Apoye el cambio de roles con menores cargas de trabajo

Cuando Tulsa Community College se dio cuenta de que su sistema de bibliotecas integrado (ILS, por su sigla en inglés) estaba quedando obsoleto, ya estaban preparados para adoptar un sistema de próxima generación basado en la nube. "Queríamos algo que funcionara de manera integrada con el sistema de identificación que utilizábamos", explicó Paula Settoon, decana de bibliotecas y bibliotecaria del Instituto. Además, "Queríamos que de verdad no fuera necesario tener aplicaciones en cada PC", dijo. El bibliotecario de Sistemas y Tecnología, Bob Holzmann, añadió: "Con [cuatro] campus dispersos en el condado, eso implicaba que cuando debíamos realizar las [actualizaciones del sistema], yo debía viajar un par de días para llevar a cabo este trabajo".

La biblioteca eligió WorldShare^® Servicios de Administración (WMS, por su sigla en inglés) en parte porque ya estaban satisfechos con WorldCat^® Discovery y los otros servicios de OCLC. "Éste fue el único sistema para el que no tuvimos que pedir dinero extra", dijo Bob, porque "incluía muchas cosas que ya estábamos haciendo con OCLC". Y agregó: "Vimos que la solución WMS era realmente una buena opción para nuestra situación presupuestaria. ...Pudimos eliminar algunos otros servicios , como ... la actualización de control de autoridad".

Bob también opina que la migración fue relativamente fácil gracias, en parte, a las herramientas de capacitación en línea de OCLC. "Hay frecuentes actualizaciones de la capacitación... y no se debe pagar dinero extra, como sucedería con otras compañías". Después de trabajar años con miembros del personal regional y técnico de OCLC para otros servicios, Bob consideró que el personal de implementación de WMS respondió con el mismo alto nivel de prestación. "El personal de OCLC... fue muy servicial y amable, y bastante rápido", dijo.

Con el sistema antiguo, explicó Paula, "[Bob] pasaba mucho tiempo ejecutando informes y desarrollando los criterios para los informes; ahora todo lo podemos hacer nosotros solos cuando lo deseemos. ...Ha sido un gran cambio para el personal tener la posibilidad de hacer algunas de esas cosas por sí mismos". Bob estuvo de acuerdo: "Con la tecnología, el personal es más autónomo".

Debido a los procesos de cese en el servicio, el personal de Servicios Técnicos se ha reducido, pero, dijo Bob: "Nos dimos cuenta de que en Servicios Técnicos estábamos eliminando o reduciendo las tareas". Bob ya no viaja por los campus para actualizar el software. El bibliotecario catalogador ahora tiene tiempo para atender al público en el mostrador de referencia y para trabajar en la catalogación especial y única. "Este año, no tenemos el problema de trabajo atrasado que hemos tenido en el pasado", dijo Bob. Además, los miembros del personal tienen más tiempo para dedicarse a proyectos especiales, como el archivo de Tulsa Community College.

Bob también valora tener más acceso a WorldCat, que él describe como "el mejor servicio bibliográfico y la base de datos más grande del mundo", porque "casi todo está allí y los otros proveedores no ofrecen eso". Y agregó: "Ya no tenemos que cargar los registros MARC en un ILS porque todo está ahí, en WorldCat". Además, "OCLC es una cooperativa, no una corporación, por lo que tiene algunas ventajas para los usuarios finales". Y lo más importante, dijo, "Al personal de circulación le encanta [WMS]. El personal de catalogación [dice] que hace las cosas más rápido... A los usuarios les gusta la apariencia y el método simple y claro de Discovery".

La biblioteca en cifras

• Presta servicios al instituto de enseñanza superior más grande de OKlahoma, cuenta con varios campus con casi 10 000 estudiantes equivalentes de tiempo completo (FTE, por sus sigla en inglés)
• Biblioteca de servicio completo en cada uno de los cuatro campus principales respaldada por cuatro directores de biblioteca, además de nueve bibliotecarios profesionales a tiempo completo y cuatro a tiempo parcial
• La colección incluye alrededor de 70 000 títulos distribuidos en los cuatro campus