Definir el éxito por medio de un mayor compromiso y procesos más simples

Cuando se hizo evidente que era necesaria una migración, en el año 2016, el equipo de la biblioteca Waggoner de la Trevecca Nazarene University sopesó los beneficios de hacer la migración con su actual proveedor de servicios o elegir otro sistema. Después de estudiar las características y beneficios de los Servicios de Administración de WorldShare^® (WMS), decidieron hacer el cambio. WMS ha permitido que la biblioteca ahorre dinero, y ha facilitado la labor del personal con flujos de trabajo optimizados, como mejoras en el proceso de adición de registros en el catálogo y la administración de colecciones mediante la base de conocimientos.

"Realmente no queríamos considerar ningún sistema que pudiera costar más de lo que ya estábamos pagando. Por eso, hicimos la migración a WMS como parte del programa de incentivos del Christian Library Consortium, que nos ofreció un descuento considerable que puede ser aún mayor si participan más miembros del consorcio", afirmó Beth Purtee, Bibliotecaria de Servicios Técnicos.

Sarah Keil, Bibliotecaria de Recursos Electrónicos y Sistemas, afirmó que la implementación de los WMS resultó fácil y sin dificultades para la mayoría del personal, mientras que Beth apreció sobre todo el soporte disponible gracias al Centro Comunitario de los WMS, la documentación y capacitación en línea, y la Asistencia de OCLC.

Beth explicó que el proceso de catalogación del sistema anterior de Trevecca requería registros de edición en Connexion^® antes de agregarlos al catálogo local. Debido a que WMS usa WorldCat como el catálogo de la biblioteca, ya no es necesario que ella realice el proceso de edición e importación. "Tomamos los registros tal como están", aseguró Beth, "y por eso la catalogación funciona de manera más optimizada". También está más integrada con el proceso de adquisición que lo que estaba con el sistema anterior. "Teníamos que implementar manualmente algunas soluciones temporales. Pero ahora, el proceso ha mejorado mucho. Estaba muy entusiasmada con este cambio", aseguró Beth.

Sarah utiliza el Administrador de colecciones de WorldShare para administrar de manera eficaz los recursos electrónicos a la vez que conserva automáticamente las existencias dentro de WorldCat^®, a fin de que los usuarios de la biblioteca puedan encontrarlas en WorldCat Discovery. El uso del Administrador de colecciones de WorldShare ha permitido aumentar el acceso a los recursos en línea para los estudiantes de Trevecca, y permite que el personal complete tareas en segundo plano con mayor eficacia.  

Toda la organización goza de los beneficios de WMS. Por ejemplo, Sarah afirmó: "Nos complace poder contar con un sistema bibliotecario basado en la nube para [administrar los registros de los usuarios]". En general, la migración a WMS brindó muchas oportunidades para generar un cambio positivo. Sarah agregó: “Esperamos muchos cambios en el futuro, incluidas las pruebas de la aplicación Digby^® para la realización de inventarios”.

Ubicación

• Nashville, Tennessee, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

• Proporciona acceso a más de 90 000 libros impresos, 200 000 libros electrónicos, 45 bases de datos centrales y 51 000 publicaciones seriadas electrónicas
• Aloja archivos que se enfocan en la universidad y la Iglesia del Nazareno
• Brinda asistencia presencial o en línea a los estudiantes de programas desde el diplomado básico de dos años hasta el doctorado