Actualice los flujos de trabajo y cumpla con las solicitudes con mayor rapidez

Cuando Laura D'Amato, Directora de servicios de acceso y préstamo interbibliotecario, se incorporó a la Biblioteca Ritter de la Baldwin Wallace University en 2017, se dio cuenta de que sus flujos de trabajo en cuanto a préstamo interbibliotecario (ILL) habían sido los mismos durante mucho tiempo. El personal incluso llegó a anotar las solicitudes en cuadernos para hacerles seguimiento. También descubrió que la biblioteca no había aprovechado las ventajas de configuración relacionadas con datos constantes y los grupos de existencias personalizados, ni funciones como la Administración de cargos de ILL (IFM) y, más recientemente, las capacidades de la entrega automatizada. Así que, cuando la biblioteca cerró durante la pandemia del COVID-19, empezó a evaluar pequeños cambios de gran impacto.

Las automatizaciones de préstamos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo

Gracias a la capacitación de OCLC y su conocimiento de las nuevas funciones, Laura configuró cuatro automatizaciones de préstamos en WorldShare ILL: dos para copias y dos para materiales físicos. Como resultado, su equipo de ILL ya no tenía que buscar en las listas de proveedores para conocer los costos, los días de suministro y la ubicación geográfica, lo que supuso un ahorro considerable de tiempo y esfuerzo. Gracias a su compromiso con la eficiencia, la biblioteca tiene ahora una mejor tasa general de despacho y los tiempos de respuesta han mejorado. En el caso de las solicitudes automatizadas, el tiempo de respuesta de préstamos de copias se redujo unas 20 horas, y el de los materiales físicos unos dos días. En el último año, el 85 % de las solicitudes de copias y el 78 % de las solicitudes de préstamos requirieron una intervención mínima o nula del personal gracias a la automatización.

La disponibilidad en tiempo real ayuda al personal a responder con mayor rapidez

Además, ahora que se ha implementado la disponibilidad en tiempo real en la Biblioteca Ritter, Laura afirma: “Es útil porque cuando miro nuestra cola ‘¿Puede suministrar el material?’, sé que las solicitudes no tratarán sobre materiales retirados”. Afirma que ya no dedica tiempo a ver solicitudes de materiales físicos que no puede prestar porque están retirados. En su lugar, esas solicitudes pasan automáticamente al siguiente proveedor.  

El programa de entrega digital Express mejora la velocidad

La Biblioteca Ritter ha participado en el programa de entrega digital Express desde su lanzamiento. “Como tenemos más tiempo, gracias a la disponibilidad en tiempo real y al administrador de solicitudes automatizado, ahora respondemos más prontamente a las solicitudes de copias. Como resultado, fuimos invitados a participar en el programa Express, lo que beneficia a los usuarios de nuestra biblioteca, pues sus solicitudes de copias se procesan aún más rápidamente”. Los resultados generales son extraordinarios. Ahora los usuarios reciben las solicitudes de copias con un 50 % menos de retraso. Además, en los primeros cuatro meses del año académico, las bibliotecas Express cumplieron con el 96 % de sus solicitudes de copias, el 89 % de estas se despacharon de manera automatizada.

Laura afirmó que los esfuerzos del equipo se vieron recompensados con numerosos beneficios. Los usuarios de la biblioteca tienen una mejor experiencia, el personal utiliza su tiempo de forma más eficaz y ahora registran mejores tasas de despacho y tiempos de respuesta.

Ubicación

• Berea, Ohio, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

• Total de inscripciones: 3230 (Otoño 2022)
• Tres bibliotecas del campus: Biblioteca Ritter, Jones Music Library (JML) y el Instituto Riemenschneider Bach
• El libro más antiguo de la Biblioteca Ritter es una Biblia Vulgata completa de la Abadía de Cambron, que data del año 1220 a 1235.