Acelere el proceso de inventario con tecnología que está al alcance de su mano.

Laura Edwards, la líder del equipo de identificación y acceso en las bibliotecas de Eastern Kentucky University (EKU ), emprendió, junto con su equipo, "un inventario exhaustivo de nuestra colección cuando implementamos WorldShare^® [Servicios de administración] hace un par de años". Como la aplicación móvil Digby^® aún no estaba disponible, iniciaron el proyecto en "estanterías con una computadora portátil, escaneando los volumes. Hubo mucho retraso y mucha lentitud. [La única aplicación de circulación] era bastante inadecuada para usar en las estanterías.”  

Creada para bibliotecas con Servicios de Administración WorldShare (WMS), la aplicación móvil Digby fue diseñada para ayudar a los bibliotecarios a manejar tareas comunes, como hacer inventarios y reubicaciones, de manera más eficiente. Cuando la biblioteca de EKU adoptó Digby, el personal pudo usar su función de inventario para continuar su proyecto de manera más productiva. Laura indicó que "lo bueno del modo de inventario de Digby es que tiene información suficiente, con el título, el código de barras, la signatura topográfica y la reubicación de la estantería justo frente a usted mientras realiza el inventario". 

Ahora, el personal de catalogación de EKU simplemente escanea los códigos de barras en los libros usando un escáner con Bluetooth y un iPad. "Hemos finalizado el inventario de nuestros libros del cuarto piso. "Esto realmente ha acelerado este proceso gracias a la implementación de la función de inventario de Digby", informó Laura.

Ella indicó que el personal de catalogación había comenzado el proyecto trabajando en parejas, ya que una persona necesitaba monitorear la aplicación de circulación en la computadora portátil mientras que la otra escaneaba los materiales, porque la aplicación a veces no podía mantener la velocidad de escaneo. Sin embargo, "ahora que contamos con Digby en un dispositivo, puede que ya no sea necesario" tener a varias personas trabajando en esto. Digby también realiza un seguimiento del último material inventariado, por lo que es fácil transferir el trabajo entre los miembros del personal o asignar diferentes secciones a las personas para hacer un inventario de manera simultánea.

"Digby también le avisará cuando esté escaneando algo que tiene un estado "en tránsito", lo cual es útil", afirmó Laura. "Cuando reciben ese mensaje, pueden registrar inmediatamente ese material dentro de la aplicación Digby". Digby le avisará en caso de que haga falta algún material, se encuentre en la sucursal incorrecta, se mantenga una existencia abierta o se requiera de un procesamiento adicional. Laura agregó que: "la función de notificaciones y sonidos en la aplicación Digby ha sido lo más útil para nosotros". Cuando escanea una gran cantidad de material utilizando un escáner emparejado, no es necesario que vigile la pantalla, ya que Digby le avisará a través del sonido o la vibración si surge algún problema".

Debido a que tienen una colección tan grande, este fue el primer inventario exhaustivo de las bibliotecas de EKU en mucho tiempo, y el personal de esas bibliotecas pudo continuar su proyecto de inventario a un ritmo mucho más rápido de lo que originalmente creían posible gracias a Digby. Esto le da a los bibliotecarios de EKU más tiempo para atender a los usuarios de la biblioteca de manera más directa y personal.

Ubicación

• Richmond, Kentucky, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

• Apoya a una universidad con estudiantes de los 50 estados y 36 países, más de la mitad de los cuales son estudiantes de primera generación o de bajos recursos
• Cada año, ayuda a decenas de miles de estudiantes a través de sesiones de instrucción en la biblioteca
• Mantiene tres sucursales de la biblioteca