Chaînes de travail actualisées et traitement plus rapide des demandes

Lorsque Laura D'Amato, responsable des services d'accès et du prêt entre bibliothèques, a rejoint la bibliothèque Ritter de l'Université Baldwin Wallace en 2017, elle s'est rendu compte que les chaînes de travail du prêt entre bibliothèques (PEB) n'avaient pas changé depuis longtemps. Le personnel notait encore les demandes à la main dans des carnets pour le suivi. Elle a aussi constaté que la bibliothèque n'avait pas tiré parti de paramètres tels que les données fixes et les groupes de fonds personnalisés, ni de fonctionnalités telles que l'IFM (gestion des frais de PEB) et, plus récemment, le traitement intelligent. Lorsque la bibliothèque a fermé pendant la pandémie de COVID-19, elle a commencé à identifier les petits changements susceptibles d'améliorer ces chaînes de travail.

Gain de temps et d'efforts grâce à l'automatisation des emprunts

Laura D'Amato s'est appuyée sur la formation d'OCLC et ses connaissances des nouvelles fonctionnalités pour mettre en place quatre systèmes automatisés d'emprunt dans le PEB WorldShare : deux pour les copies et deux pour les documents physiques. Ainsi, son équipe de PEB n'a plus besoin de consulter les listes de fournisseurs pour connaître les coûts, les délais d'approvisionnement et l'emplacement géographique, ce qui représente un gain de temps et d'efforts considérable. Grâce à son souci d'efficacité, la bibliothèque affiche désormais un meilleur taux de satisfaction des demandes et les délais de traitement se sont améliorés. Dans le cas des demandes automatisées, les délais de traitement des emprunts ont été réduits de 20 heures pour les copies et de deux jours pour les documents physiques. Au cours de l'an passé, grâce à l'automatisation, 85% des demandes de copie et 78% des demandes de prêt n'ont nécessité qu'une intervention minimale voire nulle du personnel.

Réactivité du personnel accrue grâce à la disponibilité en temps réel

De plus, après la mise en place de la disponibilité en temps réel dans la bibliothèque Ritter, Laura D'Amato a déclaré : « Il est utile de savoir en regardant notre file d'attente de demandes d'approvisionnement que cela ne concerne pas des documents déjà empruntés. » Elle a ajouté qu'elle ne perdait plus de temps à examiner les demandes de documents physiques qu'elle ne pouvait pas prêter parce qu'ils n'étaient pas disponibles, car ces demandes étaient automatiquement transmises au fournisseur suivant. 

Vitesse accrue grâce au programme de livraison numérique Express

La bibliothèque Ritter participe au programme de livraison numérique Express depuis son lancement. « Le gain de temps obtenu grâce à la disponibilité en temps réel et à la gestion automatisée des demandes nous permet de satisfaire plus rapidement les demandes de copies. Nous avons ainsi été invités à participer au programme Express, ce qui profite aux usagers de notre bibliothèque puisque leurs demandes de copies sont traitées encore plus rapidement. » Ce programme présente d'incroyables atouts. Le délai de traitement des demandes de copies a été réduit de 50%. De plus, au cours des quatre premiers mois de l'année universitaire, 96% des demandes de copies ont été satisfaites par les bibliothèques Express, dont 89% grâce à l'automatisation.

Laura D'amato a affirmé que les efforts de l'équipe ont eu de nombreuses retombées positives. Les usagers de la bibliothèque bénéficient d'une meilleure expérience, le personnel utilise son temps de manière plus efficace, et le taux de satisfaction et les délais de traitement des demandes se sont améliorés.

Emplacement

• Berea, Ohio, États-Unis

La bibliothèque en un coup d'œil

• Effectif total = 3 230 (automne 2022)
• Trois bibliothèques sur le campus : la bibliothèque Ritter, la Jones Music Library (JML) et l'institut Riemenschneider Bach.
• Le livre le plus ancien de la bibliothèque Ritter est une Bible Vulgate complète de l'abbaye de Cambrom, datant de 1220 à 1235. Elle ne peut pas être empruntée.