Élargissez votre catalogue et partagez-le instantanément avec la communauté de bibliothèques

Le personnel de la bibliothèque The Claremont Colleges trouve généralement les nouvelles collections dans la base de connaissances WorldCat^®, mais il acquiert parfois des collections qui ne sont pas encore disponibles. « Souvent, quand nous achetons une archive quelconque, nous n'obtenons parfois qu'une liste de titres, explique Margaret Hogarth, chef de l’équipe des acquisitions de ressources d'informations de la Bibliothèque The Claremont Colleges. Il n'y a pas d'ISSN, pas d’ISBN, ni de cote OCLC. » Cela représente beaucoup de travail pour Margaret de faire en sorte que ces documents puissent être visibles dans le catalogue de la bibliothèque. « Si c’est seulement quelques titres, il suffit de chercher les cotes OCLC et de les ajouter à la collection de la base de connaissances WorldCat manuellement. Mais quand elle en compte des milliers, cela nécessite un gros effort de la part de la communauté. C'est là que WorldCat prouve toute son utilité. »

Pour trouver rapidement les notices bibliographiques WorldCat dont elle a besoin, Margaret utilise une collection de requêtes WorldCat via WorldShare^® Gestion des collections. « Si une collection n’est pas encore dans la base de connaissances, je cherche un élément commun dans les notices MARC à partir de laquelle je peux travailler. Par exemple, si une partie du mode d’accès ou l'URL est la même, je peux mettre en place une collection de requêtes pour rechercher cet élément commun, explique-t-elle. Je vais exécuter la requête, vérifier les notices pour m’assurer que nous l’avons, puis télécharger les données. Cette méthode va me permettre de réunir un groupe de notices », ajoute-t-elle.

Une fois que Margaret obtient le résultat de la requête, elle en fait un fichier KBART. « J'en fais une collection de bases de connaissances et, si tout fonctionne bien et que ça me convient, je la partage avec la communauté », explique-t-elle. Lorsque la collection est partagée, d'autres bibliothèques peuvent joindre leurs fonds et contribuer à l'amélioration des notices. « Je vois la base de données bibliographique WorldCat comme la mère de tous les catalogues de la bibliothèque. J’aime beaucoup ce genre de collaboration », déclare Margaret.

Avant de disposer du service Gestion des collections inclus dans l'abonnement aux Services de gestion WorldShare (WorldShare), la bibliothèque payait un prestataire pour gérer les localisations de ses revues électroniques. Même dans ce cas, le personnel devait mettre à jour les notices dans plusieurs endroits. « C'est l'un des facteurs déterminants de notre choix d'opter pour WorldShare, affirme Margaret, car nous voulons actualiser les informations sur le moins de plates-formes possible ». Les collections de requêtes font aussi gagner du temps. « Toutes mes requêtes sont traitées en une fois, dit-elle. Je me contente d'extraire les informations des notices MARC, de créer la collection, puis de la partager. »

Grâce au gain de temps et d'argent obtenu avec l'automatisation des chaînes de travail et la collaboration avec les autres bibliothèques, le personnel peut se consacrer sur plusieurs nouveaux projets. Tout d’abord, il a vérifié son instance d'EZproxy^®, puis mis à jour les stances et supprimé les anciennes. « Nous avons beaucoup moins de demandes d'assistance liées à EZproxy, déclare Margaret. C’est une très bonne chose. » En outre, le personnel a vérifié les localisations des revues papier et des abonnements aux collections électroniques afin d’évaluer les dépenses. Margaret a aussi plus de temps pour apprendre auprès d’autres bibliothèques. « Il y a beaucoup de bibliothèques qui s'efforcent d'ajouter des choses, donc il est utile de regarder les mises à jour de la base de connaissances, dit-elle. Cela permet de continuer à s'investir dans la communauté et de rester informé. »

Informations sur la Bibliothèque

• Soutient les départements Scholarly Communication, Digital Publishing et Digital Initiatives, qui actualisent les collections universitaires créées par les étudiants, les professeurs et le personnel de The Claremont Colleges, ainsi que les collections numériques et spéciales
• A conçu un programme de recherche qui favorise le recrutement et la fidélisation des étudiants, l'excellence et la réussite chez les étudiants, le recrutement et la fidélisation du corps professoral, l'enseignement et la recherche par le corps professoral, et la reconnaissance des universités et du consortium
• Finance les publications, expositions, programmes et événements afin de stimuler la curiosité intellectuelle, captiver tous les publics et créer de nouvelles collaborations au sein du corps professoral