SWAN Library Services
Agilice la entrega y libere tiempo del personal con disponibilidad en tiempo real
“Lo mejor de tener disponibilidad en tiempo real... es que jamás deja de funcionar. Proporciona monitoreo de la cola de proveedores de ILL de una biblioteca, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.”
Helen Pinder
Consultora de Resource Sharing, SWAN Library Services
SWAN (System Wide Automated Network) es un consorcio de varios tipos con 100 bibliotecas miembro, principalmente bibliotecas públicas junto con bibliotecas académicas, especializadas y escolares ubicadas por todo el área de Chicago. SWAN proporciona una amplia gama de servicios a sus bibliotecas miembro, garantizando la consistencia para los usuarios de bibliotecas y ahorro en costos para dichas bibliotecas.
Con una base de usuarios de biblioteca colectiva de más de un millón, las bibliotecas miembro de SWAN utilizan tanto WorldCat Discovery de OCLC como Préstamo interbibliotecario de WorldShare (ILL). Anualmente, las bibliotecas de SWAN procesan más de un millón de transacciones ILL, lo que mejora el acceso a los materiales alrededor del área.
Helen Pinder, consultora y Resource Sharing para SWAN Library Services, comenzó a explorar la función de disponibilidad en tiempo real, una de las capacidades de entrega inteligente de OCLC. Esta función fortalece el sistema de ILL de bibliotecas de WorldShare para revisar solicitudes y verificar el estado del material solicitado. En cuestión de segundos, el ILL de WorldShare puede identificar la disponibilidad de un material. Esta automatización agiliza los flujos de trabajo del personal de ILL, lo que les permite centrarse en procesar las solicitudes que pueden despachar. También agiliza el proceso de préstamo al trasladar rápidamente la solicitud a la siguiente biblioteca en la cadena de entidades prestadoras en cuestión de segundos, entregándole los materiales a los usuarios de una forma incluso más rápida.
“Debido a que el sistema realiza una comprobación inmediata [con la función de disponibilidad en tiempo real], la cantidad de tiempo máxima que se debe esperar para obtener ese “no” y transferir la solicitud a la siguiente entidad prestadora es de solo segundos. Y un “no” más rápido significa menos tiempo de espera para su usuario”.
Implementación de la disponibilidad en tiempo real
Antes de que Helen implementara la disponibilidad en tiempo real para las bibliotecas miembro de SWAN, el personal de ILL tenía que revisar todas las solicitudes en su cola de ILL "¿Puede suministrar el material?", incluso aquellas solicitudes de materiales que estaban retirados o que no estaban disponibles.
Ahora, cuando una biblioteca de SWAN recibe una solicitud y la ubicación del material solicitado figura en uno de los cinco estados del OPAC (Online Public Access Catalog): retirado, en orden, en espera, en tránsito, o perdido, la solicitud de ILL omite la cola “¿Puede suministrar el material?” de la biblioteca. Además, la solicitud es trasladada automáticamente a la siguiente entidad prestadora.
Al aceptar la función de disponibilidad en tiempo real, SWAN Library Services no solo le ahorra tiempo al personal, sino que mejora la satisfacción del usuario al entregar los materiales solicitados de manera más rápida. Helen comentó: “Ha marcado una verdadera diferencia”.
Miles de horas laborales ahorradas
En 2019, el personal de la biblioteca SWAN respondió de forma manual “en uso, prestado” a más de 26 400 solicitudes de ILL. En 2023, dicho número ascendió a 4900 solicitudes. Como resultado de la implementación de la disponibilidad en tiempo real, el ILL de WorldShare procesa de forma automática las solicitudes y las envía a la siguiente entidad prestadora aproximadamente 15 400 veces.
Suponiendo que una solicitud habitual de ILL permanezca en la cola “¿Puede suministrar el material?” de una biblioteca durante una hora antes de ser reenviada (o posiblemente días, especialmente si se trata de una solicitud en un fin de semana), esta función elimina un promedio de 15 400 horas (o 641 días) del tiempo de espera de las solicitudes de los usuarios. En consecuencia, esta función traslada los materiales más rápido a través de la red, garantizando que los usuarios reciban sus materiales solicitados de una forma incluso más rápida.
Soporte de ILL las 24 horas del día para el personal de la biblioteca
Mientras el personal de la biblioteca se limita a monitorear las solicitudes de ILL durante el horario laboral regular, el sistema de ILL opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Al sistema le toma unos cuantos segundos conducir la búsqueda del estado de un material, una tarea que le puede tomar varios minutos al personal de ILL. Incluso, el sistema transfiere las solicitudes para materiales sin disponibilidad de forma eficiente a la siguiente entidad prestadora, lo que le tomaría al personal días para realizar la misma acción, en especial durante los fines de semana o festivos. “Estamos muy emocionados por esto, ya que es un beneficio bastante claro para nuestros miembros de SWAN”, dijo Helen.
- Celebró 50 años de servicio en 2024
- Cuenta con 1,5 millones de títulos y 8,3 millones de materiales
- Circula anualmente 13 millones de materiales
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