Finances d'OCLC

Questions et réponses sur la rémunération des administrateurs d'OCLC

À partir de quand les administrateurs d'OCLC ont-ils commencé à percevoir une rémunération pour leur travail?

Entre 1967 et 1977, les administrateurs d'OCLC étaient élus exclusivement dans les bibliothèques de l'État d'Ohio et n'étaient pas rémunérés. Seuls leurs frais de déplacement lors des réunions qui se tenaient à Columbus, Ohio, leur étaient remboursés.

En 1977, dans son étude sur la gouvernance d'OCLC, le cabinet de conseils Arthur D. Little a recommandé que l'adhésion à OCLC soit étendue à d'autres bibliothèques que celles de l'Ohio, que le nombre de membres du conseil d'administration passe de neuf à 15 et que ceux-ci soient rémunérés.

Face à la complexité d'exploitation et de gouvernance d'OCLC, Arthur D. Little a recommandé l'élection de cinq administrateurs issus de domaines autres que celui de la bibliothéconomie. Ces recommandations relatives à la composition et à la rémunération ont été adoptées à l'unanimité par le nouveau conseil d'administration d'OCLC, dont le fondateur d'OCLC, Frederick G. Kilgour, était alors membre. Le même raisonnement est appliqué aujourd'hui : en plus de ces bibliothécaires exceptionnels, OCLC a besoin d'administrateurs venant d'autres horizons, et tous ces administrateurs méritent d'être rémunérés pour leur temps, leur expertise et leurs efforts.

À quelle hauteur les administrateurs sont-ils rémunérés ?

L'indemnisation, qui est fonction des attributions et de la charge de travail de chacun, varie d'un administrateur à l'autre. Elle comprend un acompte annuel et des paiements pour la préparation des réunions et la participation à celles-ci. Les administrateurs sont également rémunérés pour présider des comités ou assumer des missions supplémentaires. Le barème de rémunération actuel comprend :

Ainsi, chaque année, la rémunération totale pour les services du conseil d'administration peut aller de 30 000 $ pour un administrateur ordinaire à 70 000 $ pour le président du Conseil.

En outre, les déplacements des administrateurs leur sont remboursés conformément aux politiques relatives aux déplacements d'OCLC, selon lesquelles les déplacements en avion sont, la plupart du temps, limités au tarif de l'autocar.

La rémunération totale annuelle de chaque administrateur est déclarée dans le formulaire 990 de l'IRS d'OCLC.

Combien de temps les administrateurs consacrent-ils à leurs responsabilités au Conseil ?

Ce travail leur demande énormément de temps, aussi bien pour préparer les réunions du conseil d'administration et des comités que pour y participer. En moyenne, un administrateur va passer 20 jours par an sur les affaires en lien avec le Conseil, y compris les conférences des bibliothèques et les réunions des conseils de région et mondial.

Les administrateurs sont amenés à effectuer cinq déplacements par an pour participer aux réunions ordinaires de deux jours. Celles-ci se tiennent pendant le week-end pour réduire les coûts de déplacement et le temps que les administrateurs doivent consacrer à des tâches autres que celles de leur établissement. Pour les administrateurs qui ne résident pas en Amérique du Nord, le déplacement peut prendre entre quatre et six jours par réunion.

Le président du conseil d'administration consacre généralement 15 à 20 heures par semaine aux affaires d'OCLC, ce qui inclut les conversations téléphoniques avec les autres membres du conseil d'administration, le président d'OCLC et la direction générale.

Un administrateur passe généralement au moins huit heures à préparer une réunion de comité.

De nombreuses organisations à but non lucratif ne rémunèrent pas leurs administrateurs. Pourquoi OCLC le fait-il?

Les administrateurs des conseils d'administration d'organismes locaux à but non lucratif, tels que les hôpitaux, les musées et les orchestres, siègent souvent sans rémunération afin de rendre service à leur communauté et, dans certains cas, de rehausser leur prestige professionnel et personnel. En effet, certaines organisations exigent de leurs administrateurs qu'ils contribuent de manière significative aux campagnes de collecte de fonds, tandis que d'autres, en particulier celles qui reçoivent des subventions publiques, ont souvent des membres nommés par des politiques.

Il est courant de rembourser les administrateurs ou les directeurs des conseils d'administration des sociétés à but lucratif et des organismes à but non lucratif qui ne reposent sur aucune communauté et qui ne dépendent pas de dons, de subventions ni d'aides publiques pour fonctionner. OCLC fait partie de cette dernière catégorie.

Bien que les objectifs publics d'OCLC, à savoir favoriser l'accès aux informations du monde entier et réduire la hausse des coûts des bibliothèques, régissent ses plans et ses activités, l'organisation doit néanmoins fonctionner comme une entreprise. Si la majorité des administrateurs sont des bibliothécaires, la présence d'administrateurs issus de domaines tels que l'économie et la finance, le commerce et la comptabilité, le droit, le gouvernement, l'informatique, l'administration de l'enseignement supérieur et les technologies de communication est essentielle au bon fonctionnement du conseil d'administration, et donc d'OCLC.

Les membres du conseil d'administration ayant une longue expérience dans les secteurs public et privé sont particulièrement recherchés. Le fait d'avoir des membres du conseil d'administration dévoués, qui sont rémunérés équitablement pour leur temps, leurs connaissances et leur expertise, constitue un avantage pour les membres d'OCLC.

Pourquoi rémunérer des bibliothécaires pour siéger au conseil d'administration d'OCLC, alors que beaucoup seraient prêts à le faire bénévolement?

L'indemnisation des bibliothécaires qui proposent leurs services en tant qu'administrateurs est une manière de reconnaître que leur temps et leur expertise sont aussi précieux que ceux des administrateurs non bibliothécaires. Les professeurs et les bibliothécaires des établissements d'enseignement, ainsi que les bibliothécaires publics, sont autorisés, de par la politique de l'établissement, à utiliser leur expertise professionnelle pour effectuer des consultations contre rémunération.

Comment le conseil d'administration d'OCLC détermine-t-il ce qu'est une rémunération raisonnable?

La rémunération est déterminée par un barème adopté par l'ensemble du conseil d'administration, et qui n'a pas bougé depuis 2001.

Le conseil d'administration révise régulièrement ses politiques de rémunération avec un consultant externe. Récemment, une étude menée en février 2010 par le cabinet Towers Watson a révélé qu'OCLC rémunère ses administrateurs de manière raisonnable, dans une fourchette conforme aux normes d'organisations similaires.

Existe-t-il un conflit d'intérêts pour les bibliothécaires qui siègent au conseil d'administration d'une coopérative de bibliothèques auprès de laquelle leur bibliothèque achète des biens et des services?

Non. La plupart des bibliothécaires siégeant au Conseil sont des « administrateurs internes » légitimes, car les établissements dans lesquels ils travaillent ont une relation contractuelle avec OCLC. Par conséquent, les administrateurs examinent chaque année leurs relations avec OCLC et d'autres entités en ce qui concerne les conflits d'intérêts possibles et signent des déclarations qui sont examinées par le Comité de vérification du Conseil et des auditeurs externes. Le conseil d'administration veille à ce que les administrateurs bibliothécaires se récusent de toute décision susceptible de présenter un risque de conflit d'intérêts réel ou perçu comme tel. De plus, alors que les exigences de la Sarbanes-Oxley Act en matière de divulgation complète des conflits d'intérêts potentiels ne s'appliquent pas aux organisations à but non lucratif, le conseil d'administration d'OCLC en a fortement approuvé à la fois la lettre et l'esprit.

Le travail au sein du conseil d'administration d'OCLC constitue-t-il un conflit d'intérêts avec l'établissement d'origine d'un administrateur?

Les administrateurs sont tenus de respecter les politiques de leur établissement relatives aux activités professionnelles rémunérées et aux conflits d'intérêts institutionnels. Pour la plupart des administrateurs bibliothécaires, le temps consacré aux affaires d'OCLC vient entièrement s'ajouter au temps qu'ils consacrent à leurs établissements.

Le montant de la rémunération versée aux différents administrateurs est-il une information publique?

Oui. Conformément à la loi, le montant de l'indemnisation doit être déclaré sur le formulaire 990 de l'IRS (Internal Revenue Service, administration fiscale américaine) réservé aux organisations à but non lucratif. Ces formulaires sont publiés et faciles à trouver sur le Web. Vous trouverez aussi les formulaires 990 d'OCLC en cliquant sur les liens suivants : 2009, 2010, 2011, 2012.

Pourquoi la rémunération des anciens administrateurs est-elle parfois déclarée dans le formulaire 990 de l'IRS d'OCLC?

Jusqu'en 2002, les administrateurs étaient autorisés, en vertu des règles de l'IRS, à différer la rémunération du conseil d'administration comme un grand nombre d'employés universitaires le faisaient via les plans 403b. En 2002, l'IRS a décidé que cette rémunération ne pouvait plus être différée, mais que celle déjà reportée pouvait le rester jusqu'à ce que l'administrateur la retire. Ainsi, les paiements à d'anciens administrateurs représentent les retraits de rémunération gagnée alors qu'ils travaillaient activement en tant qu'administrateurs, mais différée dans le cadre d'un plan similaire au plan 403b ou à l'IRA. L'IRS exige que le retrait de ces fonds soit signalé sur le formulaire 990, même s'il a déjà fait l'objet d'une déclaration.