Bereiten Sie sich auf eine reibungslose Implementierung vor

Die Universität Utrecht ist eine führende Forschungsuniversität in den Niederlanden, die in internationalen Rankings hohe Punktzahlen erreicht. Die Bibliothek bietet professionelle Unterstützung in jeder Phase des Forschungszyklus. Seit 1998 arbeiteten die Mitarbeiter der Bibliothek der Universität Utrecht mit einem Bibliothekssystem, das für die Verarbeitung physischer Dokumente geschaffen wurde. Da Online-Inhalte einen immer größeren Teil der Bibliotheksbestände ausmachen, wusste man, dass es wirklich an der Zeit war, das System zu aktualisieren. Der Abschied von einem 20 Jahre alten System, das genau auf die Bedürfnisse der Bibliothek zugeschnitten war, war für einige Bibliotheksmitarbeiter jedoch gewöhnungsbedürftig.

Die Leitung der Bibliothek wünschte sich mehr Standardisierung und eine bessere Anbindung an internationale Standards, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. "Aus diesem Grund haben wir bereits 2016 begonnen, mit dem internationalen Katalog von WorldCat^® zu arbeiten und immer mehr internationale Metadaten-Regelsysteme und Formate anzuwenden", erklärt Saskia Franken, Projektleiterin an der Universitätsbibliothek Utrecht. „Ein neues Bibliothekssystem war der logische nächste Schritt.“

"Der Übergang bedeutete für uns eine große Lernerfahrung", so Frau Franken. Die Einführung von WorldShare^® Management Services (WMS) betraf fast jede einzelne Abteilung der Bibliothek. Jeder vierte Mitarbeiter war aktiv an dem Projekt beteiligt; über einen Zeitraum von fast neun Monaten traf man sich alle zwei Wochen mit der Taskforce. „Unser Altsystem war komplett auf 'Utrecht' abgestimmt. Es war einfach, Dinge bei Bedarf schnell zu ändern. Es war etwas gewöhnungsbedürftig, in einer internationalen, gemeinsamen Umgebung zu arbeiten“, fügte sie hinzu. Die Umstellung von mehr als 3,5 Millionen Beständen war ein gewaltiges Unterfangen: Die Vorbereitungen dauerten fünf Monate, die eigentliche Umstellung zwei Monate. Und die Umstellung der Ausleihe- und Nutzerdaten dauerte sogar noch länger. OCLC hat jedoch jeden Schritt unterstützend begleitet.

„Mit der Hilfe von OCLC während der Umstellung waren wir sehr zufrieden. Besonders die Mitarbeiter, die die Schulungen durchgeführt und uns bei der Implementierung unterstützt haben. Sie haben alles mit uns durchgesprochen und sich wirklich Zeit genommen, um unsere zahlreichen Fragen zu beantworten. Das hat uns sehr dabei geholfen, dieses lange, intensive und komplizierte Projekt durchzustehen.“ Die flexiblen Arbeitsabläufe von WMS erlauben es dem Bibliothekspersonal, ihre Arbeitsweise zu überdenken. „Dies wird einer unserer Schwerpunkte in der kommenden Zeit sein“, so Saskia Franken.

„Die Bibliothek ging mit WMS in zwei Phasen live. Zu Beginn der zweiten Phase befand sich das ganze Land in einem vollständigen COVID-19-Lockdown, es fand daher nur eine technische Systemeinführung statt. Die Bibliothek war geschlossen, aber unsere Mitarbeiter haben die Arbeit mit WMS aufgenommen. Es war schwer, aus der Ferne zu arbeiten und die Kollegen gleichzeitig bei der Arbeit zu unterstützen!“

WMS hat das Bibliothekspersonal bereits bei der Bearbeitung digitaler Medien unterstützt. „Wir haben stabile Schnittstellen eingerichtet, die über die WorldShare APIs mit der Architektur der Universität verbunden sind“, sagt Saskia Franken. „Wir nutzen jetzt die WorldShare-Infrastruktur für alle großen Bibliotheksprozesse. Die beiden wichtigsten Erkenntnisse daraus sind, dass wir unsere Daten nicht mehr in zwei unterschiedlichen Knowedge Bases pflegen müssen und dass wir damit die volle Funktionalität von Tipasa ^®, der cloudbasierten Resource Sharing-Lösung von OCLC, nutzen können. Und die Möglichkeit, im Notfall aus der Ferne zu arbeiten, war ebenfalls großartig!“

Standort

• Utrecht, Utrecht, Niederlande

Die Bibliothek auf einen Blick

• Wurde 1584 gegründet und verfügt über Bestände von etwa 3,5 Millionen Medien
• Die Abteilung für Sondersammlungen verwahrt einzigartige, wertvolle und seltene Frühdrucke, Manuskripte, Karten, Globen, Noten und andere besondere Materialien
• Steht mit 2 Zweigstellen 32.300 Studierenden und 5.865 MitarbeiterInnen (3.244 Forschenden/Dozierenden) sowie 1.750.000 BibliotheksnutzerInnen zur Verfügung
• Unterstützt die Universität, die jährlich 8.000 wissenschaftliche Publikationen produziert