Sous-traitez le traitement des nouveaux titres pour les mettre plus rapidement à la disposition des utilisateurs

Le personnel de la Bibliothèque publique de Lakewood traite plus de 4 000 nouveaux titres chaque mois sans utiliser de module d'acquisitions, dont son système ILS est dépourvu, et sans personnel dédié aux services techniques. Il est donc très utile que les principaux fournisseurs de l'établissement se chargent de la majeure partie du travail de prétraitement des commandes et que les documents soient déjà prêts à être mis en rayon à leur arrivée. De plus, tous les membres du personnel reçoivent une formation polyvalente leur permettant d'assurer des services techniques. Suzanne Weber, directrice des services au public à Lakewood, explique : « Certains de nos collaborateurs peuvent travailler au point de retrait le matin, puis traiter de nouveaux ouvrages l'après-midi. »

Il y a plusieurs années, le traitement était en grande partie assuré par le personnel de la bibliothèque. « Le processus était nettement plus intense », déclare Suzanne Weber. « Il fallait rester vigilant quant à la création des [notices concernant les] documents commandés. Lors du traitement des nouveaux documents, il fallait vraiment savoir comment lire la notice MARC, créer une cote et produire des étiquettes de cote. » Confrontée à des coupes budgétaires, la bibliothèque a dû se séparer de collaborateurs chevronnés qui effectuaient parfaitement ces tâches, tandis que le nouveau directeur de la bibliothèque demandait à Suzanne Weber de mettre les nouveaux documents en rayon dans un délai de 24 heures. Cela lui paraissait impossible, jusqu'à ce qu'elle évalue le processus alors en place et demande de l'aide au programme OCLC de catalogage et de traitement des notices par un tiers.

Une fois par mois, le personnel de la bibliothèque de Lakewood passe des commandes importantes, principalement auprès d'Ingram Library Services et de Midwest Tape, et télécharge les notices abrégées des fournisseurs. Ensuite, Ingram et Midwest procèdent à la mise à jour et, comme l'explique Suzanne Weber, « téléchargent les notices bibliographiques de tous les titres de notre commande et les importent dans leur système. …Ils se chargent ensuite de mettre à jour tous nos fonds [dans WorldCat^®]. » Lorsque la commande est prête à être expédiée, Suzanne Weber reçoit une alerte par courriel l'informant que de nouvelles notices WorldCat de qualité sont prêtes. « Nous exportons ces fichiers par lots. La plupart des notices complètes vont remplacer les notices abrégées », déclare-t-elle. Non seulement la mise à jour des fonds dans WorldCat permet aux utilisateurs de Lakewood de trouver plus facilement les nouveaux documents, mais elle facilite la recherche par les autres bibliothèques d'ouvrages qu'elles demanderont ensuite via le service de prêts entre bibliothèques.

« Auparavant, ces opérations mises bout à bout auraient peut-être demandé environ cinq minutes [par notice]. Maintenant, ce traitement prend moins de deux minutes », ajoute Suzanne Weber. Le temps gagné permet de traiter plus de 4 000 titres supplémentaires par mois, soit environ 2 400 heures chaque année. Grâce au partenariat avec OCLC et parce qu'« Ingram et/ou Midwest travaillent pour nous, ces ouvrages sont prêts à être mis en rayon dès qu'ils arrivent» , explique-t-elle. « La facilité de traitement des nouveaux documents nous permet de former plus de personnel. …Et ce qui est très appréciable, c'est que certains de mes employés les plus expérimentés sont ravis d'effectuer cette tâche derrière leur comptoir de service. …Sans quitter ce comptoir, ils s'emparent d'un lot de livres et les traitent. » Grâce au partenariat avec OCLC, la Bibliothèque publique de Lakewood met désormais plus rapidement les nouveautés à la disposition des utilisateurs et avec moins de personnel.

Emplacement

• Lakewood, Ohio, États-Unis
  

La bibliothèque en un coup d'œil

• Ouverte en 1916 avec 10 000 ouvrages, elle offre désormais 650 000 ressources qui « ouvrent la voie à une conversation géante entre habitants de Lakewood, toutes générations, histoires personnelles et visions du monde confondues »
• Elle a fait le choix de l'art public en installant des sculptures, photographies et peintures murales favorisant une atmosphère paisible, contemplative et propice à la création
• Chaque site a son « Librainium », une installation interactive d'apprentissage dédiée aux tout-petits