Simplificar ILL para aumentar las solicitudes

El SAE Institute, fundado en 1976, ofrece educación y capacitaciones de medios creativos para aproximadamente 10 000 estudiantes en más de 50 campus en 23 países. Aunque casi todos los recursos bibliotecarios son digitales, algunos materiales físicos importantes también están disponibles. Al inicio del confinamiento debido al COVID-19, Christopher Paroz, Curador de Recursos Digitales de Global, sabía que su personal necesitaba una manera fácil de solicitar copias digitalizadas del contenido de la colección impresa; incluso si no estuvieran familiarizados con esta opción. "Durante nuestras investigaciones sobre otros sistemas, descubrimos que muchas bibliotecas utilizan una función de ‘holds request' (mantener reserva), la cual puede ser confusa para los usuarios. Navegar de manera diferente, las opciones complejas de ILL físicos y la digitalización solían alejar a las personas".

Christopher y su personal recurrieron a Préstamo Interbibliotecario (ILL) de WorldShare® en conjunto con WorldCat® Discovery. Al simplificar la disponibilidad del material y el idioma de atención al usuario en la interfaz de descubrimiento y personalizar su formulario de envío de ILL, el equipo fue capaz de proporcionar un solo botón de "Obtener una copia" para todas las solicitudes.

Una vez establecido el proceso, Christopher aseguró que capacitar al personal fue fácil. "Nuestro nuevo servicio integrado de intercambio de recursos combinaba cuatro flujos simples de trabajo al usar sistemas casi idénticos. El personal dominó el proceso en muy poco tiempo y la implementación fue instantánea, puesto que nuestro módulo de ILL ya estaba activo. Pudimos realizar un lanzamiento fácil el día que hicimos la transición a la nueva interfaz de WorldCat Discovery".

¿El resultado? De la noche a la mañana, hubo un aumento del 450 % en solicitudes digitalizadas. "Contamos con el proceso correcto frente a nuestros usuarios utilizando lenguaje simple que tiene más sentido", destacó Christopher. "Las personas pueden solicitar una copia de cualquier material físico por medio del módulo de ILL independientemente de si lo poseemos o no. Los usuarios no necesitan pensar en nuestros procesos ni preocuparse de cómo lidiar con las complejidades administrativas que ni siquiera conocen. Simplemente realizan la solicitud".

Todos quedaron contentos con el sistema al final. El personal de la biblioteca está emocionado por el aumento de la participación. A los estudiantes les encanta la facilidad de uso. Los docentes aprecian que los estudiantes puedan acceder ahora a más recursos bibliotecarios. Además, los administradores están impresionados con el aumento de uso y con la solución innovadora de la biblioteca.

"Nos encanta que hayamos aumentado el uso de nuestros materiales con unos pocos cambios, mínimos y sencillos, del sistema", aseguró Christopher. "Simplemente queremos ver más participación en la biblioteca, y claramente esta fue una gran manera de satisfacer una necesidad importante".

Ubicación

• Global, con sede en Miami, Florida, EE. UU.

La biblioteca en cifras

• Administra recursos en más de 50 campus en 23 países
• Proporciona educación y capacitaciones en función de audio, animación, diseño, cine, juegos, web y temas móviles
• Presta servicio a más de 10 000 estudiantes con 8 bibliotecas
• Mantiene menos del 1 % de los recursos físicos