Unifique su sistema de bibliotecas global

Las bibliotecas del SAE Institute brindan apoyo a 51 campus en 25 países. Sin embargo, Christopher Paroz, Curador de Registros Digitales, quien empezó a trabajar con diferentes sucursales, dijo: "Empecé a notar inconsistencias entre nuestros sistemas y deficiencias en cuanto a costos por tener múltiples sistemas". Algunas bibliotecas dependían exclusivamente de hojas de cálculo para administrar sus colecciones, y ninguno de los empleados de la biblioteca contaba con formas sencillas de intercambiar información entre los campus. "Con tantos sistemas y formas individuales de recopilar datos, teníamos abundante información y conocimiento, pero estaba confinado en la mente de las personas o sistemas remotos de todo el mundo".

El SAE decidió implementar los Servicios de Administración WorldShare^® (WMS) en todos los campus para unificar las bibliotecas y los servicios. Christopher trabajó con el personal de la biblioteca a nivel mundial para encontrar la mejor solución. "Todos coincidieron en que OCLC tenía las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de nuestros estudiantes, especialmente WorldCat^® Discovery", afirmó. Y, aunque el traslado a un nuevo sistema bibliotecario podía ser estresante, "todo el mundo acogió la migración con brazos abiertos, a pesar de la cantidad de trabajo que implicaba". Añadió: "Los WMS en verdad nos están ayudando a globalizar nuestros servicios y centralizar nuestro conocimiento".

Los WMS han simplificado las tareas del personal de la biblioteca y de los estudiantes. "La autenticación, el inicio de sesión y el uso del sistema es mucho más simple de lo que era en el pasado", afirmó Christopher. Por ejemplo, "Al momento de la implementación, no se elaboró un documento del proceso de circulación, de modo que el equipo empezó a trabajar de forma instintiva". Anteriormente, los estudiantes no podían encontrar ni acceder a los recursos que estaban en su país, pero los WMS brindaron acceso al catálogo mundial. "Ahora, podemos ofrecer un nivel de identificación realmente global, donde podemos buscar por áreas o de forma general, o a través de los miembros de OCLC de forma simultánea", afirmó. "A los estudiantes les resulta sencilla la ubicación de recursos, al igual que a nosotros. Los comentarios han sido muy positivos".

Christopher afirmó: "Desde nuestra perspectiva, lo que estamos haciendo ahora es innovador, moderno y, definitivamente, desarrolla importantes habilidades sociales en el equipo". Por primera vez, las bibliotecas de SAE están creando relaciones entre las regiones. "Ahora el equipo está realmente motivado, y creo que se debe en parte a la diversidad que tienen hoy en día en sus trabajos, proveniente de las tareas implementadas recientemente y pertenecientes a otras regiones", afirmó. Añadió: "Literalmente, soy un bibliotecario global". "Es increíble poder trabajar con diferentes personas provenientes de diferentes países y con diferentes culturas. La experiencia y el crecimiento que se ha creado a partir de eso es uno de los grandes beneficios que nos brindan los WMS".

La biblioteca en cifras

• Administra recursos en más de 50 campus en 23 países
• Proporciona educación y capacitaciones en función de audio, animación, diseño, cine, juegos, web y temas móviles
• Presta servicio a más de 10 000 estudiantes con 8 bibliotecas
• Mantiene menos del 1 % de los recursos físicos