Partager votre collection imprimée pour augmenter les ressources de votre bibliothèque

Grand View University et Drake University ont des problèmes semblables. « Pour plusieurs raisons, nos deux établissements songeaient à réduire le nombre de volumes sur les rayons », explique Pam Rees, directrice de la bibliothèque à Grand View University. Mme Rees et Mme Teri Koch, directrice du développement des collections à Drake University, ont réalisé qu'elles pourraient régler leurs problèmes en travaillant ensemble. « Nos établissements se trouvent à quelques miles de distance alors nous avons pensé que c'était un bon départ. »

Après l'approbation de leur administrateur respectif, Mmes Rees et Koch ont invité trois autres établissements de la région (Central College, Grinnell College et Simpson College) à se joindre à ce nouveau consortium pour les imprimés partagés. En six mois, ces cinq établissements ont formé la Central Iowa – Collaborative Collections Initiative (CI-CCI).

La CI-CCI a travaillé avec GreenGlass^® pour évaluer les chevauchements dans les collections et pour établir des critères de retrait des ouvrages. « Nous avons décidé de conserver un seul titre de rétention, ce qui est nouveau pour nous », explique Mme Koch, ce qui signifie que certains documents ne seront détenus que par une seule bibliothèque de CI-CCI. « Mais nous avons également vérifié les titres afin de nous assurer qu'ils étaient bien sur les rayons et en bon état. »

Pour aider les bibliothèques à vérifier que chaque document est disponible et en bon état, un développeur Web à Drake University a créé une application permettant au personnel de faire le suivi des activités de vérification. Si un document est perdu ou en mauvais état, une autre bibliothèque CI-CCI peut prendre la responsabilité de conserver le document. Selon Mme Koch : « L’application permet également de partager l’information avec les enseignants afin qu’ils puissent peser sur les décisions ». Alors que SCS a identifié 53 000 documents qui pourraient être retirés, l'application a permis à l'université d'en conserver 11 000 d'entre eux.

Au total, la CI-CCI a identifié 168 112 engagements de rétention de documents et 185 392 candidats pour l'élagage. L'élagage des titres en double ou peu utilisés donnera aux bibliothèques plus d'espace pour agrandir leurs collections de façon collaborative et pour appuyer les activités des étudiants. Les 42 000 titres retirés par la Drake University représentaient environ 9 % de la collection imprimée. Une partie des 840 m² libérés ont été transformés en archives pour les documents donnés par le sénateur de l'Iowa, Tom Harkin. La Drake University compte aussi offrir plus d'espace aux étudiants pour l'étude.

Récemment, la CI-CCI a accepté un nouveau membre, l' University of Northern Iowa, qui est une université publique à Cedar Falls. Les bibliothèques de la CI-CCI travaillent pour incorporer cette collection beaucoup plus grande à leur collection partagée. « Nous sommes heureux que ce projet soit en cours », conclut Mme Koch. « Notre collaboration démontre que même les petits projets de collaboration sont profitables. »

Informations sur le consortium

• Fondé en 2013 par cinq collèges privés près de Des Moines, en Iowa.
  
• Ajout de l'University of Northern Iowa à Cedar Falls en 2014.
  
• Les principes directeurs comprennent des ententes pour prendre des décisions dictées par les données, pour obtenir l'engagement des administrateurs principaux de chaque établissement, pour la livraison rapide du matériel entre les établissements, pour maximiser les budgets locaux et pour coordonner les acquisitions afin de minimiser la duplication.
• Les plans futurs comprennent la possibilité d'avoir un service régulier de messagerie (livraison physique) entre les établissements et des ressources électroniques partagées.