Detaillierte Metadaten-Richtlinien

Die Vorgänge des OCLC Local Holdings Record Updating Service (LHRUS) trennen Bestandsaufzeichnungen, die dem MARC 21 Format for Holdings Data (MFHD) entsprechen, um lokale Bestandsaufzeichnungen (Local Holding Records; LHRs) in WorldCat zu aktualisieren. Eine Einrichtung kann eine oder mehrere LHR(s) je bibliografische Aufzeichnung in WorldCat haben.

LHRs basieren zwar auf MFHD, doch sollten einige wichtige Aspekte bei der Implementierung des Standards durch OCLC beachtet werden:

• WorldCat LHRs sind ausfertigungsspezifische, separate Bestandsaufzeichnungen.
• OCLC akzeptiert keine Bestandsdaten, die in bibliografische Aufzeichnungen eingebettet sind.

Bestandsaufzeichnungen, die von Bibliotheken gesendet werden, können jedes Element der MARC 21 Format for Holdings Data enthalten. Dennoch werden nur die Datenelemente, die zur Nutzung im OCLC LHR-Format definiert sind, verwendet. Vollständige Informationen zu LHR-Datenelementen finden Sie in OCLC-MARC Local Holdings Format and Standards.

583

Erstellen Sie eine Local Holdings Record (LHR) für jeden Titel, um einen Standort (Einrichtungssymbol), ein Printarchivierungsprogramm, Archivierungsaktion(en), Aufbewahrungszeitraum und archivierte Bestände zu definieren. Die LHR beinhaltet wie im Folgenden beschrieben eine, zwei oder drei 583-Aktionsnotizen:

• Mindestens eine einzige 583 ‡a Aktion=”zur Aufbewahrung verpflichtet”
• Wenn der Titel auf Vollständigkeit überprüft wurde, fügen Sie eine weitere 583 hinzu, um die Aktion zusammenzufassen und identifizierte Lücken zu melden. Fügen sie ‡a Aktion=”Vollständigkeit überprüft” mit entsprechenden ‡l Statusbegriffen hinzu, um Belege für fehlende Einheiten, Bindungsunregelmäßigkeiten oder Nachdrucke zu erfassen; nutzen Sie die ‡ z öffentliche Notiz, um Lücken und fehlendes Material anzuzeigen.
• Wenn der Titel auf seinen Zustand überprüft wurde, fügen Sie eine weitere 583 hinzu, um die Aktion und den vorgefundenen Zustand zusammenzufassen. Fügen Sie ‡ a Aktion=”Zustand überprüft" mit einem ‡l Status und einer ‡ z öffentlichen Notiz für jeden vorgefundenen Zustand hinzu, um den Zustand und die Posten, auf die es zutrifft, zu melden.

Bei überprüften Beständen sollten Sie das bibliografische Bestandsdokument aktualisieren, sobald die Überprüfung abgeschlossen ist (z.B. 85x/86x formatierte Bestände oder 866 zusammenfassendes Bestandsdokument).

Erforderliche Felder für die LHRUS Print Archiving Pilot-Verarbeitung

Pflichtfelder in einer Bestandsaufzeichnung für eine erfolgreiche LHRUS-Verarbeitung durch OCLC sind:
Ein Feld mit derOCLC-Kontrollnummer der entsprechenden bibliografischen Aufzeichnung in WoldCat. Das können die Felder 004, 014 oder auch 035 sein. Wichtig ist, dass dies in allen Aufzeichnungen konsistent gehandhabt wird.
Hauptverzeichnis
001—lokale Systemkontrollnummer
007—festes Feld für physische Beschreibung
008—Datenelemente mit fester Länge
852—Standort
—‡a - Standort
—‡b - untergeordneter Standort und Sammlung
Die Existenz anderer Felder variiert je nach Inhalt. OCLC bietet oft Standardwerte für bestimmte Elemente an, wenn diese fehlen.

583 Aktionsnotiz

Erster Indikator - Datenschutz: Für Print-Archivierungszwecke ist der Standardwert für den ersten Indikator “1” z. B. nicht privat.
‡3 Angegeben Materialien: Detaillierte Bestände, auf die die Aktion zutrifft, sollten den Beständen aus LHR 85x/86x oder 866 entsprechen. Lücken sollten nach Möglichkeit gemeldet werden.
‡5 Einrichtung: Archivierungseinrichtung, kontrollierte Fristen unter Nutzung des MARC-Organisationscodes
‡a Aktion: “zur Aufbewahrung verpflichtet” oder “auf Vollständigkeit überprüft” oder “Zustand überprüft” werden erwartet ‡a Aktionsfrist für Print-Archive. (Erforderlich)
‡c Zeit/Datum der Aktion: Datum der ausgeführten Aktion, YYYYMMDD (erforderlich)
‡d Aktionsintervall: Wann ‡a=”zur Aufbewahrung verpflichtet”, Ablaufdatum der Aufbewahrungsverpflichtung muss angegeben werden. Wenn die Dauer der Verpflichtung unbekannt ist, geben Sie "Aufbewahrungszeitraum nicht angegeben" an. (erforderlich)
‡f Autorisierung: Archivierungsprogramm z. B. WEST, ASERL, CIC-SPA, UC Shared Print, UKRR usw. (erforderlich)
‡i Aktionsmethode: Überprüfungsebene (Bandebene, Ausgabenebene, Seitenebene), benutzt bei ‡a=”Zustand überprüft” oder “Vollständigkeit überprüft”
‡j Standort der Aktion: Holdings Location Code (HLC)
‡l Status: Bei ‡a=”Zustand überprüft” oder “Vollständigkeit überprüft” nutzen Sie Print-Archivierungsfristen wie in Anhängen 1 & 2 beschrieben. Diese Fristen werden in die Bewahrungs- und Digitalisierungsaktionen integriert: Terminologie für MARC 21 Feld 583 (PDA) während des Print-Archivierungs-Pilotprojekts.
‡u Uniform Resource Identifier (Link zur Programmdokumentation für das in ‡f) identifizierte Print-Archivierungsprogramm
‡z Öffentliche Notiz: Bei ‡a=”Zustand überprüft” oder “Vollständigkeit überprüft” verwenden Sie die ‡z öffentliche Notiz, um die physischen Einheiten anzugeben, bei denen Zustands- oder Vollständigkeitsmängel identifiziert wurden Erläutern Sie die Zustands- oder Vollständigkeitsmängel und geben Sie an, auf welche Einheiten sie sich beziehen. Zum Beispiel ‡z Textblock in Band 2 (1982), S. 38 nicht erkennbar, oder ‡z Band 13 (1937) fehlt. Nutzen Sie eine ‡z Notiz pro Vollständigkeits- und Zustandsmangel.

852

‡a Standort (Einrichtungssymbol verwenden)
‡b Untergeordneter Standort (Bestandsstandortcode verwenden)

85x/86x

Codierte Bestände

866-8

‡a Textbestände (Zusammenfassungsbestände) wenn keine 85x/86x formatierten Bestandspaare vorhanden

Gewünschte Felder für die LHRUS Print-Archivierungs-Pilotverarbeitung

Die folgenden Felder sind gewünscht, wenn anwendbar und verfügbar, um das LHRUS Print-Archivierungs-Pilotprojekt zu unterstützen:
022 – International Standard Serial Number (ISSN)
561 – Eigentums- und Aufbewahrungshistorie
Wo anwendbar und möglich, verwenden Sie 561, um den ursprünglichen Eigentümer der Bestände für archivierte Materialien, die unter einem neuen Print-Archivsymbol konsolidiert wurden, zu erfassen. Dies kann auf bestehende Bestände, die in einen Print-Archivstatus verschoben wurden, auf gemeinsame Aufbewahrungseinrichtungen mit einer Einzelexemplar-Richtlinie oder auf standortgebundene Archive, bei denen Lücken mit Beiträgen anderer Bibliotheken gefüllt werden, zutreffen.
Bei Verwendung in gemeinsamen Archiven leben Sie ein 561 für jeden ursprünglichen Eigentümer an, z. B.:
561 1 ‡a CUI ‡5 CU-I
561 1 ‡a CLU ‡5 CL-U

022 International Standard Serial Number (ISSN)

‡a ISSN: für die Titelaufzeichnung in Übereinstimmung mit der im Feld 004, 014 oder 035 angegebenen OCLC-Nummer.
Bei mehreren ISSN verwenden Sie die erste 022 ‡a.
Die Angabe der ISSN liefert einen Standardübereinstimmungspunkt, um die Verknüpfung von LHR-Daten mit anderen Datenquellen zu unterstützen.

561 Eigentümer- und Aufbewahrungshistorie

Erster Indikator - Datenschutz: Für Print-Archivierungszwecke ist der Standardwert für den ersten Indikator “1” z. B. nicht privat.
‡3 Spezifizierte Materialien: Optional. Bei Verwendung umfasst dies Bestände, die ursprünglich in Besitz der Einrichtung waren und in der ‡a Historie identifiziert wurden
‡5 Einrichtung: Ursprüngliche Eigentümereinrichtung, kontrollierte Fristen per MARC Einrichtungscode
‡a Historie: Einrichtungssymbol der Bibliothek oder Einrichtung, die die Materialien dem in 852 ‡a Standort identifizierten Print-Archiv zur Verfügung gestellt hat.
561 bietet die Möglichkeit, den ursprünglichen Eigentümer der Materialien, die dem Print-Archiv bereitgestellt wurden, zu ermitteln (identifiziert in 852 ‡a Standort)
In den Fällen, in denen ein archivierter Serienlauf Material enthält, das von verschiedenen Bibliotheken bereitgestellt wurde, ist ein separater 561 pro beteiligter Bibliothek empfehlenswert, um (über ‡3) die spezifischen von jeder Bibliothek bereitgestellten Bestände zu erfassen.

Bestände, die in mehreren Archivierungsprogrammen enthalten sind

Wenn archivierte Inhalte mehreren gemeinsamen Print-Zusammenführungen bereitgestellt wurden und unterschiedlichen Aufbewahrungs- und/oder Zugriffsrichtlinien unterstehen, sollten separate 583-Anweisungen für jedes Programm ausgegeben werden. Wenn Inhalte mehreren Programmen bereitgestellt werden, die eine gemeinsame Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinie haben, kann eine 583 verwende werden. In diesem Fall sollten mehrere ‡f bereitgestellt werden, um jedes der relevanten Programme zu identifizieren.

NB: Die folgenden fiktiven Beispiele dienen nur der Verdeutlichung.

Beispiel 1: Nutzen Sie 583, um die Aufbewahrung ungeprüfter Journalbestände zu erfassen, für Print-Archivierung die Minimalversion von 583.

Aufbewahrung 583:
583 1# ‡a zur Aufbewahrung verpflichtet ‡c 20115103 ‡d 31. Dezember 2035 ‡f WEST ‡f WEST Bronze ‡u http://www.cdlib.org/services/west/docs/WESTProgramStatement.pdf

Beispiel 2: Benutzen Sie 583, um Aufbewahrungsverpflichtungen und Ergebnisse von Überprüfungen von Journalbestände zu erfassen, wenn die Bestände nur auf Vollständigkeit überprüft werden. Zwei 583 Aktionsnotizen wurden erstellt.

Aufbewahrung 583:
583 1# ‡3 v.1-v.45 (1960-2002) ‡a zur Aufbewahrung verpflichtet ‡c 20110101 ‡d 31. Dezember 2035 ‡f OCA DPR ‡f WEST ‡f WEST Silver ‡j ORUS ‡2 pda ‡5 OrU
Completeness 583:
583 1# ‡3 v.1-v.3 (1960-1962), v.5-v.37(1964-1997), v.39-v.45 (1999-2002) ‡a Vollständigkeit überprüft ‡c 20110101 ‡f OCA DPR ‡f WEST ‡f WEST Silver ‡i Überprüfung auf Band-Ebene ‡l fehlende Bände ‡z fehlend v. 4, v.38 ‡2 pda ‡5 OrU

Beispiel 3: Benutzen Sie 583, um Aufbewahrungsverpflichtungen und Ergebnisse von Überprüfungen von Journalbestände zu erfassen, wenn die Bestände nur auf Vollständigkeit überprüft werden. Drei 583 Aktionsnotizen werden erstellt, um die Aufbewahrungsverpflichtung, Vollständigkeits- und Zustandsüberprüfung zu erfassen.
Aufbewahrung 583:
583 1# ‡3 v.1-v.50 (1951-2005) ‡a zur Aufbewahrung verpflichtet ‡c 20110101 ‡d 31. Dezember 2035 ‡f WEST ‡f WEST Gold ‡j AZFSP ‡2 pda ‡5 AzTeS
Vollständigkeit 583:
583 1# ‡3 v.1-v.50 (1951-2005) ‡a Vollständigkeit überprüft ‡c 20110101 ‡f WEST ‡f WEST Gold ‡j AZFSP ‡i Überprüfung auf Ausgabenebene ‡l fehlende Bände ‡l Nachdrucke ‡z fehlend v.6-v.7 (1959-1960), v.17 (1970) ‡z Nachdrucke v.3-v.5 (1951-1958) ‡2 pda ‡5 AzTeS
Zustand 583:
583 1# ‡3 v.1-v.50 (1951-2005) ‡a Zustand überprüft ‡c 20110101 ‡f WEST ‡f WEST Gold ‡i Überprüfung auf Ausgabenebene ‡j AZFSP ‡l feste Bindung ‡z feste Bindung v.30-v.35 (1973-1978) ‡2 pda ‡5 AzTeS

Bevorzugter ‡l Status bei ‡a = “Zustand überprüft”

Bevorzugte ‡l-Statusbedingungen bei ‡a = "Zustand überprüft”