Partager les travaux, les collections et les connaissances au sein de l'établissement et au-delà

La Bibliotèque de l'Université McGill utilise les services d'OCLC, dont le catalogage WorldCat local et à forfait, depuis de nombreuses années. Mais le personnel est devenu frustré par la duplication des efforts nécessaires pour maintenir les notices dans leur catalogue classique, en particulier pour les ressources électroniques. En tant que membre du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), un groupement universitaire du Québec, McGill s'est elle aussi mise en quête d'un nouveau système de bibliothèque susceptible de répondre aux besoins du groupe. « Nous nous sommes réunis et avons décidé que [les Services de gestion WorldShare^® (WorldShare)] convenaient », indique Joseph Hafner, Doyen adjoint pour le développement des collections à la Bibliothèque de l'Université McGill. « L'expérience nous a plu, et nous avons pensé qu'il s'agissait du meilleur choix pour nous. »

Les autres membres du Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec ont sélectionné collectivement WorldShare en 2019, et McGill l'a déployé en mai 2019, conformément au calendrier défini. « Il s'avère que cela était un bon choix pour [le reste du groupe] également », ajoute J. Hafner. « Bon nombre de nos collègues québecois cataloguent en français… et OCLC offrait des solutions intéressantes pour les aider à gérer les fichiers d'autorités de noms français. Le partage d'un catalogue avec les membres du BCI aide les étudiants et le corps enseignant de ces établissements à accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, y compris aux ressources électroniques. « Une bibliothèque crée une notice originale dans OCLC [WorldCat^®], et les autres personnes peuvent l'exploiter. Le même principe s'applique pour la base de connaissances », ajoute-t-il. « Vous pouvez ainsi bénéficier d'une véritable collaboration avec vos partenaires du consortium ou même avec d'autres personnes non partenaires. » Les bibliothèques partagent des collections en libre accès, « c'est donc un bon outil si vous souhaitez ajouter des ressources en libre accès à votre collection et les rendre accessibles. »

« OCLC a été formidable pour apporter des réponses à nos questions spécifiques dans le contexte de McGill. Et quand ils n'avaient pas la réponse, ils la trouvaient. C'est vraiment très rassurant. »

Katherine Hanz, responsable des services de prêt et d'accès, Bibliothèque de l'Université McGill

Pour mettre en œuvre WorldShare, la Bibliothèque de l'Université McGill a migré 85 436 utilisateurs, 64 346 prêts et environ 4 millions de documents. Et pourtant, explique K. Hanz en tant que responsable des services de prêt et d'accès, « tout a fonctionné comme prévu, sans aucun problème. » Selon K. Hanz, outre l'engagement du personnel et l'assistance d'OCLC, le bac à sable d'OCLC a facilité la migration. « Pour nous, il était très important de pouvoir travailler sur une instance de test. Je pense que c'est l'une des choses qui nous a vraiment aidés pour effectuer la transition vers WorldShare en douceur ». Clara Turp, bibliothécaire pour les systèmes de recherche, commente : « une migration est une excellente occasion de rationaliser et de repenser les choses », et le bac à sable a aidé le personnel de la bibliothèque à essayer de nouvelles politiques et procédures avant le lancement, ce qui lui a laissé le temps de s'adapter. « Même si tout fonctionne bien, cela reste un grand changement », précise K. Hanz.

La possibilité de personnaliser les chaînes de travail et de les partager avec tout l'établissement est un changement bienvenu pour le personnel de la Bibliothèque de l'Université McGill est « vraiment un excellent outil pour le dépannage et pour trouver des solutions créatives à différents problèmes » a déclaré C. Turp. « Les API nous ont permis de personnaliser… en inventant par exemple un formulaire Web qui crée des fiches clients dans WorldShare. » Ainsi, le travail est réparti entre les membres du personnel, et « les connaissances ne sont pas toutes détenues par une même personne. J'apprécie le fait que les autres personnes puissent exécuter des rapports, accéder à la configuration du service et ce, sans aucune notion de programmation. Cela en fait un système très démocratique. »

Globalement, les membres du personnel de McGill ont apprécié de pouvoir améliorer leurs processus et services tout en faisant évoluer leur relation avec OCLC. « OCLC, en tant qu'organisation à but non lucratif, s'engage pour les bibliothèques et travaille à leurs côtés dans le monde entier », déclare J. Hafner. « Ce partenariat nous a aidés à faire ce que nous devions faire. » Grâce au développement de WorldShare, et plus particulièrement aux améliorations apportées par le système, « OCLC fait ce que nous ferions si nous pouvions inventer le système nous-mêmes, sauf que nous n'avons pas d'ingénieurs pour le concevoir », ajoute-t-il. « La collaboration avec OCLC a été excellente. »

Emplacement

• Montréal, Québec, Canada

La bibliothèque en un coup d'œil

• Compte 40 000 étudiants-utilisateurs en plus du personnel enseignant et constitue le lieu le plus fréquenté du campus
• Offre un accès à plus de 2 millions de livres imprimés, 2 millions de livres électroniques et près de 150 000 revues imprimées et électroniques
• Participe au Fiat Lux Library Building Project dans le cadre du 200e anniversaire de l'Université, pour soutenir l'apprentissage basé sur les technologies, les bourses d'études numériques, l'innovation et les espaces de collaboration