Simplifique su programa de adquisición de contenido electrónico impulsado por la demanda

La biblioteca de Swinburne University of Technology comenzó a ofrecer el programa de adquisición impulsada por la demanda (DDA, por su sigla en inglés) en julio de 2006. "Fuimos una de las primeras del mundo en utilizar el modelo de adquisición impulsada por la demanda para las compras", dijo John Butera, bibliotecario de Administración de Recursos. Swinburne University comenzó por cargar los registros MARC de los 34 000 libros electrónicos de EBL (Ebook Library) en el catálogo de préstamos sin intermediarios, y se establecieron parámetros para que se compre un libro electrónico después del tercer préstamo. El sistema compró automáticamente el primer libro en el mismo día en que DDA estuvo disponible. En la actualidad hay más de 600 000 libros electrónicos disponibles a través del programa de DDA de Swinburne.

John explicó: "La razón por la que estábamos interesados en el Administrador de colecciones de Worldshare^® era DDA". El Administrador de colecciones hizo posible que el equipo de John mantuviera el catálogo actualizado con registros MARC de alta calidad. Cuando las colecciones electrónicas disponibles a través del programa de DDA de Swinburne se actualizan o cambian, o cuando la biblioteca decide actualizar su perfil con los proveedores a fin de ajustar qué títulos deberían estar disponibles, "recibo una notificación por correo electrónico de que los archivos están listos para descargar. Simplemente selecciono los archivos desde el Administrador de colecciones de WorldShare y se descargan en mi computadora". Desde allí John los carga al sistema de administración de bibliotecas integrado.

"Para los registros MARC que no estén disponibles en el momento en que recibimos la colección, podemos hacer un registro corto. Luego, los registros completos de OCLC se superponen a esos registros", explicó John. "Una vez establecido el flujo de trabajo, se reduce el esfuerzo manual necesario". Y agregó: "Confiamos en que el proveedor y OCLC se notifican entre sí que existe un registro MARC completo disponible para un registro corto de la editorial. Simplemente los cargamos, superponemos el registro completo sobre el registro corto, y listo". 

Esos registros de alta calidad ayudan a que el personal de la biblioteca identifique tendencias en el uso de la biblioteca. De enero a junio de 2013, el personal notó que la biblioteca adquirió una cantidad casi exacta de libros electrónicos seleccionados por los bibliotecarios y de libros electrónicos adquiridos mediante DDA. Desde entonces, circuló el 21 % de los seleccionados por los bibliotecarios en comparación con el 100 % de los de DDA. El personal también compara el uso de las colecciones impresas y las electrónicas. "Si los datos no son consistentes, todo el procedimiento se ve comprometido", afirma John.

A pesar de lo complicado que podría ser administrar registros de alta calidad sobre colecciones electrónicas cambiantes y compras de DDA, John considera que, con el Administrador de colecciones de WorldShare, es fácil enseñar a otros los flujos de trabajo propios. "Es una sencilla transferencia de información", dijo. Otros miembros del personal pueden llevar a cabo el procedimiento; es una transición de tareas bastante integrada". Y agregó: "Invertimos menos tiempo en la administración del contenido electrónico, así que ahora podemos dedicar ese tiempo a administrar la colección física".

La biblioteca en cifras

• Las políticas de desarrollo de colecciones apoyan una preferencia explícita por los recursos electrónicos sobre los recursos impresos
• Las colecciones especiales incluyen diseño y arte, la historia de Swinburne y guías de cursos que se remontan a 1964
• Ofrece a los estudiantes acceso en línea a exámenes pasados clasificados por semestre y por curso