Arbeit, Sammlungen und Wissen innerhalb der Institution und darüber hinaus gemeinsam nutzen

Die McGill Library nutzt seit vielen Jahren OCLC-Dienste, darunter WorldCat Local und Contract Cataloging. Doch die Mitarbeiter wurden frustriert über die doppelte Arbeit, die zur Pflege der Datensätze in ihrem klassischen Katalog erforderlich war, insbesondere bei den E-Ressourcen. Als Mitglied des Bureau de Coopération Interuniversitaire (BCI), eines Zusammenschlusses von Universitäten in Québec, beteiligte sich McGill an der Suche nach einem neuen Bibliothekssystem, das den Bedürfnissen der Gruppe entspricht. „Wir sind bei McGill zusammengekommen und haben festgestellt, dass uns das, was wir bei [WorldShare ^® Management Services (WMS)] gesehen haben, sehr gut gefallen hat“, sagte Joseph Hafner, Associate Dean of Collection Services bei McGill. „Uns gefiel unsere Erfahrung, und wir dachten, dass dies die beste Wahl für uns war.“

Der Rest der Partnerschaft der Universitätsbibliotheken von Québec wählte WMS im März 2019 als Gruppe aus, und McGill ging im Mai 2019 pünktlich zum geplanten Zeitpunkt mit WMS live. „Es stellte sich heraus, dass es auch für [den Rest der Gruppe] eine gute Wahl war“, sagte Joseph. „Viele unserer Kollegen in Québec katalogisieren auf Französisch ... und OCLC hatte einige interessante Möglichkeiten, ihnen bei französischen Namensautoritätsdateien zu helfen.“ Die gemeinsame Nutzung eines Katalogs im BCI hilft Studenten und Dozenten all dieser Institutionen, schnell auf die benötigten Informationen, einschließlich e-Ressourcen, zuzugreifen. „Eine Bibliothek erstellt einen Originaldatensatz auf OCLC [WorldCat ^®], und andere Personen können davon profitieren. Dasselbe Prinzip funktioniert auch in der Wissensbasis", sagte er. „So können Sie eine echte Zusammenarbeit mit Ihren Konsortialpartnern oder mit Personen gestalten, mit denen Sie nicht einmal ein Konsortium haben.“ Die Bibliotheken teilen sich auch Open-Access-Sammlungen, „das ist also ein gutes Werkzeug, wenn Sie Ihrer Sammlung Open-Access-Ressourcen hinzufügen und auffindbar machen wollen“.

„OCLC war wirklich großartig darin, Antworten auf unsere spezifischen Fragen in unserem McGill-Kontext zu finden. Und wenn sie es nicht wussten, haben sie sich bei uns gemeldet. Und das trägt wirklich zur Beruhigung der Menschen bei.“

Katherine Hanz, Head of Lending and Access Services, McGill Library

Zur Umsetzung des WMS migrierte McGill 85.436 Benutzer/innen, 64.346 Kredite und etwa 4 Millionen Gegenstände. Und doch, wie Head of Lending and Access Services Katherine Hanz erklärte: „Es funktionierte genau wie geplant, und es gab keine Probleme“. Zusätzlich zu den engagierten Mitarbeitern und dem OCLC-Support schreibt Katherine der OCLC-Sandbox die Unterstützung bei der Migration zu. „Es war wirklich wichtig für uns, eine Testinstanz zu haben, mit der wir arbeiten konnten. Und ich glaube, das war eines der Dinge, die uns wirklich geholfen haben, einen reibungslosen Übergang oder eine reibungslose Migration zu WMS zu erreichen.“ Clara Turp, Discovery Systems Librarian, dazu: „Eine Migration ist eine großartige Gelegenheit, Dinge zu rationalisieren und neu zu überdenken", und der Sandkasten half den Bibliotheksmitarbeitern, neue Richtlinien und Verfahren vor der Einführung auszuprobieren, so dass sie Zeit hatten, sich anzupassen. „Selbst wenn alles gut funktioniert, ist es immer noch eine große Veränderung“, sagte Katherine.

Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe anzupassen und in der gesamten Einrichtung gemeinsam zu nutzen, ist eine willkommene Abwechslung für die Mitarbeiter von McGill. WMS ist „wirklich ein großartiges Werkzeug zur Fehlersuche und zum Finden kreativer Lösungen für verschiedene Probleme“, sagte Clara. „Die APIs [haben] es uns ermöglicht, ... zum Beispiel ein Webformular zu erstellen, das Benutzer-Einträge im WMS erstellt.“ Auf diese Weise wird die Arbeit unter den Mitarbeitern aufgeteilt, sodass „nicht eine Person, das gesamte Wissen besitzt“. Mir gefällt es, dass andere Benutzer Berichte erstellen können, dass die Benutzer auf die Dienstkonfiguration zugreifen können und dass sie keine Programmierkenntnisse oder all das benötigen. Das macht es zu einem sehr demokratischen System.“

Insgesamt schätzen die Mitarbeiter von McGill, dass sie ihre Prozesse und Dienstleistungen verbessern und gleichzeitig ihre Beziehung zu OCLC ausbauen konnten. „OCLC engagiert sich für Bibliotheken, ist gemeinnützig und arbeitet mit Bibliotheken auf der ganzen Welt zusammen“, sagte Joseph. „Sie waren ein guter Partner für uns, damit wir die Dinge tun können, die wir tun müssen.“ Insbesondere bei der Entwicklung und Verbesserung des WMS: „OCLC tut die Dinge, die wir tun würden, wenn wir das System selbst erfinden würden, aber wir haben nicht die Mitarbeiter, um es selbst zu erfinden“, fügte er hinzu. Die Zusammenarbeit mit OCLC war großartig.“

Standort

• Montréal, Québec, Kanada

Die Bibliothek auf einen Blick

• Bedient neben der Fakultät mehr als 40.000 Studenten und ist der belebteste und überfüllteste Ort auf dem Campus
• Bietet Zugang zu mehr als 2 Millionen gedruckten Büchern, 2 Millionen E-Büchern und fast 150.000 Print- und E-Zeitschriften
• Durchführung des Fiat-Lux-Bibliotheksbauprojekts in Verbindung mit dem 200-jährigen Jubiläum der Universität zur Unterstützung von technologiebasiertem Lernen, digitalen Stipendien, Innovation und Räumen für Zusammenarbeit