Schnellere und effizientere Workflows für die gemeinsame Nutzung von Ressourcen

Bis 2023 war der Workflow in der Fernleihe der Jessup University sehr komplex und erforderte mehrere Plattformen sowie viele manuelle Anfrageeinträge. Aufgrund von Mitarbeiterfluktuation und zu komplexen Prozessen beschloss das Bibliotheksteam, den gesamten Workflow in der Fernleihe neu zu gestalten. Das Ziel war es, sich für das digitale Express-Bereitstellungsprogramm von OCLC zu qualifizieren, das einen besonders schnellen Austausch digitaler Ressourcen ermöglicht. Davon profitieren Bibliotheken, die die ILL Services von OCLC nutzen. Um das zu erreichen, musste das Team die Bearbeitungszeiten im gebenden Leihverkehr jedoch erheblich verbessern.

Schnellere Bereitstellung mit den neuesten WorldShare ILL-Funktionen

Im Januar 2023 hat das Fernleihe-Team seinen gesamten Workflow auf die neuesten Funktionen von WorldShare ILL umgestellt. Für die gebende Fernleihe hat das Team den Zeitschriftenbestand der Bibliothek mit dem WorldShare Collection Manager eingebunden, sodass die Mitarbeiter*innen in der Fernleihe die meisten Artikelanfragen mit einem oder zwei Klicks beantworten können. Für die nehmende Fernleihe hat das Team das WorldShare OpenURL-Anfrageformular konfiguriert und bereitgestellt, damit Studierende Titel über einen zuverlässigen zentralen Access Point anfordern können.

In den darauffolgenden Monaten hat das Bibliotheksteam die Custom Holdings Groups (Gruppen gebender Bibliotheken) getestet und verfeinert und Workflows über den automatisierten Request Manager (ARM) eingerichtet, um die Erstellung intelligenter Lender Strings zu automatisieren. Im nächsten Schritt wurden zur Verbesserung der Bearbeitungszeiten auch alle Anfragen im nehmenden Leihverkehr über WorldShare ILL statt über die bisherige Fernleihe-Plattform der Bibliothek abgewickelt. Das Team hat auch die Echtzeitverfügbarkeit für Anfragen von Printmedien im gebenden Leihverkehr ermöglicht. So werden den Mitarbeiter*innen der Jessup-Bibliothek nur die Fernleihanfragen angezeigt, die sie auch mit vorrätigen Titeln bedienen können. Durch diese Maßnahmen konnte das Personal wertvolle Zeit sparen und sich darauf konzentrieren, seinen Nutzerinnen und Nutzern einen erstklassigen Service zu bieten. „Durch die Umgestaltung sämtlicher Workflows in der Fernleihe konnten wir unsere Kapazität zur Bearbeitung von Anfragen deutlich erhöhen und unsere Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Die Vereinfachung führte dazu, dass wir unsere Zahlen im Leihverkehr steigern konnten – um fast 30 % in der nehmenden und etwas über 20 % in der gebenden Fernleihe.“ erklärt Michael Kares, Electronic Resources Librarian.

Zeit sparen und Anfragen schnell erfüllen

Anfang 2023 qualifizierte sich Jessup für das Express-Programm, sodass das Fernleihe-Team Ausleihanfragen noch schneller bearbeiten konnte. Gleichzeitig bleiben die Bearbeitungszeiten für den gebenden Leihverkehr unter den Werten, die zur Qualifizierung für das Express-Programm weiterhin erforderlich sind: durchschnittlich 18 Stunden oder weniger. Diese Geschwindigkeit hat das Team auch im letzten Jahr aufrechterhalten können. „Dank der Implementierung der neuesten WorldShare ILL-Funktionen sind unsere Bearbeitungszeiten für den gebenden Leihverkehr von 45,25 Stunden im Jahr 2022 auf 9,75 Stunden im Jahr 2024 gefallen“, so Michael Kares.

Jessup senkt die Fernleihe-Kosten auch durch Teilnahme an der LVIS-Gruppe (Libraries Very Interested in Sharing), einer Sharing-Gruppe, der die Bibliothek schon seit vielen Jahren angehört. Dank dieser Mitgliedschaft und dem ohne Zusatzkosten verfügbaren Express-Programm kann die Bibliothek ihre Fernleihe-Ausgaben besser kontrollieren. „All das haben wir mit nur einer Person in der Fernleihe erreicht“, verkündet Michael Kares. „Ich gehe davon aus, dass unsere Bearbeitungszeiten Anfang 2025 sogar noch besser werden, wenn wir zusätzliche Hilfe von Studierenden erhalten.“

Standort

• Rocklin, Kalifornien, USA
  

Die Bibliothek auf einen Blick

• Christliche Universität mit nationalem Ranking und über 1.800 Studenten
• Hauptcampus in Rocklin, CA, mit weiteren Standorten in San Jose, CA, Portland, OR und Online-Programmen
• 70 Bachelor- und Masterstudiengänge, darunter Zertifikats- und Doktorandenprogramme