SWAN (System Wide Automated Network) ist ein multidisziplinäres Konsortium mit 100 Mitgliedsbibliotheken – hauptsächlich öffentliche Bibliotheken sowie wissenschaftliche, Spezial- und Schulbibliotheken im gesamten Großraum Chicago. Die SWAN-Mitgliedsbibliotheken verfügen über eine gemeinsame Nutzerbasis von über einer Million und nutzen sowohl WorldCat Discovery als auch WorldShare Interlibrary Loan (ILL) von OCLC.

2019 haben Mitarbeiter*innen der SWAN-Bibliothek manuell auf über 26.400 Fernleihanfragen mit der Meldung „in Verwendung, ausgeliehen“ reagiert. 2023 sank diese Zahl dank der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion auf 4.900 Anfragen. Durch die Implementierung der Echtzeit-Verfügbarkeit hat WorldShare ILL die Anfragen automatisch verarbeitet und etwa 15.400 Anfragen an den nächsten Verleiher verschickt, wenn Medien ausgeliehen waren oder aus anderen Gründen nicht zur Ausleihe verfügbar waren. „Wir freuen uns sehr darüber, denn es ist ein eindeutiger Vorteil für unsere SWAN-Mitglieder“, so Helen Pinder.

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Als Laura D'Amato, Head of Access Services and Interlibrary Loan, zur Ritter Library der Baldwin Wallace University kam, stellte sie fest, dass die Arbeitsabläufe für die Fernleihe seit langer Zeit die gleichen waren. Als die Corona-Pandemie ausbrach und die Bibliothek geschlossen wurde, nahm Laura an der Schulung von OCLC teil und sah sich Videos an, um mehr über die Smart Fulfillment-Funktionen zu erfahren.

Anhand dieser Informationen hat Laura D'Amato in WorldShare ILL die Automatisierung von Ausleihvorgängen eingerichtet. Dadurch haben sich die Bearbeitungszeiten für die Ausleihe um 20 Stunden für Kopien und um 2 Tage für physische Medien verkürzt. Über die Echtzeit-Verfügbarkeit, die nun implementiert wurde, sagte Laura D'Amato: „Das ist hilfreich, denn wenn ich mir unsere 'Can You Supply?'-Warteschlange ansehe, weiß ich, dass sich die Anfragen nicht auf ausgeliehene Medien beziehen.“ Durch ihre Teilnahme am Express-Programm bekommen die Nutzer*innen jetzt Anfragen nach Kopien 50 % schneller zugestellt. Lesen Sie mehr in der vollständigen Member Storyder Baldwin Wallace University.

Die Bibliotheken der Eastern Kentucky University (EKU) zählen zu den Bibliotheken mit den schnellsten Bearbeitungszeiten von Fernleihanfragen unter den Mitgliedern des Express Digital Delivery Programms. In den ersten sechs Monaten des Jahres 2022 wurden 30 % der Anfragen in einer Stunde oder weniger, 40 % in zwei Stunden oder weniger und 10 Anfragen in zwei Minuten oder weniger bearbeitet!

Laut Ashley Cole, Associate Director of Collection Strategies, wurden diese unglaublich schnellen Bearbeitungszeiten bei Fernleihanfragen durch Zusammenarbeit mit dem Systemadministrator der Bibliothek erreicht. Tipasa^® wurde so konfiguriert, dass es für unsere Bedürfnisse am effizientesten war". Ihr Team hat mithilfe der Informationen aus den OCLC-Schulungsvideos angepasste Bestandsgruppen und Leitwege erstellt, die Integration der WorldCat Knowledge Base für die Fernleihe aktiviert und automatische Bearbeitungsregeln von Fernleihanfragen mit dem Automated Request Manager eingerichtet. Lesen Sie mehr in der vollständigen Member Story der Eastern Kentucky University.

An der Ohio State University haben die Mitarbeiter*innen, die ILLiad nutzen, in der Vergangenheit etwa jede dritte Anfrage abgelehnt, weil die Medien ausgeliehen waren. Nach der Einführung der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion wird nur noch etwa eine von 20 Anfragen abgelehnt. Dies hat dazu geführt, dass die Zeit, die die Mitarbeiter*innen für ILL-Anfragen aufwenden, die sie nicht erfüllen können, erheblich gesenkt wurde.

„Im Bundesstaat Ohio konnten wir einen Rückgang der ILL-Anfragen für ausgeliehene Medien von 30 % auf 5 % verzeichnen. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter*innen," sagte Brian Miller, Head Interlibrary Loan. Auch die ILL-Erfüllungsquoten haben sich von etwa 50 % auf über 70 % verbessert.

Die St. Charles City-County Library, die WorldShare ILL nutzt, hat mit Hilfe des automatisierten Request Manager eine Automatisierung für audiovisuelle Materialien und eine weitere für Bücher eingerichtet. „Ich habe festgestellt, dass sich die Einrichtung von Automatisierungen, die ein paar Stunden dauert, auf jeden Fall lohnt, wenn man bedenkt, wie viel Mitarbeiterzeit wir eingespart haben," sagte Laura Barber, Interlibrary Loan Paraprofessional.

Um Eingriffe durch Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter zu reduzieren, hat Laura Barber den automatisierten Request Manager eingerichtet, um neue Anfragen an die Warteschlange „Neu zur Überprüfung" weiterzuleiten, „wenn WorldCat^® anzeigt, dass der Artikel in unserer Bibliothek verfügbar ist, wenn es sich um eine doppelte Anfrage handelt,—d. h. derselbe/dieselbe Nutzer*in hat denselben Artikel angefordert—und wenn es weniger als zwei Ausleihende gibt."

„Für uns am College of Saint Benedict und an der Saint John's University, wo wir Tipasa nutzen, ist der automatisierte Request Manager eine großartige Möglichkeit, unsere Fernleihe-Abteilung auch dann auf Kurs zu halten, wenn sich unsere Personalpläne geändert haben", so Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole hat den automatisierten Request Manager mit zwei grundlegenden Automatisierungen eingerichtet, einer für Kopien und einer für Ausleihen. Die Automatisierung funktioniert sehr gut mit den bereits bestehenden Partnerschaften ihrer Bibliothek, einschließlich der Gruppe der Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) Bibliotheken, die sie für Kopien nutzen, und drei Minitex-Gruppen, die sie für Ausleihen nutzen. Sie stellte auch eine Zeitersparnis fest. „Durch die verstärkte Automatisierung verbringen wir jetzt viel weniger Zeit mit der Überprüfung der einzelnen ILL-Anfragen."

Bevor die Northeastern State University 2019 Tipasa einführte, gab es keinerlei Automatisierungen. Für Brandon Martin, Instructor of Library Services, Systems Librarian und Resource Sharing Coordinator waren die Automatisierungen nicht nur einschüchternd, er dachte auch, dass alles ohne manuelle Eingriffe gehen müsse. Als die Bibliothek Tipasa einführte, hat das Implementierungsteam von OCLC Brandon Martin und sein Team ermutigt, über die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows noch einmal nachzudenken.  

Es begann mit einer oder zwei Automatisierungen und dann wurden es immer mehr. Jetzt gibt es 10 und es werden wahrscheinlich noch mehr. „Durch die Automatisierung müssen wir nicht so oft manuell eingreifen“, sagt Brandon Martin. „Wir sparen Zeit bei Aufgaben wie dem Anwenden von konstanten Daten und dem Aufbau von Lender Strings. Sie kennzeichnet auch automatisch Bestellungen auf der Grundlage von Kriterien, die wir auswählen, sodass uns Dinge, die wir übersehen könnten, ins Auge springen.“

Die Abteilung Interlibrary Loan (ILL) (Fernleihe) der Pearson Library der California Lutheran University beschäftigt einen Vollzeit-Bibliothekar und zwei Teilzeitstudenten. Als Mitglied im digitalen Express-Bereitstellungsprogramm hat dieses kleine Team durchweg eine Bearbeitungszeit von unter sechs Stunden für die 643 Kopieranfragen, die es durchschnittlich pro Monat ausführt. Infolgedessen gehört die Bibliothek seit 2021 nach Volumen zu den fünf besten Express-Bibliotheken.

Leanna Pagano, Manager of Resource Sharing and Course Reserves, sagte, dass es wichtig ist, dass studentische Mitarbeiter bei der Nutzung von WorldShare ILL und der WorldCat Wissensdatenbank helfen. Jede Kopieranfrage wird zunächst von einem Studierenden überprüft, um festzustellen, ob der Anforderer eine LVIS-Bibliothek (Libraries Very Interests in Sharing) oder ein beiderseitiger Verleiher ist. Als Nächstes wird für jede Datenbank geprüft, was die Bibliothek ausleihen kann und wie es ausgeliehen werden kann. „Mit dem WorldCat Knowledge Base-Link, der in WorldShare ILL integriert ist, ist das super einfach“, merkt Leanna an. „In der Regel klickt man einfach auf diesen Link, um zur richtigen Datenbank und zum richtigen Volltextartikel zu gelangen, sodass man ihn einfach herunterladen und dann in Article Exchange hochladen kann.“

Leanna erklärt auch, dass die Einrichtung von zwei Monitoren für jeden Arbeitsplatz, die Entwicklung eines Schulungsprogramms für Studierende und die strategische Planung der Studierenden im Laufe des Tages ihren Erfolg unterstützen.

Die Joyner Library der East Carolina University, einer öffentlichen Forschungsuniversität in Greenvale, North Carolina, ist einer der drei volumenmäßig größten Lieferanten im digitalen Express-Lieferprogramm von OCLC. Die Mitarbeiter der Bibliothek verwenden ILliAd, um etwa 1.000 Express-Anfragen pro Monat zu bearbeiten, und halten eine Bearbeitungszeit von weniger als 12 Stunden ein.

William Gee, Head of Circulation and Interlibrary Loan, erklärte, dass die schnellen Bearbeitungszeiten und die hervorragenden Statistiken zum Express-Verleih auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen sind, darunter auf die Automatisierung der ILL-Workflows. William meint: „Automatisierung ist absolut notwendig. Ich empfehle Ihnen, sich mit den neuen Smart Fulfillment-Funktionen vertraut zu machen. All das hilft Ihnen wirklich dabei, Ihre ILL-Workflows zu automatisieren.“

Das Team von William nutzt das WorldShare ILL-Netzwerk, das Richtlinienverzeichnis und den ILL Fee Management (IFM)-Service von OCLC zur Unterstützung seiner Arbeit. Er merkt an, dass die beeindruckenden Bearbeitungszeiten auch darauf zurückzuführen sind, dass das Team weiß, mit welchen Lizenzvereinbarungen es ausleihen kann, das Beste aus den Verwaltungsfunktionen von ILLiad herauszuholen, gute Mitarbeiter einzustellen und Anfragen zweimal am Tag zu bearbeiten. Das Team versucht auch, physische Bestände in WorldCat und elektronische Bestände in der WorldCat Wissensdatenbank korrekt zu verwalten, um sicherzustellen, dass die Benutzer ihrer Bibliothek alle Ressourcen, die derzeit in den Sammlungen ihrer Bibliothek verfügbar sind, finden und darauf zugreifen können.