Jessup University
Créer des chaînes de travail plus rapides et plus efficaces pour le partage des ressources
« La reconstruction de l'ensemble de nos chaînes de travail de PEB nous a permis d'augmenter considérablement notre capacité à traiter les demandes et a grandement amélioré nos délais de traitement. Cela a facilité les PEB, ce qui a ensuite augmenté nos volumes d'emprunts et de prêts de près de 30 % pour les emprunts et d'un peu plus de 20 % pour les prêts. »
Michael Kares
Bibliothécaire aux ressources électroniques, Bibliothèque de Jessup University
Avant 2023, les chaînes de travail pour les prêts entre bibliothèques de Jessup University étaient complexes, car elles dépendaient de plusieurs plateformes et nécessitaient de nombreuses saisies manuelles de demandes. En réponse au roulement du personnel et aux processus trop complexes, le personnel de la bibliothèque a entrepris de reconstruire l'ensemble de ses chaînes de travail pour le PEB. L'objectif était de se qualifier pour le programme de livraison numérique Express d'OCLC, qui permet un partage de ressources numériques exceptionnellement rapide entre un groupe sélectionné de bibliothèques utilisant les services de PEB d'OCLC. Cependant, pour atteindre cet objectif, l'équipe devait améliorer considérablement ses délais de traitement des prêts.
Livraison rapide grâce aux dernières fonctionnalités du PEB WorldShare
En janvier 2023, l'équipe du PEB a reconstruit l'ensemble de ses chaînes de travail de travail autour des dernières fonctionnalités du PEB WorldShare. Pour les prêts, l'équipe a intégré ses mentions de fonds à l'aide du service Gestion des collections WorldShare, ce qui leur permet de répondre à la plupart des demandes d'articles en un ou deux clics. Pour les emprunts, l'équipe a configuré et déployé le formulaire de demande OpenURL WorldShare afin de fournir un point d'accès unique et fiable aux étudiants pour les demandes d'articles.
« Grâce à la mise en œuvre des dernières fonctionnalités du PEB WorldShare, nos délais pour le prêt de copies sont passés de 45,25 heures en 2022 à 9,75 heures en 2024. »
Au cours des mois suivants, l'équipe du PEB a testé et perfectionné ses groupes personnalisés, en mettant en place des chaînes de travail du service Gestion automatisée des demandes pour automatiser le processus de création de chaînes de prêteurs intelligents. Les employés ont également commencé à remplir toutes les demandes d'emprunt au moyen du PEB WorldShare plutôt que d'utiliser leur autre plateforme de PEB afin d'améliorer leurs délais de traitement. Ils ont également activer la disponibilité en temps réel des demandes de prêt pour des documents imprimés afin de voir les demandes de prêt que la bibliothèque pouvait remplir avec des documents disponibles sur ses rayons. Ces mesures ont permis au personnel de gagner un temps précieux et de concentrer ses efforts sur la prestation de services de premier ordre pour ses usagers. « La reconstruction de l'ensemble de nos chaînes de travail de PEB nous a permis d'augmenter considérablement notre capacité à traiter les demandes et a grandement amélioré nos délais de traitement. Cela a facilité les PEB, ce qui a ensuite augmenté nos volumes d'emprunts et de prêts de près de 30 % pour les emprunts et d'un peu plus de 20 % pour les prêts. » mentionne Michael Kares, bibliothécaire aux ressources électroniques.
Gagner du temps et remplir les demandes rapidement
Au début de 2023, la bibliothèque de Jessup University s'est qualifiée pour le programme Express qui permet à l'équipe de PEB de répondre aux demandes d'emprunt encore plus rapidement. Toutefois, ses délais de traitement pour les prêts restaient bien en deçà de ce qu'il fallait pour pour continuer à bénéficier du programme Express, soit un délai de traitement moyen de 18 heures ou moins. Au cours de la dernière année, la bibliothèque a maintenu ce rythme. « Grâce à la mise en œuvre des dernières fonctionnalités du PEB WorldShare, nos délais pour le prêt de copies sont passés de 45,25 heures en 2022 à 9,75 heures en 2024 », souligne M. Kares.
La bibliothèque contrôle également les coûts de PEB en participant au groupe LVIS (Libraries Very Interested in Sharing), un groupe de partage réciproque dont elle fait partie depuis de nombreuses années. Grâce à cette adhésion, combinée au programme Express disponible sans frais supplémentaires, la bibliothèque est mieux en mesure de contrôler ses dépenses de PEB. « Nous avons accompli tout cela avec un seul employé pour superviser nos PEB », ajoute M. Kares. « Je prévois que d'ici le début de 2025, nos délais de traitement seront encore plus rapides lorsque nous aurons recruté des étudiants pour nous aider. »
Services utilisés par la bibliothèque de Jessup University
Abonnement au catalogage et aux métadonnées d'OCLC
Emplacement
- Rocklin, Californie, États-Unis
- Université chrétienne classée au niveau national accueillant plus de 1 800 étudiants.
- Campus principal à Rocklin, Californie, avec des campus supplémentaires à San Jose, en Californie, à Portland, en Oregon, et en ligne.
- 70 programmes de premier cycle et d'études supérieures, avec des programmes de certificat et de doctorat disponibles.
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