Utilizar los servicios existentes como punto de partida para brindarles mejor apoyo a los estudiantes

Durante muchos años, la biblioteca de la University of Winnipeg ha utilizado los servicios de OCLC para catalogar, compartir y ayudar a que los usuarios encuentren recursos. Cuando el personal estaba listo para actualizar su servicio bibliotecario existente, la solución más eficiente fue agregar los servicios restantes incluidos en los Servicios de Administración WorldShare^® (WMS). Emma Hill Kepron, Bibliotecaria de Iniciativas Digitales, explicó: “Honestamente, una de las razones por las que escogimos WMS fue que implicaba que no debíamos hacer muchas cosas de manera diferente”. Sin embargo, los cambios que realizaron después de implementar WMS le han ahorrado al personal mucho tiempo y frustraciones, han hecho que la información de los estudiantes sea más segura, y permitirán que el personal retribuya a la amplia comunidad bibliotecaria.

Un cambio que ha sido bien acogido es la capacidad de automatizar la adición de los datos de los estudiantes en WMS cada semestre, un proceso que anteriormente se hacía de forma manual. Emma explicó que “Ahora, gracias a un proceso en el que se usa SFTP, hemos automatizado la importación desde el sistema de información estudiantil a OCLC”, y el personal de OCLC se asegura de que los datos de los estudiantes se carguen en la instancia de WMS. Esto permite que los estudiantes inicien sesión una sola vez en la biblioteca con las credenciales del campus, mantiene su información más segura en el portal del campus, y evita que el personal de la biblioteca tenga que solucionar problemas de contraseñas.

Además, la biblioteca utiliza Digby^®, una aplicación para dispositivos móviles incluida en WMS que brinda apoyo para administrar listas de extracciones, reacomodamientos, realizar el inventario y otras tareas. “Cuando depuramos nuestra colección de referencias, si queremos que algo pase a las estanterías principales, prácticamente podemos hacerlo sobre la marcha”, afirmó Emma. Con Digby, “El inventario es fácil. Los cambios de ubicación son grandiosos”

“Nuestro departamento de adquisiciones ya no tiene que ingresar manualmente los registros de los pedidos”, afirmó Emma, algo que ha tenido como resultado un ahorro considerable de tiempo. “Con nuestro antiguo sistema, hacer seguimiento de los pedidos, pagar las facturas y gravar los fondos era un proceso multiplataformas que ahora se realiza en una sola: WMS”, explicó. “Es mucho más fácil para nosotros saber en qué parte del proceso están las cosas”. Además, ya que WMS permite líneas de presupuesto anidadas, es más fácil que el personal administre los gastos. “También soy la coordinadora temática de inglés, y ahora puedo hacer un mejor seguimiento de lo que gasto en libros electrónicos y monografías”, prosiguió. “Ahora, literalmente puedo ver un gráfico circular con la cantidad que me queda disponible para gastar”

Por medio de la recolección de informes de SUSHI, el Administrador de Licencias de WorldShare le proporciona a la biblioteca acceso directo a los datos sobre el uso de sus colecciones electrónicas por primera vez. “Ya no hay que depender de los proveedores para tener esa información”, dijo Emma. Asimismo, el Administrador de Licencias hace que las notas públicas de la biblioteca sean visibles en WorldCat^® Discovery, lo que ayuda a que los usuarios de la biblioteca entiendan cómo pueden utilizar los recursos que encuentran.

Gracias a estos y otros cambios en sus flujos de trabajo, el personal ha tenido tiempo de contribuir más a la comunidad bibliotecaria. Después de años de beneficiarse de los archivos KBART creados y compartidos por las bibliotecas, Emma está ansiosa de proporcionar archivos para que otros los usen. “Estamos trabajando en un proyecto futuro que es crear nuestros propios archivos KBART a partir de registros MARC existentes de una pequeña colección que tenemos aquí”. El departamento de metadatos también tiene planeado mejorar los registros de catálogos existentes de los materiales relacionados con los conocimientos indígenas, “algo que es de gran interés para el campus y Canadá”, afirmó. “Tenemos muchos libros de autores indígenas y temas indígenas… Nos gustaría reunirlos y poder facilitar su identificación”. “Antes, simplemente no teníamos el tiempo para hacerlo”, añadió.

Ubicación

• Winnipeg, Manitoba, Canadá

La biblioteca en cifras

• Atiende a casi 10.000 estudiantes de una universidad destacada por las becas indígenas, el compromiso con el medioambiente, grupos pequeños y diversidad en el campus
• Está ubicada en territorio del Treaty 1, en el corazón de la Nación Métis, y mantiene una colección de temas indígenas para promover el diálogo sobre la diversidad
• Apoya a los investigadores por medio de un ciclo de publicación con administración de datos de investigación, financiación, acceso libre y otras iniciativas