Capacite al personal para ayudarlo a realizar más tareas

En 2001, Douglas and Judith Krupp Library de Bryant University se unió a un consorcio académico local con servicio integrado de bibliotecas (ILS, por su sigla en inglés). Esta colaboración funcionó bien mientras los estudiantes aún utilizaban principalmente libros y microfilm. Sin embargo, según explicó Mary Moroney, directora de Servicios Bibliotecarios, "El entorno de la biblioteca estaba cambiando. Comprábamos libros electrónicos y paquetes de libros electrónicos, pero no los administrábamos bien. A lo largo de los años, comenzamos a utilizar diversas plataformas de diferentes proveedores: distintos proveedores para listas de revistas de la A a la Z, resolución de enlaces, máscara de identificación, préstamo bibliotecario y catalogación. Así que teníamos esta mezcla de cosas, e intentábamos que se conectaran y funcionaran bien entre sí, lo que no siempre sucedía".

A la vez, el presupuesto de la biblioteca era siempre el mismo, el intercambio dentro del consorcio era cada vez menor, y las cuotas del consorcio aumentaban. "Teníamos una oportunidad y decidimos aprovecharla", explicó Patricia Lombardi, directora de Administración de Colecciones y Servicios Digitales. La biblioteca implementó WorldShare^® Servicios de Administración (WMS) en 2015, "Y por el momento no hemos mirado hacia atrás. Estamos muy entusiasmados", agregó.

"Ahora nos damos cuenta de que nuestro anterior ILS era solo parcial", dijo Mary. "Ya utilizábamos OCLC para el préstamo interbibliotecario y la catalogación; cuando todo está en un único sistema, es fácil ver la eficacia". "Sincronizamos el préstamo interbibliotecario con... Circulación [de WorldShare], y ha sido simplemente asombroso. ...Una vez que se recibe el material, todo se actualiza", acotó Patricia. Por primera vez, los estudiantes de Bryant pueden realizar el seguimiento de sus solicitudes de préstamo interbibliotecario (ILL, por sus sigla en inglés). Además, el personal logró una meta que tenía hace tiempo: implementar la adquisición impulsada por el usuario a través de WMS. "Queríamos que esto se integrara a nuestro catálogo", dijo Patricia. "Fue todo un éxito, así que estamos muy entusiasmados".

El personal también valora cómo WMS mantiene actualizado el catálogo con los datos de WorldCat. Tal como explicó Patricia, "Sabemos que tenemos el registro más actual y que si dicho registro se actualiza, no tenemos que hacer nada. La actualización es automática". Y agregó: "La base de conocimiento ha sido absolutamente fabulosa", especialmente por lo sencillo que es agregar existencias de la biblioteca a las colecciones de contenido electrónico.

Las herramientas de administración de presupuestos y de elaboración de informes de WMS permiten que el personal de la biblioteca muestre a la administración en qué y cómo se invierte el dinero y la frecuencia con que los estudiantes y los docentes utilizan los recursos de la biblioteca. Patricia explica que WMS pone estos datos en gráficos "bien al alcance de la mano". Esto también ayuda a que la biblioteca conozca cuánto dinero está ahorrando y a decidir cómo utilizarlo. "Hemos ahorrado una suma considerable de dinero", continuó Patricia. "Esto nos ha permitido incorporar algunas bases de datos que siempre hemos querido tener pero que no nos era posible, y centranos realmente en los planes de estudio", que necesitaban más apoyo.

Por último, Patricia comentó: "Podemos vislumbrar nuestro futuro. En el breve período en que hemos estado trabajando con WMS hemos visto cómo las cosas mejoran continuamente, cómo se introducen mejoras de modo constante. ...Vemos cómo la eficacia y el modo en que hacemos las cosas en la actualidad siguen mejorando en la medida en que WMS cobra impulso y continúa incorporando estas mejoras".

La biblioteca en cifras

• Ubicada en George E. Bello Center for Information and Technology de Bryant
• Presta servicios a más de 3700 estudiantes, incluidos casi 400 estudiantes del campus de Bryant en Zhuhai, Provincia de Guangdong, China
• Las colecciones especiales incluyen materiales de los 153 años de historia de Bryant