Outiller le personnel et les aider à en faire plus

En 2001, la Douglas and Judith Krupp Library de Bryant University s'est jointe à un consortium universitaire local partageant un système d'automatisation. Cette collaboration fonctionnait bien lorsque les étudiants utilisaient encore majoritairement des livres et des microfilms. Mary Moroney, directrice des services de bibliothèque, explique : « Le monde des bibliothèques changeait. Nous achetions des livres électroniques et des ensembles de livres électroniques, mais nous ne gérions pas très bien ce matériel. Au cours des années, nous avons commencé à utiliser plusieurs plates-formes pour différents fournisseurs. Nous avions un méli-mélo de systèmes qui tentaient de se connecter et de fonctionner ensemble, pas toujours avec succès. »

De plus, le budget de la bibliothèque n'était pas augmenté, le partage au sein du consortium diminuait et les frais d'adhésion augmentaient. « Nous avions une chance et nous l'avons saisie », explique Patricia Lombardi, directrice de la gestion des collections et des services numériques. La bibliothèque a implanté les Services de gestion WorldSahre^® (WorldShare) en 2015.  « Nous n'avons jamais regardé en arrière », ajoute-t-elle.

« Nous nous sommes rendu compte que notre ancien système d'automatisation n'était qu'un système partiel », mentionne Mme Moroney. « Nous utilisions déjà OCLC pour le prêt entre bibliothèques (PEB) et le catalogage, et quand tout se retrouve dans un même système, on peut facilement voir les efficiences. » Mme Lombardi ajoute : « Nous avons synchronisé notre prêt entre bibliothèques avec le service Circulation de WorldShare et les résultats ont été incroyables. Une fois le document reçu, tout est mis à jour. » Les étudiants de Bryant University peuvent maintenant faire le suivi de leurs demandes de PEB. De plus, le personnel a finalement pu implanter la fonctionnalité d'acquisitions dictées par les demandes par le biais de WorldShare. « Nous voulions intégrer cette fonctionnalité à notre catalogue », souligne Mme Lombardi. « Ça a été un succès et nous sommes très contents. »

Les membres du personnel aiment aussi comment WorldShare conserve leur catalogue à jour avec les données de WorldCat . « Nous savons que nous avons les notices les plus à jour et que si ces notices sont mises à jour, nous n'avons rien à faire. Nous recevons les mises à jour automatiquement. La base de connaissances est absolument formidable », explique Mme Lombardi qui apprécie la facilité avec laquelle la bibliothèque peut ajouter ses localisations pour les collections de contenu électronique.

La gestion des budgets et les rapports statistiques de WorldShare permettent au personnel de la bibliothèque de montrer aux responsables administratifs comment il dépense l'argent et combien de fois les étudiants et les professeurs utilisent les ressources de la bibliothèque. De plus, la bibliothèque peut voir combien d'argent elle économise et prendre des décisions éclairées quant aux dépenses. « Nous avons économisé des montants significatifs », poursuit Mme Lombardi. « Cela nous a permis d'ajouter des bases de données que nous avions toujours voulu avoir, mais ne pouvions pas nous permettre. »

Mme Lombardi conclut : « Nous pouvons envisager l'avenir. Depuis l'implantation de WorldShare, nous apportons constamment des améliorations et les fonctionnalités sont également constamment améliorées dans WorldShare. »

Informations sur la bibliothèque

• Située dans le George E. Bello Center for Information and Technology de Bryant University.
• Dessert plus de 3700 étudiants, dont près de 400 étudiants sur le campus de Bryant University à Zhuhai, dans Guangdong en Chine.
• Les collections spéciales comprennent des documents sur l'histoire de 153 ans de Bryant University.