Concentrer les efforts sur les forces de la bibliothèque

Les bibliothèques du College of Saint Benedict and Saint John's University voulaient consacrer plus d'argent au matériel de bibliothèque et plus de temps au service des professeurs et des étudiants. Le système d'automatisation existant de la bibliothèque « prenait une grande partie de notre budget chaque année, ce qui affectait les acquisitions de nouveau matériel », explique Miranda Novak, directrice des services techniques. « Il était également très compliqué et sa gestion nécessitait beaucoup de ressources humaines. Nous voulions rediriger les efforts du personnel sur les services aux étudiants, mais avions besoin de trouver une façon de libérer du temps à cette fin. »

Après avoir profité des avantages de WorldCat^® Discovery durant plusieurs années, la bibliothèque à migré aux Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) pour aligner ses services d'arrière-guichet et ses services aux utilisateurs. « Nous avons remarqué beaucoup d'améliorations au niveau de nos chaînes de travail, et ce, dans divers secteurs », poursuit Mme Novak. Avant la migration, le personnel devait retirer du catalogue les notices bibliographiques pour le contenu électronique. La bibliothèque peut maintenant compter sur la base de connaissances WorldCat pour l'entretien de ses collections électroniques. « Nous voulions activer ses collections dans la base de connaissances et laisser le système le plus approprié s'occuper des ressources électroniques qui changent sans cesse. »

Permettre à la base de connaissances WorldCat de gérer l'entretien des collections électroniques a permis à la bibliothèque de gagner beaucoup de temps. « Maintenant, les catalogueurs peuvent faire ce qu'ils font le mieux, c'est-à-dire cataloguer les documents physiques, et moi je m'occupe de la base de connaissances. Le catalogage en général est beaucoup plus simple », ajoute Mme Novak. Plus besoin de bordereaux imprimés pour les nouveaux titres, et le personnel au prêt gère les codes-barres sans recourir à de l'assistance technique. « Ceci nous permet également de gagner du temps et de réduire nos coûts. »

Avant WorldShare, le personnel de la bibliothèque passait beaucoup de temps à la gestion de la livraison des livres entre les deux campus en utilisant des modules différents pour la circulation et les prêts entre bibliothèques. Étant donné que WorldShare intègre la circulation, la recherche et les prêts entre bibliothèques, le personnel gagne beaucoup de temps. « Nous pouvons offrir à nos utilisateurs un seul bouton dans Discovery pour demander un document. Le système envoie la demande au département approprié, et nous utilisons la fonctionnalité d'acheminement pour que les documents soient envoyés au bon campus afin d'être ramassés par les utilisateurs. » Le processus est rationalisé pour le personnel et l'interface est simplifiée pour les utilisateurs. L'utilisation du système facilite les opérations et permet d'éviter les erreurs.

Ainsi, la bibliothèque peut maintenant consacrer plus de temps aux étudiants et aux professeurs. « Nous voulions offrir des services plus appropriés. Nous avons maintenant du temps à consacrer à l'utilisation des technologies en classe. C'est là que se trouve la force de la bibliothèque. Nous ne mettons pas uniquement du matériel à disposition, mais nous offrons notre expertise en classe. » WorldShare offre au personnel de la bibliothèque plus de temps et de liberté pour collaborer avec les étudiants et le personnel qu'elle dessert.

Informations sur la bibliothèque

• Bibliothèques gérer conjointement qui desservent deux collèges regroupant environ 2000 étudiants chacun.
• La collection combinée contient environ on million de volumes.
• Les collections spéciales comprennent un nombre important de musique sacrée, d'artéfacts religieux et de manuscrits.