Migrar a una solución alojada de acceso a recursos electrónicos de forma eficaz y sin complicaciones

El Institut Catholique de Paris (ICP), fundado en 1875, es una prestigiosa universidad privada reconocida por su amplia oferta de programas de humanidades. Dado que sus cinco bibliotecas albergan más de 700.000 materiales y prestan servicio a 10.000 estudiantes, era crucial que el ICP dispusiera de un sistema fiable, seguro y eficaz para gestionar el acceso a sus recursos electrónicos, sobre todo cuando les informaron de que su solución anterior iba a dejar de funcionar.

Ante la decisión de contratar una solución alojada o local, la dirección de sistemas de la información y tecnología digital y la dirección de las bibliotecas del ICP estudiaron los beneficios de cada una de las soluciones de acceso a los recursos electrónicos. La elección fue evidente: "La opción de la versión alojada de EZproxy ofrece una eficacia sustancial y reduce la necesidad de recibir formación interna especializada, lo cual supone un importante ahorro de tiempo y recursos", dijo Véronique Plaut, Jefa de proyectos informáticos de documentación para las bibliotecas del Institut Catholique de Paris

La versión alojada de EZproxy ofrece una conexión única a todos los recursos electrónicos, protegiendo la confidencialidad del usuario y garantizando una experiencia de uso fácil, independientemente de dónde o cuándo necesiten acceder dichos usuarios. Esa conexión única también beneficia al personal de la biblioteca, a los estudiantes, a los docentes y a los administradores, ya que les proporciona un mayor control sobre los recursos.

Transición sin complicaciones en seis semanas

El equipo de implementación de OCLC cuenta con un proceso de migración estandarizado paso a paso para garantizar que las bibliotecas puedan realizar la transición de una solución local a una versión alojada de EZproxy de forma rápida y fiable. El ICP no fue la excepción: todo fue realizado con detalle, minuciosidad y consideración.

"El proceso de transición se desarrolló sin complicaciones y comenzó con un cuestionario de implementación detallado de 21 preguntas para conocer nuestras necesidades específicas. Esta preparación permitió una implementación y un proceso de personalización sin complicaciones. La reunión inicial y la configuración posterior estuvieron muy bien organizadas y fueron eficientes. La instalación completa, incluidas la configuración y las pruebas, se completó en tan solo seis semanas", comentó Plaut.

Si bien no hay dos implementaciones iguales, el equipo de OCLC entrega periódicamente a las instituciones un conjunto de objetivos para realizar pruebas dentro de las cuatro semanas posteriores al inicio. Una vez iniciadas las pruebas, la biblioteca puede determinar la velocidad y el tiempo que se tarda en completarlas.

"El equipo de implementación se asegura de estar siempre disponible para responder y orientar al personal de la biblioteca en todas sus consultas. El equipo de OCLC es muy comprensivo y se comunica eficazmente, facilitando las interacciones y minimizando las barreras lingüísticas", explicó Plaut.

Acceso fiable y mayor eficacia

Desde que se implementó sin complicaciones, la versión alojada de EZproxy demostró ser altamente fiable, eliminando casi por completo las interrupciones del servicio y la frustración de los usuarios. "Esto es muy importante para nuestros estudiantes, profesores e investigadores, quienes, en caso de problemas, suelen desistir", comentó Plaut. "Nos satisface mucho que no haya interrupciones, y creemos que esto conlleva a un mayor uso de las bases de datos porque son más fiables".

Ubicación

• París, Francia

La biblioteca en cifras

• Cuenta con cinco bibliotecas, algunas de ellas especializadas en estudios sobre la Biblia, Oriente Medio y el Derecho Canónico
• Presta servicio a una comunidad de 10.000 estudiantes
• Alberga más de 700.000 recursos