Der gemeinsamer Bestand an Printmedien erweitert Ihren Bibliotheksbestand

Die Grand View University und die Drake University sahen sich mit ähnlichen Problemen konfrontiert. „Beide Einrichtungen hatten aus verschiedenen Gründen den Wunsch, den Bestand in ihren Regalen zu verkleinern“, erläutert Pam Rees, Library Director an der Grand View University. Pam und Teri Koch, Head of Collection Development an der Drake University, kamen zu dem Schluss, dass sie ihre Probleme gemeinsam lösen sollten. „Unsere Einrichtungen sind nur ein paar Meilen voneinander entfernt. Daher entschieden wir uns für diesen lokalen Ansatz“, sagt Pam.

Nachdem beide Einrichtungen grünes Licht von ihren Verwaltungen erhalten hatten, wurden drei weitere nahe gelegene Einrichtungen — dasCentral College, das Grinnell College und das Simpson College — eingeladen, einem neuen Verbund zur gemeinsamen Nutzung von Printtiteln beizutreten. Diese fünf Einrichtungen bildeten innerhalb von nur sechs Monaten die Central Iowa – Collaborative Collections Initiative (CI-CCI).

CI-CCI verwendete Sustainable Collection Services^® (SCS), heute ein Teil von OCLC, um Sammlungsüberschneidungen zu erkennen und Kriterien für das Entfernen von Titeln aus dem Bestand auszuarbeiten. „Wir beschlossen, nur jeweils einen Titel zu behalten, was meiner Meinung nach ein Novum darstellt“, erklärt Teri. Das bedeutet, dass manche Titel nur in einer Bibliothek der CI-CCI vorhanden sind. „Aber selbstverständlich wurden diese Titel von uns verifiziert, um sicher sein zu können, dass sie tatsächlich vorhanden und in einem guten Zustand sind.“

Um überprüfen zu können, ob die einzelnen Bestände verfügbar und in einem ausreichend guten Zustand sind, um verliehen zu werden, entwickelte ein Webentwickler an der Drake University eine App für die Mitarbeiter der Bibliotheken, mit deren Hilfe sie die Verifizierung verfolgen können. Wenn ein Titel verloren gegangen ist oder sich in einem schlechten Zustand befindet, kann eine andere Bibliothek der CI-CCI die Verantwortung für diesen Titel übernehmen und ihn weiterhin in ihren Beständen führen. „Die Informationen können über die App auch an die Lehrkräfte weitergegeben werden, damit sie sich in die Entscheidung einbringen können“, sagt Teri.

Die CI-CCI konnte 168.112 Titel identifizieren, die in den Beständen belassen werden sollten, sowie 185.392 Kandidaten für ein Entfernen aus dem Bestand. Indem sie unzureichend genutzte und doppelt vorhandene Titel aus dem Bestand entfernen, schaffen die Bibliotheken mehr Platz, um ihre Sammlungen gemeinschaftlich zu erweitern und studentische Aktivitäten zu unterstützen. An der Drake University beispielsweise ist die Schaffung neuer Archive angedacht, um vom langjährigen Senator von Iowa, Tom Harkin, gestiftete Papiere leichter zugänglich zu machen. Des Weiteren soll den Studierenden mehr Platz zum Lernen zur Verfügung gestellt werden.

Mit der University of Northern Iowa, einer staatlichen Universität in Cedar Falls, stieß vor Kurzem ein neues Mitglied zur CI-CCI. Derzeit arbeiten die Bibliotheken der CI-CII daran, die Sammlung dieser sehr viel größeren Bibliothek in ihre gemeinsam genutzte Sammlung zu integrieren. „Wir sind hierüber sehr erfreut“, so Teri. „Das beweist, dass auch Initiativen auf kleiner Ebene von Nutzen sein können.“

Das Konsortium auf einen Blick

• Gegründet 2013 mit fünf privaten Hochschulen nahe Des Moines, Iowa
  
• 2014 Aufnahme der University of Northern Iowa in Cedar Falls
  
• Vereinbarungen in den Leitlinien besagen, dass Entscheidungen auf der Basis von Daten zu treffen sind, dass die Unterstützung durch die Leitung der einzelnen Institutionen gesichert ist, dass Materialien zwischen den Einrichtungen schnell ausgetauscht werden, dass lokale Budgets maximiert werden und dass Anschaffungen gemeinsam koordiniert werden, um Doppelanschaffungen zu minimieren
• Zukunftsplanungen beinhalten die Möglichkeit eines regelmäßigen Kurierdienstes zwischen den Bibliotheken sowie gemeinsam genutzte elektronische Ressourcen