Selección de recursos para un almacenamiento externo confiable y transparente

Las bibliotecas de la University of New Mexico tienen aproximadamente 3,5 millones de materiales en cuatro edificios, explicó Susanne Clement, ex Profesora Adjunta y Directora de Colecciones. Zimmerman Library, la biblioteca principal, con su estilo de pueblo español, fue diseñada por John Gaw Meem e inaugurada en 1938. A pesar de su belleza, la importancia histórica de este edificio dificulta su renovación, explicó Susanne. “Incluso los postes de metal que sostienen los estantes forman parte del diseño estructural. En esa torre en particular, no se pueden hacer modificaciones al piso, lo que significa que solo se puede usar para ubicar libros en los estantes”.

El personal de la biblioteca determinó que el espacio en los estantes de la Zimmerman Library estaba lleno entre el 76 % y el 97 %. Para reducir la ocupación “entre el 70 % y el 75 %, necesitaríamos retirar entre 120 000 y 180 000 materiales”, afirmó Susanne. La biblioteca se estaba preparando para un gran proyecto de limpieza, pero después de adquirir la editorial University New Mexico Press, fue posible convertir la sede de la editorial en el Depósito del Campus Sur (SCR). Susanne explicó que “podremos instalar estantes de almacenamiento externo apropiados para la biblioteca”, lo que permitirá que el SCR albergue aproximadamente 1,5 millones de materiales como monografías y periódicos menos utilizados. Sin embargo, un cambio de esta magnitud conlleva muchos retos.  

“Sabíamos de GreenGlass^® desde hacía mucho tiempo”, dijo Susanne. “Además, hablamos con muchas bibliotecas para conocer sus experiencias, e incluso tuvimos la oportunidad de ver algunos datos sin procesar que GreenGlass nos proporcionó, así como la interfaz web. Sabíamos cómo iba a ser antes de que decidiéramos implementar GreenGlass”, aseguró.

El personal de la biblioteca habló con cada departamento de la universidad acerca del traslado al lugar de almacenamiento externo. Usando datos de GreenGlass, Susanne afirmó: “Les dimos una idea de cuántos materiales había, y qué parte de los materiales no estaba en circulación”. El personal de la biblioteca descubrió que cerca del 40 % de su colección nunca había sido retirado, una cifra similar a los datos a nivel nacional. El personal de la biblioteca le propuso al departamento de inglés trasladar al lugar de almacenamiento externo cualquier material publicado antes de 1960 que no hubiera circulado al menos una vez durante los últimos 15 años. “Y ellos respondieron: «Eso es demasiado conservativo. Mejor que sea a partir de 1970»”.

Debido a que el personal de la biblioteca pudo respaldar sus recomendaciones con datos reales y actualizados, el personal docente ha demostrado en gran medida su apoyo al esfuerzo de trasladar libros al SCR. Susanne le da crédito a GreenGlass por ofrecerle las herramientas que ella necesitaba para realizar estas conversaciones. “Para mí, el verdadero beneficio es el análisis que puedo hacer de la colección", agregó. "Una de las ventajas que hemos descubierto con GreenGlass es que podemos usar las colecciones con mayor facilidad“.

Ubicación

• Albuquerque, New Mexico, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

• Agrega más de 20 000 materiales físicos a su colección cada año
• Respalda a la editorial University of New Mexico Press
• Proporciona acceso a más de 3 millones de volúmenes en colecciones