Aumentar la colaboración y la consistencia

En conjunto con otras 15 bibliotecas, Mannix Library en East Melbourne, Victoria, Australia, presta servicios a docentes, el personal y estudiantes en Catholic Theological College y a la amplia comunidad de University of Divinity. Históricamente, cada una de estas bibliotecas contaba con sus propios sistemas de administración de bibliotecas (LMS), los cuales requerían trabajo duplicado y flujos de trabajo incompatibles. Kerrie Burn, Administradora de la biblioteca, quería actualizarse a un sistema que, en sus propias palabras, "...podría permitir que varias bibliotecas compartan el mismo sistema, optimicen procesos y brinden mejores experiencias para el personal de la biblioteca, así como estudiantes e investigadores".

WorldShare Servicios de Administración ^® (WMS) ofrecieron una solución holística que facilitó el acceso y enriqueció la experiencia del usuario en diversas bibliotecas del sistema. También se alineó funcionalmente con la visión de la universidad para una mayor integración y colaboración. Asimismo, se logró explícitamente una mayor cooperación entre las bibliotecas y OCLC. De acuerdo con Kerrie, "OCLC nos ofreció una solución integrada que incorporaba toda la funcionalidad estándar de LMS, así como una faceta de descubrimiento, un sistema de autenticación y la capacidad de exhibir colecciones digitales. Otros factores importantes en nuestra decisión fueron el nivel de cumplimiento de estándares de OCLC y su integración con Libraries Australia".

Con base en proyectos anteriores, el equipo de Kerrie empezó a trabajar con confianza. "Hemos tenido reuniones periódicas con el personal de OCLC y de todas las bibliotecas", aseguró, "y esto significaba que todos estábamos trabajando conjuntamente durante todo el proceso de implementación". Esta buena relación laboral trajo muchos beneficios. Por ejemplo, el personal de OCLC animó a las diferentes bibliotecas implicadas a revisar sus políticas conjuntamente durante la implementación. Esto derivó en decisiones para aumentar la consistencia en las cuatro bibliotecas que inicialmente cambiaron a WMS, incluyendo adoptar la misma terminología para colecciones similares y abordar el proyecto con el objetivo final de crear una experiencia de usuario más coherente y optimizada.

Y una vez realizada la implementación, se produjeron los beneficios colectivos. Por ejemplo, actualmente, todos los datos de los estudiantes se cargan una vez en lugar de varias veces para cada biblioteca. Las reservas de cursos y la disponibilidad de elementos ya funcionan en todas las cuatro bibliotecas, proporcionando una forma sencilla de vincular los materiales de bibliotecas al sistema de administración de aprendizaje de la universidad. Y debido a que WMS se basa en WorldCat^®, los usuarios pueden encontrar recursos en instituciones locales, estatales, nacionales e internacionales; todo en un solo lugar. El personal de servicios técnicos de Mannix también estaba encantado con la optimización de estadísticas, incluyendo los datos de circulación, los datos de COUNTER para libros y revistas electrónicos y la agrupación de ediciones/formatos para contribuir con el desarrollo de colecciones.

Aunque gran parte de la implementación se llevó a cabo durante las restricciones por el COVID-19, la capacidad de realizar el proyecto de manera remota, fue, en retrospectiva, un beneficio. "Realmente nos gustó mucho poder reunirnos en persona con el personal de OCLC cuando nos fue posible", concluyó Kerrie. "No obstante, a medida que planeamos una mayor incorporación de nuestras bibliotecas teológicas a WMS, la capacidad de poder hacer todo ese trabajo de manera remota nos ahorrará mucho tiempo".

Ubicación

• East Melbourne, Victoria, Australia

La biblioteca en cifras

• Fundada en 1923 como parte del Corpus Christi College, Melbourne, el seminario provincial de las diócesis católicas de Victoria y Tasmania
• Una de las 16 bibliotecas teológicas que prestan servicios a la University of Divinity
• Situada en un edificio diseñado por la empresa galardonada, Gregory Burgess Architects
• Alberga colecciones especiales que incluyen libros poco comunes como obras anteriores al siglo XIX y libros incunables, una colección de Catholic Heritage, una colección de Hibernica (literatura e historia de Irlanda), una colección de la Orden de Malta y una colección de ISCAST, Science and Religion