie möglich in die Cloud verlagern mussten, um mit zukünftigen Anforderungen Schritt zu halten. 

„Unsere IT-Abteilung setzte sich stark dafür ein, viele der Systeme der Universität in die Cloud zu migrieren. Nachdem wir schon seit einiger Zeit WorldShare^® Management Services (WMS) nutzen, schien Tipasa^® die naheliegende Option zu sein“, so Thomas Hodge, Associate University Librarian for Technology and Technical Services.

Da sich Tipasa nahtlos in WMS integriert, war es für das Personal einfacher, neue Arbeitsabläufe in einer vertrauten Oberfläche zu erlernen, und ihre Prozesse wurden deutlich einfacher. „Ich kann jetzt Dinge im System überprüfen, wie z. B. Lizenzbeschränkungen für lizenzierte elektronische Ressourcen, alles an einem Ort. Das ist ein großes Plus für mich“, so Thomas.  

John Liebhardt, ehemaliger Acquisitions and Resource Management Librarian, freut sich, dass er die Nutzerdaten der Bibliothek nicht mehr separat in das ILL-System laden muss. „Durch die Einbindung von Tipasa in WMS, müssen Nutzerdaten nur noch in WMS geladen werden. Der Workflow für Tipasa ist bereits vorhanden und spart uns Zeit.“

„Die Tipasa-Anfrageformulare eignen sich gut, um alle Nutzerinformationen bereitzustellen, was für Benutzer*innen wirklich hilfreich ist“, fügte John hinzu. Bibliotheksassistentin Zeinab Habib bemerkte, dass Benutzer*innen über Tipasa einfach Anfragen stellen konnten. „Ich habe festgestellt, dass unsere Benutzer*innen Tipasa einfacher nutzen als unser altes System. Früher schickten sie mir häufig E-Mails, die ich dann in das System eingeben musste. Heutzutage gehen unsere Benutzer*innen selbst in das System und es ist viel einfacher für sie, Anfragen selbst zu stellen.“ 

Darüber hinaus kann das Bibliothekspersonal nun Anfragen von Institutionen, die unterschiedliche Fernleihsysteme verwenden, viel schneller bearbeiten. „Wir haben Beziehungen zu Bibliotheken, die vielleicht nicht die gleiche Art von ILL-Systemen wie wir verwenden, und wir mussten in der Lage sein, im System Konten für diese Institutionen zu erstellen“, erläutert John. „In Tipasa können wir das und es hat die Nachverfolgung von Ressourcen stark vereinfacht.“ 

Tipasa hat den Umgang mit Anfragen für die Mitarbeiter*innen sowie Benutzer*innen der American University of Sharjah wesentlich einfacher und schneller gemacht. „Vor zwei Jahren haben wir 351 Artikel ausgeliehen. Nach der Einführung von Tipasa haben wir letztes Jahr jedoch 945 Artikel ausgeliehen. Fast die dreifache Menge. In unserem vorherigen Fernleihsystem hätten wir das nie so schnell bearbeiten können,“ so Thomas abschließend.

Standort

• Sharjah, Vereinigte Arabische Emirate

Die Bibliothek auf einen Blick

• Eröffnung im Jahr 2006 zur Unterstützung der Universität, die 1997 von Seiner Hoheit Sheikh Dr. Sultan bin Muhammad Al Qasimi, Mitglied des Obersten Rates der Vereinigten Arabischen Emirate und Herrscher von Sharjah, gegründet wurde
• Unterstützt eine amerikanische Struktur, die eine geisteswissenschaftliche Ausbildung und ein berufsbildendes Studium beinhaltet
• In der Mitte des Campus gelegen, beherbergt sie auf 8.750 Quadratmetern Nutzfläche viele verschiedene Sammlungen, darunter Spezialsammlungen, eine Musiksammlung und eine Mediensammlung