Demuestre el valor de sus colecciones especiales

Cuando la Biblioteca Geisel de Saint Anselm College inició un proyecto para evaluar la colección y el espacio de la biblioteca utilizando Sustainable Collection Services^® y GreenGlass^®, el Archivista y Jefe o Colecciones Especiales, Keith Chevalier, abogó por incluir las colecciones especiales en la evaluación con el fin de identificar "y evaluar ampliamente el carácter distintivo de las colecciones como un todo". GreenGlass le dio la oportunidad de ver una imagen de las colecciones especiales con detalles adicionales, como las comparaciones con otras colecciones de la biblioteca, para hacerse una idea de cuán raros son estos materiales y qué áreas temáticas son más fuertes.

Keith estaba especialmente interesado en las Colecciones Franco-Americanas, que documentan las experiencias de los inmigrantes francoparlantes de Quebec que trabajaron en su mayoría en fábricas de Nueva Inglaterra, como las de Manchester, New Hampshire. A través de una donación, Saint Anselm College adquirió la colección Association-Canado-Américaine (ACA), que según Keith contiene "miles de volúmenes y cientos de pies cúbicos de material manuscrito". Antes de GreenGlass, "realmente no teníamos el tiempo ni el personal para evaluar completamente la colección de libros. GreenGlass nos proporciona una comprensión más matizada de nuestra colección que ayudará a informar las actividades de desarrollo de la colección", afirmó.

GreenGlass ayudó a Keith a clasificar el carácter distintivo de esta colección especial y a compartir esa información con los demás. De los aproximadamente 4.100 materiales de las Colecciones Franco-Americanas, "nos dimos cuenta de que 118 de estos materiales en nuestro poder son la única copia del libro", agregó. GreenGlass también le permite establecer parámetros útiles sobre los datos para ver la escasez de materiales. "Si usara la métrica de 10 o menos copias en todo el mundo, se tratarían de 1.150 títulos, es decir, cerca del 27% de nuestras colecciones Franco-Estadounidenses".

Keith explicó que "GreenGlass simplifica el procesamiento de los datos, lo cual es útil teniendo en cuenta el personal limitado y las amplias responsabilidades laborales". Agregó que los informes de su ILS proporcionan los datos como contenido en los correos electrónicos. GreenGlass "me proporciona un archivo formateado para Excel. Con este archivo, puedo organizar los datos de la manera que desee, ya sea a través de gráficos o tablas dinámicas. ... Es mucho más fácil de procesar de esta manera".

A partir de estos datos, él ha creado gráficos para ayudar a "leer la colección a través de la comparación para tomar decisiones del desarrollo de la colección y comunicar su carácter distintivo a los docentes, la administración y los donantes", afirmó Keith. Esta visión también puede ayudar con muchos otros proyectos, como un proyecto de reevaluación de registros bibliográficos para fortalecer los registros de títulos raros, de modo que los investigadores tengan más información matizada sobre estos volúmenes excepcionales.

Al utilizar los datos del proyecto GreenGlass, la biblioteca pudo desacreditar los volúmenes reemplazados, liberando espacio en el piso para expandir los archivos y colecciones especiales. "En un sentido general, estas colecciones son aún mejor utilizadas", dijo Keith. Con la comprensión sobre las colecciones que logró con GreenGlass, agregó, "somos capaces de tomar decisiones más informadas sobre el desarrollo de la colección". Y le ha permitido enfocarse en las áreas más necesitadas. "Como administrador de la colección, puedo usar algo como GreenGlass para comparar nuestras colecciones con otras instituciones y ver cómo encajamos en el mosaico de investigación".

La biblioteca en cifras

• Mantiene el archivo de la universidad y cuatro colecciones especiales: las Colecciones Franco-Americanas, la Colección O'Rourke Saint Anselm con materiales primarios y secundarios que documentan la vida y obra de Saint Anselm, la Colección New England con más de 1.600 volúmenes que incluyen historias de la ciudad y la Colección de libros raros con más de 1.000 materiales
• La primera colección en la universidad incluyó libros de la biblioteca del padre Nicholas Balleis, un monje benedictino de Salzburgo, Austria, que llegó a los Estados Unidos en 1836.
• Fue renovada recientemente para proporcionar un espacio para el procesamiento de colecciones y una sala de lectura para acceder al archivo, manuscrito y colecciones de libros raros.