Optimice el intercambio de recursos para mejorar el servicio

El personal de la biblioteca de la American University of Sharjah se dio cuenta de que su anterior interfaz de préstamo interbibliotecario (ILL, por sus siglas en inglés) era engorroso de utilizar, especialmente para los miembros más nuevos del personal. Aunque la universidad tan solo lleva vigente un poco más de veinte años, ya es una de las instituciones más avanzadas de la región. La universidad y el personal de la biblioteca sabían que debían trasladar el mayor número posible de sistemas a la nube para estar a la altura de las necesidades que cambian cada día. 

"Hubo un gran impulso por parte de nuestro departamento de TI para migrar muchos de los sistemas de la universidad a la nube. Después de haber utilizado los Servicios de Administración WorldShare^® (WMS) durante algún tiempo, Tipasa^® parecía una opción evidente", explicó Thomas Hodge, Bibliotecario Universitario Adjunto de Tecnología y Servicios Técnicos.

Al personal le resultó más fácil aprender los nuevos flujos de trabajo en la interfaz habitual y sus procesos se simplificaron mucho, ya que Tipasa se integra perfectamente con los WMS. "Ahora puedo consultar cosas en el sistema, como las restricciones de licencia de los recursos electrónicos con licencia, todo en un solo lugar. Esto es una gran ventaja para mi", dijo Thomas.  

John Liebhardt, Bibliotecario de Adquisiciones y Administración de Recursos, contó lo satisfecho que se siente por no tener que cargar por separado los datos de los usuarios de la biblioteca en el sistema de ILL. Solo tenemos que cargar los datos de los usuarios en los WMS, ya que Tipasa y los WMS están integrados. El flujo de trabajo de Tipasa ya está ahí y eso nos ahorra tiempo".

"Los formularios de solicitud de Tipasa son buenos para reunir toda la información de la cuenta, lo que es realmente útil para los usuarios", añadió John. Zeinab Habib, la auxiliar de biblioteca, se dio cuenta de que los usuarios hacían sus peticiones fácilmente a través de Tipasa. "Me he dado cuenta de que a nuestros clientes les resulta más fácil utilizar Tipasa en comparación con nuestro antiguo sistema. Anteriormente, me enviaban con frecuencia un correo electrónico y luego yo tenía que ingresarlo en el sistema. En cambio, ahora veo a nuestros usuarios ingresar y es mucho más fácil para ellos hacer la solicitud por cuenta propia". 

Además, el personal de la biblioteca ahora puede procesar las solicitudes de instituciones que utilizan diferentes sistemas de ILL de una manera mucho más rápida. "Nos relacionamos con bibliotecas que quizá no utilizan el mismo tipo de sistemas de ILL y necesitábamos poder crear cuentas dentro del sistema para estas instituciones", explicó John. "En Tipasa podemos hacerlo y esto ha facilitado mucho los recursos de seguimiento". 

Tipasa ha facilitado la gestión de las solicitudes para el personal y los usuarios de la American University of Sharjah. "Hace dos años prestamos 351 materiales, pero tras implementar Tipasa, prestamos 945 el año pasado; casi el triple de la cantidad. Nunca los hubiéramos entregado de manera tan rápida en nuestro anterior sistema de préstamo interbibliotecario", concluyó Thomas.

Ubicación

• Sarja, Emiratos Árabes Unidos

La biblioteca en cifras

• Inaugurada en 2006 para apoyar a la universidad, que fue fundada en 1997 por Su Alteza el Jeque Sultan Bin Muhammad Al-Qasimi, miembro del Consejo Supremo de los Emiratos Árabes Unidos y gobernante de Sarja
• Apoya una estructura estadounidense que incorpora la educación en artes liberales y los estudios de educación profesional
• Ubicada en el centro del campus con 8750 metros cuadrados de espacio útil que alberga una gran variedad de colecciones, incluyendo colecciones especiales, una colección de música y una colección de medios de comunicación