SWAN-Bibliotheksdienste

Schnellere Lieferung und mehr Zeit für Mitarbeiter*innen durch Echtzeit-Verfügbarkeit

„Das Gute an der Echtzeit-Verfügbarkeit … Diese Funktion ist immer aktiv. Sie ermöglicht eine Überwachung der Warteschlange der Fernleihe-Lieferanten einer Bibliothek rund um die Uhr.“

Helen Pinder
Resource Sharing Consultant, SWAN Library Services

SWAN (System Wide Automated Network) ist ein multidisziplinäres Konsortium mit 100 Mitgliedsbibliotheken – hauptsächlich öffentliche Bibliotheken sowie wissenschaftliche, Spezial- und Schulbibliotheken im gesamten Großraum Chicago. SWAN stellt seinen Bibliotheksmitgliedern eine breite Palette an Services zur Verfügung und gewährleistet so ein einheitliches Angebot für Bibliotheksnutzer*innen und Kosteneinsparungen für die Mitgliedsbibliotheken.

Die SWAN-Mitgliedsbibliotheken verfügen über eine gemeinsame Nutzerbasis von über einer Million und nutzen sowohl WorldCat Discovery als auch WorldShare Interlibrary Loan (ILL) von OCLC. Jährlich verarbeiten die SWAN-Bibliotheken mehr als eine Million Fernleihvorgänge und verbessern so den Zugang zu Materialien in der gesamten Region.

Helen Pinder, Consultant, Resource Sharing for the SWAN Library Services, fing an, sich mit der Funktion Echtzeit-Verfügbarkeit zu beschäftigten — eine der Smart Fulfillment-Funktionen von OCLC. Mithilfe dieser Funktion kann das WorldShare ILL-System einer Bibliothek eine Anfrage prüfen und schnell den Status des angeforderten Titels überprüfen. Innerhalb von Sekunden kann WorldShare ILL die Verfügbarkeit eines Titels ermitteln. Dank dieser Automatisierung vereinfachen sich die Workflows der Fernleihe-Mitarbeiter*innen, sodass sie sich auf die Bearbeitung der Anfragen konzentrieren können, die ihre Bibliothek bedienen kann. Darüber hinaus wird der Ausleihvorgang beschleunigt, indem die Anfrage innerhalb von Sekunden an die nächste Bibliothek in der Reihe der Verleiher weitergeleitet wird. So können die Medien noch schneller zu den Nutzer*innen gelangen.

„Da das System [mit der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion] eine sofortige Prüfung vornimmt, beträgt die maximale Wartezeit, bis ein „Nein“ kommt und die Anfrage an die nächste gebende Bibliothek weitergeleitet wird, nur wenige Sekunden. Und ein schnelleres „Nein“ bedeutet für Ihre Nutzer*innen eine kürzere Wartezeit.“  

Implementierung der Echtzeit-Verfügbarkeit

Vor der Implementierung der Echtzeit-Verfügbarkeit für die SWAN-Mitgliedsbibliotheken durch Helen Pinder mussten die Fernleihe-Mitarbeiter*innen alle Anfragen in der Warteschlange der Fernleihe „Können Sie liefern?“ prüfen – auch die Anfragen für Medien, die ausgeliehen oder aus anderen Gründen nicht verfügbar waren.

Wenn nun eine SWAN-Bibliothek eine Anfrage erhält und der Standort des angefragten Titels einen von fünf OPAC-Status (Online Public Access Catalog) aufweist – ausgeliehen, bestellt, reserviert, unterwegs oder vermisst –, umgeht die Fernleihanfrage die „Können Sie liefern“-Warteschlange der Bibliothek. Außerdem wird die Anfrage automatisch an die nächste gebende Bibliothek weitergeleitet.

Durch die Nutzung der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion spart SWAN Library Services nicht nur Personalzeit, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Nutzer*innen, indem angeforderte Materialien schneller bereitgestellt werden. „Das war wirklich ein Unterschied“, ergänzt Helen Pinder.

Tausende von eingesparten Arbeitsstunden

2019 haben Mitarbeiter*innen der SWAN-Bibliothek manuell auf über 26.400 Fernleihanfragen mit der Meldung „in Verwendung, ausgeliehen“ reagiert. 2023 sank diese Zahl auf 4.900 Anfragen. Durch die Implementierung der Echtzeit-Verfügbarkeit hat WorldShare ILL die Anfragen automatisch verarbeitet und etwa 15.400 Anfragen an den nächsten Verleiher verschickt.

Geht man davon aus, dass eine typische Fernleihanfrage eine Stunde (oder möglicherweise Tage, insbesondere wenn es sich um eine Wochenendanfrage handelt) in der Warteschlange „Können Sie liefern?“ einer Bibliothek verbleibt, bevor sie weitergeleitet wird, werden durch diese Funktion schätzungsweise 15.400 Stunden (oder 641 Tage) an Wartezeit für Anfragen von Nutzer*innen eingespart. Diese Funktion beschleunigt das Routing und die Bearbeitung der Bestellung und stellt sicher, dass Nutzer*innen die von ihnen angeforderten Titel noch schneller erhalten.

Rund-um-die-Uhr-ILL-Support für Bibliotheksmitarbeiter*innen

Während das Bibliothekspersonal in den regulären Arbeitszeiten auf die Überwachung von Fernleihanfragen beschränkt ist, ist das Fernleihsystem rund um die Uhr in Betrieb. Das System braucht nur wenige Sekunden, um den Status eines Titels abzufragen – eine Aufgabe, für die die Mitarbeiter*innen der Fernleihe unter Umständen mehrere Minuten benötigen. Darüber hinaus werden Anfragen nach nicht verfügbaren Titeln durch das Fernleihe-System rasch an den nächsten Verleiher weitergeleitet, während das Bibliothekspersonal für denselben Vorgang, insbesondere an Wochenenden oder Feiertagen, mehrere Tage benötigen kann. „Wir freuen uns sehr darüber, denn es ist ein eindeutiger Vorteil für unsere SWAN-Mitglieder“, so Helen Pinder.