Comparta su colección impresa para ampliar su biblioteca

Grand View University y Drake University se enfrentaban con problemas similares. "Por diversos motivos," explicó Pam Rees, directora de la biblioteca en Grand View University, "ambas instituciones buscábamos disminuir la cantidad de volúmenes que teníamos en la estantería". Pam y Teri Koch, directora de Desarrollo de Colecciones en Drake University, se dieron cuenta de que podían trabajar en forma conjunta para solucionar sus problemas. "La distancia entre nuestras instituciones es solo de un par de millas, así que consideramos que este era un buen punto para empezar; es decir, el ámbito local", dijo Pam.

Una vez obtenida la aprobación de sus respectivas administraciones, "iniciamos un camino lento", explicó Pam para invitar a tres instituciones cercanas—Central College, Grinnell College y Simpson College—a fin de que se unieran al nuevo consorcio de copias impresas compartidas. En seis meses, estas cinco instituciones formaron la Central Iowa – Collaborative Collections Initiative (CI-CCI).

CI-CCI trabajó con GreenGlass^® para evaluar la superposición entre las colecciones y desarrollar criterios de retiro. “Decidimos retener solo un título, que considero que es único para nosotros”, explicó Teri, aludiendo a que algunos materiales solo permanecerán en existencia en una de las bibliotecas de CI-CCI. “También verificamos los títulos, a fin de cerciorarnos de que realmente estuvieran en los estantes y en buen estado”.

Para ayudar a las bibliotecas a verificar que cada material en existencia esté en buen estado para ser entregado en préstamo, un desarrollador web de Drake creó una aplicación que permite que el personal de la biblioteca realice el seguimiento de las actividades de verificación. Si un material se pierde o no está en buen estado, otra biblioteca de CI-CCI puede asumir la responsabilidad de conservarlo. "La aplicación también nos permite compartir la información con los docentes de modo que ellos puedan intervenir en la decisión", explicó Teri. Aunque SCS le ayudó a Drake a identificar 53 000 candidatos para el retiro, la aplicación les permitió a los docentes conservar 11 000 de estos.

En total, CI-CCI identificó 168 112 compromisos de retención y 185 392 candidatos para el retiro. El retiro de títulos poco utilizados y duplicados permitirá que las bibliotecas cuenten con más espacio para ampliar sus colecciones de manera colaborativa y apoyar las actividades de los estudiantes. Los 42 000 títulos retirados de Drake conformaban cerca del 9 % del total de colecciones impresas. Gracias a la recuperación de 9000 pies cuadrados, la librería ampliará sus archivos para hacer que los documentos donados por el senador de Iowa, Tom Harkin, sean más accesibles. Drake también planea aumentar el espacio de estudio de los estudiantes.

Recientemente, CI-CCI aceptó un nuevo miembro, la University of Northern Iowa, que es una universidad pública de Cedar Falls. Las bibliotecas de CI-CCI están trabajando a fin de incorporar esta colección bibliotecaria mucho más grande a su colección compartida. "Es una satisfacción que esto haya tomado vuelo", comentó Teri. "Nuestro trabajo colaborativo demuestra que también se crea valor con la colaboración a pequeña escala".

El consorcio de un vistazo

• Fundado en 2013 con cinco facultades privadas cerca de Des Moines, Iowa
  
• En 2014, incorporó a la University of Northern Iowa de Cedar Falls
  
• Los principios guía incluyen acuerdos para tomar decisiones impulsadas por datos, garantizar el compromiso de la administración sénior de cada institución, entregar de modo rápido materiales entre las instituciones, maximizar los presupuestos locales y coordinar las adquisiciones a fin de minimizar los títulos duplicados
• Los planes a futuro incluyen la posibilidad de un servicio regular de mensajería entre bibliotecas y recursos electrónicos compartidos