Comprenda mejor su colección y cómo ampliarla

El Statewide California Electronic Library Consortium (SCELC) incluye una amplia variedad de bibliotecas que colaboran para hacer un mejor intercambio y ampliar sus colecciones. A fines del 2016, SCELC comenzó un proyecto de copias impresas usando GreenGlass^® con 14 bibliotecas piloto. El proyecto busca identificar la exclusividad y superposición de las colecciones impresas del SCELC, con el fin de desarrollar procesos para el intercambio de libros entre bibliotecas miembro, además de promover la sostenibilidad y disponibilidad de las colecciones del SCELC a largo plazo. Hannah Thomas, Directora de Catalogación del Saint Mary's College, afirma que las copias impresas compartidas “son parte de una tendencia regional y nacional”.

Laura Turner, Directora de Collections, Access, and Discovery de la Copley Library de la University of San Diego (USD), se unió al proyecto de copias impresas compartidas para ayudar a los académicos en la comunidad. “En realidad valoran nuestros recursos impresos y han participado de forma activa en la selección de muchos de estos recursos”, pero además “tienen necesidades físicas que transforman la biblioteca en sí”. Al igual que muchas bibliotecas, la USD se unió al proyecto de copias impresas compartidas del SCELC con el fin de equilibrar estas dos necesidades.

Las bibliotecas del SCELC le enviaron datos al software GreenGlass de SCS, lo cual les ayudó a analizar sus colecciones. Caroline Muglia, quien se desempeña como Vicedecana de Colecciones y Servicios Técnicos, Directora de Intercambio de Recursos, y Bibliotecaria Administradora de la Colección de la University of Southern California (USC), el miembro más grande del SCLEC, tuvo en un comienzo dudas sobre GreenGlass. “Creí que esta herramienta sería útil para instituciones más pequeñas o de rango medio, y que sin duda no estaría en la capacidad de aprovechar realmente toda nuestra colección”, admitió. “Casi de inmediato me quedó demostrado que estaba equivocada”. Muchas bibliotecas repitieron el comentario de Laura con respecto a que GreenGlass “nos proporciona este valor a un nivel colaborativo que realmente queríamos como parte del proyecto. Pero, lo sorprendente es que [también] le permitió a mi biblioteca darle un vistazo a nuestra propia colección y desglosarla a niveles que no teníamos idea que podíamos”.

“GreenGlass nos da la oportunidad de dar un paso atrás y ver desde una perspectiva más general hacia dónde va nuestra colección, dónde están las mayores falencias, y qué es lo que podríamos hacer como desarrolladores de la colección a fin de fortalecerla, y apoyar la investigación y las becas en la universidad”.
--Caroline Muglia, Vicedecana de Colecciones, Directora de Intercambio de Recursos, y Bibliotecaria Administradora de la Colección de la University of Southern California

“Me interesa mucho saber con qué material contamos para compartirlo con otras bibliotecas y viceversa”, dijo John De La Fontaine, exdirector de Servicios de Colecciones de Occidental College. “Algo que encontré bastante útil fueron los enlaces a HathiTrust [en GreenGlass]. Fue bastante útil porque podemos compartir nuestra colección de distintas maneras”. Laura agregó: “Un elemento fundamental es su conexión con WorldCat^®”. Caroline también disfrutó trabajar con otras bibliotecas miembro del SCELC. “Confiar en esa cohorte y en su experiencia, o simplemente aprender de sus errores, ha sido realmente muy útil”, dijo.

Fue sorprendente ver cómo muchas de las bibliotecas tienen muy poca superposición dentro de sus colecciones. “Somos un instituto pequeño de bellas artes, pero se esperaría que tengamos casi que los mismos libros que muchos otros institutos”, dijo Hannah. En lugar de eso, encontraron que “cada una de las bibliotecas tiene muchos títulos que no se encuentran en ninguna otra biblioteca”. Armadas con este conocimiento, las bibliotecas pueden asumir compromisos de retención mejor informados. Recientemente John llevó a cabo un programa de descarte en su biblioteca, pero se dio cuenta de que GreenGlass le proporciona más detalles sobre los títulos que no eran descartados. “Me permitía saber exactamente qué era único en mi colección y las distintas existencias en nuestra área, California, y en el país en general”, dijo.

Las bibliotecas piloto pusieron en práctica lo que aprendieron de SCS y GreenGlass en sus intercambios dentro del grupo y en sus decisiones para hacer un mejor desarrollo de colecciones. Como lo observó Hannah: “Nuestra colección retenida cuenta solo con 25 000 títulos, pero estamos en proceso de obtener acceso a préstamos recíprocos de una colección de más de un millón de títulos”. John agregó: “Me gustaría ver que aumenta el intercambio de recursos en nuestro grupo del SCELC, y esta es una excelente herramienta para ayudarnos”. Caroline valoró especialmente lo que pudo aprender acerca de las colecciones de USC. “Para nosotros, ver toda nuestra colección, y comprender las falencias y las fortalezas, es una buena razón para participar en esta iniciativa”, dijo. “Nos apropiamos de todo lo que aprendemos y lo ponemos en práctica en nuestra colección en general. Tiene una aplicación realmente amplia”. Contenta con el éxito del programa piloto, Hannah afirmó que: “Las bibliotecas en la primera cohorte del proyecto de copias impresas compartidas anhelan ver que una segunda cohorte se una. ¡Queremos construir un proyecto de copias impresas compartidas muy grande con muchos, muchos libros!”

El consorcio de un vistazo

• Reúne instituciones académicas y de investigación, independientes y sin fines de lucro, con el fin de promover la innovación y la colaboración en la adquisición y el uso eficiente de los recursos y servicios de bibliotecas
• Consta de 112 instituciones miembro y más de 200 instituciones afiliadas de todos los tamaños
• Los miembros apoyan a 500 000 estudiantes aproximadamente, con más de 21 millones de volúmenes y cerca de 2500 recursos electrónicos