Accélérez l'inventaire grâce à une technologie tenant au creux de la main

Laura Edwards, chef de l'équipe Recherche et accès pour les bibliothèques de l'Eastern Kentucky University (EKU), a commencé avec ses collaborateurs « un inventaire complet de notre collection lorsque nous avons mis en œuvre WorldShare^® [Management Services] il y a quelques années. » Comme l'application mobile Digby^® n'était pas encore disponible, ils ont démarré le projet au milieu des rayonnages avec un simple ordinateur portable pour numériser les  volumes. Les temps d'attente étaient nombreux et tout était très lent. L'utilisation de [l'application Circulation seule] au milieu des rayonnages était particulièrement peu commode. »  

Créée pour les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare WorldShare (WorldShare), l'application mobile Digby a été conçue afin d'aider les bibliothécaires à gérer plus efficacement des tâches courantes comme l'inventaire et la remise en rayon. À partir du moment où la bibliothèque de l' EKU a adopté Digby, son personnel a pu utiliser la fonctionnalité d'inventaire pour mener à bien son projet de façon plus productive. Laura Edwards explique : « Ce qui est intéressant dans le mode Inventaire de Digby, c'est qu'il fournit juste assez d'informations, avec le titre, le code-barres, la cote de rangement et l'emplacement, indiqués juste sous vos yeux alors que vous réalisez l'inventaire. 

Désormais, le personnel des bibliothèques de l'EKU en charge du catalogage n'a plus qu'à scanner les codes-barres sur les livres à l'aide d'un scanner Bluetooth et d'un iPad. « Nous avons terminé l'inventaire des livres de notre quatrième étage. Et les choses sont allées beaucoup plus vite grâce au déploiement de la fonction d'inventaire dans Digby » indique L. Edwards.

Elle explique que le personnel en charge du catalogage a débuté le projet en binômes, car une personne devait surveiller l'application Circulation sur l'ordinateur portable, tandis que l'autre scannait les documents, étant donné que l'application n'arrivait pas toujours à suivre la cadence. Cependant, « Maintenant que nous avons installé Digby sur nos appareils, l'implication de plusieurs personnes dans le processus n'est plus nécessaire ». De plus, Digby conserve la trace du dernier document inventorié, donc il est facile de confier la suite de la tâche à un autre membre de l'équipe ou d'attribuer à plusieurs personnes des sections différentes à inventorier simultanément.

« Digby vous alerte également lorsque vous scannez quelque chose ayant l'état En transit. C'est très utile », poursuit L. Edwards « Lorsqu'elle reçoit ce message, la personne peut immédiatement accéder à l'application Digby pour retourner le document. » Digby alerte l'utilisateur si un document est signalé comme manquant, se trouve dans le mauvais secteur, répond à une demande de réservation ou doit faire l'objet d'une autre opération. L. Edwards ajoute : « Les notifications et la fonctionnalité audio de l'application Digby sont ce qui nous a le plus aidés. Lorsque vous scannez une tonne de documents à l'aide d'un scanner couplé, pas besoin de surveiller l'écran, puisque Digby vous alerte par une notification sonore ou une vibration si un problème survient. »

Comme elles disposent d'une collection gigantesque, il s'agissait pour les bibliothèques de l'EKU du premier inventaire complet depuis très longtemps, et le personnel a pu continuer son projet d'inventaire à un rythme beaucoup plus soutenu qu'il ne pouvait l'imaginer au départ, grâce à Digby. Ainsi, les bibliothécaires de l'EKU peuvent consacrer davantage de temps au service des usagers, selon une approche plus directe et personnelle.

Emplacement

• Richmond, Kentucky, États-Unis

Informations sur la bibliothèque

• Soutient une université accueillant des étudiants venus des 50 États des États-Unis et de 36 pays, et dont la moitié sont issus d'une première génération ou disposent de faibles revenus
• Aide chaque année des dizaines de milliers d'étudiants à suivre les sessions d'orientation des bibliothèques.
• Gère trois bibliothèques de district