Garantíceles a sus usuarios experiencias sin inconvenientes durante las renovaciones

La biblioteca de la University of New Brunswick ha utilizado los Servicios de Administración de WorldShare^® (WMS) desde hace mucho tiempo. Gracias a una gran donación, la biblioteca ha comenzado un proyecto de renovación para transformar el tercer piso de la biblioteca principal Harriet Irving en un moderno centro de actividades con impresoras 3D, oficinas para el personal de investigación, salas de estudio y otros recursos. Como resultado, Brian Cassidy, Desarrollador Web Sénior, explicó: "Tuvimos que sacar todo lo que había en el tercer piso de nuestra biblioteca principal y moverlo al sótano".

Durante el invierno, unos cinco meses aproximadamente, el personal de la biblioteca y los estudiantes que trabajan allí trasladaron físicamente más de 140 000 materiales. Una vez completada esa tarea, Brian dijo: "Teníamos que reescribir la ubicación en estantes de cientos de miles de registros, y hacerlo a mano no iba a ser fácil". Estas ubicaciones en estantes ayudan a los estudiantes y otros usuarios de la biblioteca a localizar los materiales que encuentran en WorldCat^® Discovery; sin embargo, ajustar manualmente los 140 000 registros "habría sido casi imposible", dijo Brian. "Habríamos tardado siglos".

El personal de catalogación acudió a Brian y su equipo para desarrollar una solución automatizada. "Tenemos un poco de infraestructura implementada en las API de OCLC", dijo. En primer lugar, Brian consultó su informe de inventario semanal, que transfiere del SFTP de OCLC a una base de datos SQL para que su equipo trabaje, y lo limitó a los materiales que estaban en el tercer piso. Una vez que identificó los registros que se debían actualizar, utilizó la solicitud de la API de administración de colecciones de WMS y, "si la ubicación de ese registro coincidía con la ubicación que queríamos, hacíamos una reescritura rápida y repetíamos el proceso con los otros 140 000 registros", dijo.

Actualizar los registros nos tomó mucho menos tiempo que hacer el traslado físico de los libros. "El proceso nos tomó unas 48 o 50 horas esporádicas, lo cual no es nada", dijo Brian. "Además no requirió esfuerzo manual; simplemente dejamos que se ejecutara y nos asegurarnos de que no se detuviera". Durante este tiempo, los catalogadores pudieron continuar con sus tareas diarias regulares. "Nuestro personal de catalogación me agradeció varias veces. Se sienten muy contentos cuando puedo darles cualquier idea o automatización de sus procesos".

Además de este único traslado, Brian ha personalizado otros servicios bibliotecarios usando las API de OCLC. Explicó: "Los recursos electrónicos, una subsección de nuestro sitio web, están basados en las API", lo que permite la búsqueda personalizada de las colecciones electrónicas. "También tenemos implementada una aplicación de reservas, donde alguien puede escanear un código de barras para agregar un material a las reservas. Además, usamos la API de disponibilidad de WMS para ver si está disponible".

Incluso durante una transición interna, la biblioteca se ha centrado en ayudar a los usuarios a encontrar los recursos que buscan mediante la integración de algunas de las API de OCLC. "Tener este conocimiento en nuestro poder definitivamente nos ayudará en el futuro", dijo Brian. "Vendrán proyectos que podrían requerir cambios masivos de registros, pero ahora que adquirimos esta experiencia, podremos hacerlo mucho más fácil". Agregó: "Estamos muy emocionados de poner a prueba las nuevas API que OCLC crea. Nos encanta estar a la vanguardia".

Ubicación

• Fredericton, Nueva Brunswick, Canadá

La biblioteca en cifras

• Le presta servicios a más de 10 000 estudiantes de la University of New Brunswick.
• Le brinda soporte a una institución con más de 65 laboratorios principales de investigación y 20 institutos líderes en investigación
• Posibilita la investigación de la University of New Brunswick, lo que representa el 70 % de toda la investigación financiada con fondos públicos en la provincia de Nueva Brunswick