Comparta trabajo, colecciones y conocimiento en toda la institución y fuera de ella

Durante muchos años, McGill Library ha utilizado los servicios de OCLC, incluyendo WorldCat Local y Contract cataloging. Pero el personal se sintió frustrado con la duplicación del esfuerzo requerido para mantener registros en su catálogo tradicional, especialmente en los recursos electrónicos. McGill, como miembro del Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), una coalición de universidades de Quebec, se unió a la búsqueda de un nuevo sistema bibliotecario que satisfaga las necesidades del grupo. "Nos reunimos en McGill y decidimos que realmente nos gustó lo que vimos con los [Servicios de Administración WorldShare^® (WMS)]", dijo Joseph Hafner, vicedecano de Servicios de colecciones de McGill. "Nos gustó la experiencia y consideramos que esa era la mejor opción para nosotros".

El resto de la asociación de bibliotecas universitarias de Quebec eligió los WMS de forma unánime en marzo del 2019, y McGill entró en operación en mayo del 2019, sin ningún retraso. "Resultó que también fue una buena opción para el resto del grupo", dijo Joseph. "Muchos de nuestros colegas en Québec hacen el catálogo en francés... y OCLC tenía algunas formas interesantes de ayudarlos con los archivos de autoridad reconocidos en francés". Compartir un catálogo en el BCI ayuda a los estudiantes y docentes de todas estas instituciones a acceder rápidamente a la información que necesitan, incluyendo los recursos electrónicos. “Una biblioteca crea un registro original en OCLC [WorldCat ^®] y otras personas pueden beneficiarse al usarlo. Ese mismo principio funciona en la base de conocimientos”, añadió. "De esa manera, usted puede tener una autentica colaboración con los socios de su consorcio o con personas con las que ni siquiera tiene un consorcio". Las bibliotecas también comparten colecciones de libre acceso, "por lo que es una buena herramienta si desea agregar recursos de libre acceso a su colección y facilitar su identificación".

“OCLC nos impresionó al encontrar respuestas a las preguntas específicas en nuestro contexto de McGill; y si no las sabían, entonces se ponían en contacto con nosotros. Eso realmente ayuda a brindales seguridad a las personas".

Katherine Hanz, directora de servicios de acceso y préstamo

Para implementar los WMS, McGill migró 85 436 usuarios, 64 346 préstamos y alrededor de 4 millones de materiales. Y, sin embargo, como explicó Katherine Hanz, directora de servicios de acceso y préstamo: "Funcionó tal como estaba previsto y no hubo problemas". Además del personal dedicado y la asistencia de OCLC, Katherine le da crédito al entorno de prueba de OCLC al ayudar con la migración. “Fue muy importante para nosotros tener un entorno de prueba con el cual trabajar. Creo que esa fue una de las cosas que realmente nos ayudó a tener una transición a WMS o una migración sin problemas". Clara Turp, bibliotecaria de sistemas de descubrimiento, señaló que "Una migración es una gran oportunidad para optimizar y replantear las cosas", y el entorno de prueba ayudó al personal de la biblioteca a probar nuevas políticas y procedimientos antes del lanzamiento, dándoles tiempo para adaptarse. "Incluso si todo marcha bien, sigue siendo un gran cambio", afirmó Katherine.

La capacidad de personalizar los flujos de trabajo y compartirlos en toda la institución es un cambio bienvenido para el personal de McGill. Los WMS son "realmente una gran herramienta para la solución de problemas y para encontrar soluciones creativas a diferentes cuestiones", dijo Clara. "Las API nos han facilitado la personalización... por ejemplo, podemos crear un formulario web que cree registros de usuarios en los WMS". De esta manera, el trabajo se reparte entre los miembros del personal y "no es una sola persona la que posee todo el conocimiento. Es bueno que otras personas puedan ejecutar informes; las personas pueden acceder a la configuración del servicio y no necesitan habilidades de programación ni nada parecido. Eso lo convierte en un sistema muy democrático".

En general, los miembros del personal de McGill reconocen que pudieron mejorar sus procesos y servicios al tiempo que ampliaban su relación con OCLC. "OCLC se compromete con las bibliotecas, es una organización sin fines de lucro y trabaja con bibliotecas de todo el mundo", mencionó Joseph. "Han sido un buen socio para que podamos hacer las cosas que tenemos que hacer". Con el desarrollo y las mejoras de los WMS específicamente, "OCLC hace lo que haríamos si nosotros hubiéramos inventado el sistema y contáramos con el personal para hacerlo", agregó. "Ha sido genial trabajar en colaboración con OCLC".

Ubicación

• Montréal, Québec, Canadá

La biblioteca en cifras

• Presta servicio a más de 40 000 estudiantes, además de docentes, y es el lugar más concurrido y activo del campus
• Ofrece acceso a más de 2 millones de libros impresos, 2 millones de libros electrónicos y casi 150 000 revistas impresas y electrónicas
• Lleva a cabo el Proyecto de construcción de la biblioteca Fiat Lux en simultáneo con el aniversario número 200 de la universidad para apoyar el aprendizaje basado en la tecnología, becas digitales, la innovación y los espacios de colaboración