Mitarbeitern eine bessere Effizienz ermöglichen

Die Douglas and Judith Krupp Library der Bryant University ist 2001 einem lokalen akademischen Konsortium beigetreten, das ein gemeinsames ILS nutzt. Diese Zusammenarbeit funktionierte gut, solange die Studenten in erster Linie Bücher und Mikrofilm verwendeten. Allerdings erklärte Mary Moroney, Director of Library Services: „Die Bibliothekslandschaft änderte sich. Wir kauften E-Books und E-Book-Pakete, verwalteten diese jedoch nicht gerade optimal. Im Laufe der Zeit begannen wir damit, verschiedene Plattformen für verschiedene Anbieter zu nutzen: verschiedene Anbieter für A-to-Z, Link Resolver, Discovery Skin, Fernleihen und die Katalogisierung. Wir bauten uns also diesen Misch-Masch auf und versuchten, alles zu verbinden und zum Funktionieren zu bringen. Das klappte nicht immer.“

Das Budget der Bibliothek blieb unverändert, der Austausch innerhalb des Konsortiums ging zurück und die Gebühren im Konsortium stiegen. „Wir hatten eine Chance und wollten diese nutzen“, erklärt Patricia Lombardi, Head of Collection Management and Digital Services. WorldShare^® Management Services (WMS) wurden 2015 in der Bibliothek umgesetzt, „und wir haben es nicht bereut. Wir sind überaus zufrieden“, fügt sie hinzu.

„Jetzt haben wir erkannt, dass unser früheres ILS unvollständig war“, ergänzt Mary. „Wir nutzten OCLC bereits für Fernleihen und die Katalogisierung. Wenn alles in einem System vereint wird, lässt sich die Effizienz leicht erkennen.“ Patricia fügt hinzu: „Wir stimmen unsere Fernleihen mit … [WorldShare] Circulation ab, und das ist einzigartig. …Wenn ein Artikel eingeht, wird alles aktualisiert.“ Die Studierenden an der Bryant können nun erstmalig ihre Fernleiheanfragen nachverfolgen. Die Mitarbeiter konnten zudem erstmalig ein seit langer Zeit angestrebtes Ziel verwirklichen: benutzergesteuerte Zukäufe über WMS. „Wir wollten dies einfach nur in unseren Katalog integrieren“, so Patricia. „Damit konnten wir große Erfolge verzeichnen. Wir sind sehr zufrieden.“

Unsere Mitarbeiter wissen zu schätzen, dass WMS ihren Katalog ständig mit WorldCat Daten aktualisiert. Patricia erklärt dazu: „Wir wissen, dass wir auf den aktuellsten Datensatz zugreifen. Wenn dieser Datensatz aktualisiert wird, müssen wir gar nichts tun. Die Aktualisierung erfolgt automatisch.“ Sie fügt hinzu: „Die Knowledge Base… ist einfach nur fantastisch.“ Und es ist so einfach, Bibliotheksbestände zu Sammlungen elektronischer Inhalte hinzufügen.

Mitarbeiter von Bibliotheken können die WMS-Tools für Budgetverwaltung und Reporting nutzen, um der Verwaltung darzulegen, wo und wie Mittel ausgegeben werden und wie häufig die Ressourcen der Bibliothek von Studierenden und Lehrkräften genutzt werden. Patricia merkt an, dass WMS diese Daten in Diagramme verpackt und „uns verfügbar macht“. Die Bibliothek erhält dadurch einen Überblick darüber, wie viel Geld eingespart wird, und kann entsprechend Entscheidungen über Ausgaben treffen. „Wir konnten sehr viel Geld sparen“, fährt Patricia fort. „Dadurch konnten wir einige Datenbanken hinzufügen, die wir immer aufnehmen wollten, aber nie konnten. Außerdem konnten wir uns auf bestimmte Lehrpläne konzentrieren“, die mehr Unterstützung benötigten.

Patricia ergänzt: „Wir können nun endlich einen Blick in die Zukunft werfen. In der kurzen Zeit, in der wir WMS nutzen, konnten wir erkennen, dass stets Verbesserungen und Erweiterungen umgesetzt werden. …Wir können davon ausgehen, dass unsere Effizienz und unsere derzeitigen Aktivitäten mit der Verbreitung und Weiterentwicklung von WMS noch weiter verbessert werden.“

Die Bibliothek auf einen Blick

• Im George E. Bello Center for Information and Technology der Bryant University untergebracht
• Steht 3.700 Studierenden zur Verfügung, einschließlich fast 400 Studierenden auf dem Bryant Campus in Zhuhai, Provinz Guangdong, China
• Sonderbestände beinhalten Artikel aus der 153-jährigen Geschichte von Bryant