University of New Mexico

Erfolgssichere, transparente Auswahl von Ressourcen zur externen Archivierung

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„Die GreenGlass^®-Daten waren von entscheidender Bedeutung, vor allem, weil sie uns die Grundlage für aussagekräftige und sehr datenorientierte Diskussionen mit unserer Fakultät gegeben haben – etwas, von dem wir wissen, dass es sehr geschätzt wurde.“

Susanne Clement
Dozentin und Bestandsleiterin, University of New Mexico

Die Universitätsbibliotheken der University of New Mexico beherbergen rund 3,5 Millionen Artikel in vier Gebäuden, erklärte Dozentin und Bestandsleiterin Susanne Clement. Das Hauptgebäude, die Zimmerman Library im Pueblo-Stil wurde von John Gaw Meem entworfen und 1938 eröffnet. Es steht unter Denkmalschutz. Auch wenn es sehr schön ist, ist auf Grund seines historischen Wertes schwer, das Gebäude zu renovieren, erklärt Susanne. „Selbst die Metallstangen, die die Regale tragen, [sind] tatsächlich Teil des Gebäudedesigns. Eine Umgestaltung der Stockwerke in diesem Turm ist unmöglich, weshalb er nur für Regale genutzt werden kann.“

Das Bibliothekspersonal führte eine Studie zur Kapazität der Regale durch, um zu verstehen, wie viele Regale belegt waren und wie viel Kapazität noch vorhanden war. Sie fanden heraus, dass das Zimmerman-Gebäude zu 76 bis 97 % voll war. Um eine „Kapazität irgendwo zwischen 70 und 75 % zu erreichen, mussten wir zwischen 120.000 und 180.000 Artikel auslagern“, sagte Susanne. Die Bibliothek bereitete sich auf eine großangelegte Entrümpelung vor, aber nach dem Erwerb der University New Mexico Press konnten die Bibliotheksmitarbeiter das Lager der UNM Press zum South Campus Repository (SCR) umfunktionieren, das im Sommer 2020 eröffnet werden soll. Susanne erklärte, dass sie mit Hilfe staatlicher Unterstützung „in der Lage sein werden, ein richtiges externes Magazin anzulegen“ und das SCR für eine Kapazität von 1,5 Millionen Artikeln auszustatten, um dort seltener genutzte Einzelwerke und Reihen zu lagern.

„Da wir so transparent waren und Dozenten Gelegenheit gegeben haben, einen Blick in die Daten zu werfen, wenn sie wollen, waren die Reaktionen aus der Fakultät bisher sehr, sehr positiv.“

Susanne ClementDozentin und Bestandsleiterin

„Wir kannten GreenGlass auf jeden Fall schon eine ganze Weile“, sagte Susanne. „Wir haben außerdem mit vielen Bibliotheken über ihre Erfahrungen gesprochen und hatten sogar Gelegenheit, einen Blick auf einige der von GreenGlass bereitgestellten Rohdaten und die Webschnittstelle zu werfen. Wir wussten bereits genau, was uns erwartet, bevor wir uns fest für GreenGlass entschieden haben“, sagte sie.

Die Bibliotheksmitarbeiter sprachen mit jeder einzelnen Abteilung der Universität über den Umzug in ein externes Archiv. „Wir haben ihnen eine Übersicht darüber gegeben, wie viel vorhanden ist und wie viel nie verliehen wurde“, sagte Susanne. Das Bibliothekspersonal stellte fest, dass, ähnlich wie auf nationaler Ebene, 40 % des gesamten Bestandes nie geliehen wurde. Die Bibliotheksmitarbeiter schlugen dem Fachbereich Anglistik vor, alles, was vor 1960 veröffentlicht wurde und seit mindestens 15 Jahren nicht mehr im Umlauf war, in ein externes Archiv auszulagern. „Und sie haben gesagt: ‚Ihr seid viel zu konservativ. Ihr könnt mindestens bis 1970 gehen.‘“

„Da wir so transparent waren und Dozenten Gelegenheit gegeben haben, einen Blick in die Daten zu werfen, wenn sie wollen, waren die Reaktionen aus der Fakultät bisher sehr, sehr positiv“, fügte Susanne hinzu. „Für mich ist der größte Vorteil die Bestandsanalyse, die ich damit durchführen kann. Ich glaube, das Ergebnis unserer Arbeit mit GreenGlass wird eine viel einfachere Nutzung unserer Bestände sein.“