SWAN (System Wide Automated Network) es un consorcio de varios tipos con 100 bibliotecas miembro, principalmente bibliotecas públicas junto con bibliotecas académicas, especializadas y escolares ubicadas por todo el área de Chicago. Con una base de usuarios de biblioteca colectiva de más de un millón, las bibliotecas miembro de SWAN utilizan tanto WorldCat Discovery de OCLC como los servicios de Préstamo interbibliotecario de WorldShare (ILL).

En 2019, el personal de la biblioteca SWAN respondió de forma manual “en uso, prestado” a más de 26 400 solicitudes de ILL. En 2023, gracias a la función de disponibilidad en tiempo real, dicha cifra se redujo a 4900 solicitudes. Como resultado de la implementación de la disponibilidad en tiempo real, el ILL de WorldShare procesó de forma automática las solicitudes y las envió a la siguiente entidad prestadora aproximadamente 15 400 veces cuando los materiales se retiraron o no estaban disponibles para su préstamo. "Estamos contentísimos con esto, ya que es un beneficio bastante evidente para nuestros miembros de SWAN", dijo Helen.

Lea más en la historia completa de los miembros de los consorcios SWAN.  

Cuando Laura D'Amato, Jefa de Servicios de Acceso y Préstamo Interbibliotecario, se incorporó a la Biblioteca Ritter de la Universidad Baldwin Wallace, se dio cuenta de que sus flujos de trabajo de préstamo interbibliotecario habían sido los mismos durante mucho tiempo. Cuando se produjo la pandemia de COVID-19 y la biblioteca cerró, Laura asistió a la capacitación de OCLC y accedió a videos para conocer las capacidades de entrega automatizada.

Al aprovechar esa información, Laura configuró automatizaciones de préstamos en WorldShare ILL. Como resultado, sus tiempos de respuesta para los préstamos se redujeron en 20 horas para las copias y en 2 días para los materiales físicos. Y ahora que se ha implantado la disponibilidad en tiempo real, Laura afirma: "Es útil porque cuando miro nuestra cola "¿Puede suministrar el material?" sé que las solicitudes no serán de artículos retirados”. Gracias a su participación en el programa Express, sus usuarios reciben ahora las solicitudes de copia un 50 % más rápido. Lea más en la historia completa de los miembros de la Baldwin Wallace University.

Las bibliotecas de la Eastern Kentucky University (EKU) lograron algunos de los tiempos de préstamos más rápidos entre los miembros del programa de entrega digital Express. ¡Durante los primeros seis meses de 2022, el 30 % de las solicitudes se completaron en una hora o menos, el 40 % se completaron en dos horas o menos, y 10 solicitudes se completaron en dos minutos o menos!

Ashley Cole, directora adjunta de estrategias de colecciones, compartió que lograron tiempos de respuesta increíbles para los préstamos al “trabajar con nuestro administrador de sistemas para configurar Tipasa^® de la manera más eficiente según nuestras necesidades”. Su equipo usó la información de nuestros videos de capacitación para crear rutas y grupos de existencias personalizados, activar la integración de la base de conocimientos de WorldCat para ILL, y configurar las automatizaciones de préstamos mediante el administrador de solicitudes automatizado. Lea más en la historia completa de los miembros de la Eastern Kentucky University.

En la Universidad Estatal de Ohio, el personal de préstamos interbibliotecarios, que utiliza ILLiad, rechazaba de manera trascendental una de cada tres solicitudes porque los materiales estaban prestados. Después de implementar la función de disponibilidad en tiempo real, ahora solo rechazan una de cada 20 solicitudes. Esto ha dado como resultado una reducción significativa en el tiempo que el personal dedica a las solicitudes de ILL que no pueden despachar.

"En el estado de Ohio, observamos una reducción de las solicitudes de ILL de materiales en préstamo del 30 % al 5 %. Ese es un gran ahorro del tiempo para el personal", afirmó Brian Miller, jefe de préstamo interbibliotecario. Su tasa de despacho también ha mejorado de alrededor del 50 % a más del 70 %.

La biblioteca de la ciudad y el condado de St. Charles, que utiliza ILL de WorldShare, configuró una automatización para materiales audiovisuales y otra para libros mediante el administrador de solicitudes automatizado. "Descubrí que valía la pena tomarse unas pocas horas para configurar las automatizaciones, dadas las horas que ahorramos en tiempo del personal", afirmó Laura Barber, asistente profesional de préstamos interbibliotecarios.

Para reducir la cantidad de intervención del personal, Laura ha configurado el administrador de solicitudes automatizado para dirigir nuevas solicitudes a la cola "Nuevo para revisión" "si WorldCat^® muestra que nuestra institución cuenta con existencias del material, si parece ser una solicitud duplicada, es decir, el mismo usuario ha solicitado el mismo elemento y si hay menos de dos entidades prestadoras".

"En las Universidades de Saint Benedict y de Saint John's, donde usamos Tipasa, el administrador de solicitudes automatizado es una excelente manera de mantener nuestro Departamento de ILL en marcha, incluso si nuestros horarios de trabajo cambian", dijo Nicole Reuter, gerente de servicios de acceso.

Nicole configuró el administrador automatizado de solicitudes con dos automatizaciones básicas: una para copias y otra para préstamos. La automatización funciona muy bien con las asociaciones preexistentes de su biblioteca, incluido el grupo de bibliotecas Express LVIS (bibliotecas muy interesadas en compartir) que utilizan para hacer copias y tres grupos Minitex que utilizan para hacer préstamos. También destacó el ahorro de tiempo. "Ahora que hemos aumentado nuestra automatización, pasamos mucho menos tiempo revisando cada solicitud de ILL".

Antes de comenzar a trabajar con Tipasa, en 2019, la Northeastern State University no había establecido ninguna automatización. Según Brandon Martin, instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos, las automatizaciones no solo le parecían intimidantes, sino que también pensaba que todo debía hacerse sin intermediarios. Cuando la biblioteca migró a Tipasa, el equipo de implementación de OCLC invitó a Brandon y a su equipo a revisar las ventajas de la automatización.  

Empezaron con una o dos automatizaciones y a partir de ahí fue creciendo. Ahora cuentan con diez y esperan agregar más. "No tenemos que interceder tanto con la automatización", señaló Brandon. "Nos ahorra tiempo en tareas como la aplicación de datos constantes y la creación de cadenas de entidades prestadoras. Además, etiqueta de manera automática las solicitudes en función de los criterios que seleccionamos, de modo que nos permite destacar cosas que podríamos pasar por alto".

El departamento de préstamo interbibliotecario (ILL) de la Pearson Library de la California Lutheran University cuenta con un bibliotecario a tiempo completo y dos estudiantes empleados a tiempo parcial. Como miembro participante del programa de entrega digital Express, este pequeño equipo siempre tiene un tiempo de respuesta inferior a seis horas para las 643 solicitudes de copias que atiende en promedio cada mes. Como resultado, desde 2021, la biblioteca se ha ubicado entre las cinco primeras bibliotecas Express por volumen.

Leanna Pagano, gerente de intercambio de recursos y bibliografía recomendada, dijo que la clave es la ayuda de los estudiantes trabajadores y el uso de WorldShare ILL y la base de conocimiento de WorldCat. En cada solicitud de copias, el estudiante revisa primero para ver si el solicitante es una biblioteca LVIS (Bibliotecas muy interesadas en compartir) o una entidad prestadora recíproca. Luego, comprueban qué puede prestar la biblioteca y cómo lo pueden prestar para cada base de datos. "Lo que hace esto muy fácil es el enlace de la base de conocimiento de WorldCat que está integrado con WorldShare ILL", señaló Leanna. "Suele ser tan sencillo como hacer clic en ese enlace, que les lleva a la base de datos correcta y al artículo de texto completo para que simplemente lo descarguen y luego lo suban a Article Exchange".

Leanna también contó que configurar dos monitores para cada puesto de trabajo, desarrollar un programa de capacitación para estudiantes y programar de manera estratégica a los estudiantes a lo largo del día, les ayuda a tener éxito.

La Joyner Library de la East Carolina University, una universidad pública de investigación en Greenvale, Carolina del Norte, es uno de los tres principales proveedores por volumen en el programa de entrega digital Express de OCLC. El personal de la biblioteca utiliza ILLiad para completar aproximadamente 1000 solicitudes de copias Express al mes y mantiene un tiempo de respuesta inferior a 12 horas.

William Gee, director de circulación y préstamo interbibliotecario, explicó que sus rápidos tiempos de respuesta y sus excelentes estadísticas de préstamo Express se deben a una serie de factores, entre ellos, la automatización de los flujos de trabajo del préstamo interbibliotecario. Según William, "la automatización es absolutamente imprescindible. Lo invito a que explore la nueva funcionalidad de la entrega automatizada. Todo esto le ayuda a automatizar los flujos de trabajo del préstamo interbibliotecario".

El equipo de William confía en la red de WorldShare ILL de OCLC, su Directorio de Políticas y el servicio de Administración de cargos del préstamo interbibliotecario (IFM) para respaldar su trabajo. Señaló que los impresionantes tiempos de respuesta también pueden atribuirse a que conocen lo que sus acuerdos de licencia les permiten prestar, aprovechan al máximo las funciones de gestión de ILLiad, contratan excelentes empleados y despachan solicitudes dos veces al día. También intentan mantener con precisión las existencias físicas en WorldCat y las existencias electrónicas en la base de conocimiento de WorldCat a fin garantizar que los usuarios de su biblioteca puedan encontrar y acceder a todos los recursos disponibles actualmente en las colecciones de su biblioteca.