Automatiser les chaînes de travail et créer de nouvelles possibilités de services de bibliothèque

La bibliothèque d'Oxford Brookes University ne pouvait plus mettre à niveau son matériel et ses logiciels. Le personnel s'était rendu compte qu'un changement majeur s'imposait pour continuer à répondre aux attentes d'un système universitaire en pleine évolution et aux objectifs fixés par l'université. « Nous cherchions à nous débarrasser de certaines restrictions liées à l'hébergement local en passant à un système SaaS [Software as a Service] hébergé, dont la maintenance nécessaire serait prise en charge par le nouveau fournisseur, ce qui nous permettrait de nous concentrer sur la prestation de services et le développement », a déclaré Tamsin Rothery, responsable de l'infrastructure numérique. Dans cette optique, en 2018, le personnel de la bibliothèque a choisi les Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) comme nouvelle plate-forme de services de bibliothèque entièrement intégrée. 

La bibliothèque principale du campus étant ouverte 24 heures sur 24, sept jours par semaine pendant le semestre, le personnel ne peut être disponible jour et nuit. Toutefois, l'adoption de WorldShare lui a permis de répondre aux besoins de services numériques de haute qualité avec un système plus flexible, intuitif et facile à utiliser pour les étudiants. Il peut également gérer le contenu en libre accès à l'aide de chaînes de travail intégrées, avec à la clé, une expérience de recherche et de traitement fluide pour les étudiants.

Il était important que les étudiants puissent avoir un accès centralisé à toutes les informations de leur compte, y compris leurs prêts, leurs demandes de PEB et les frais associés. Avant la mise en place de WorldShare, pour payer une amende ou d'autres frais, les étudiants devaient se rendre en personne à la bibliothèque, et un membre du personnel devait intervenir pour solder le dû, ce qui n'est pas pratique pour une bibliothèque ouverte 24 heures sur 24. L'université a donc ouvert la voie à l'intégration des paiements en ligne dans WorldShare. Kate Alderson-Smith, ancienne chef de l'équipe des services à la clientèle, a expliqué les avantages du nouveau système : « Grâce à l'intégration de WorldShare et de WPM Education, notre système de paiement en ligne, notre personnel a gagné du temps et peut désormais proposer beaucoup plus de services. Le système est intuitif, son lancement ne nécessite aucune instruction, et les étudiants sont habitués à cette fonctionnalité de paiement en ligne. »

Grâce à ce système et à d'autres chaînes de travail automatisées, le personnel a désormais le temps d'explorer d'autres possibilités d'analyse des données et de travailler sur d'autres projets, comme le site Web de la bibliothèque.

À l'aide des rapports WorldShare et des journaux de données EZproxy^®, le personnel de la bibliothèque a pu entamer les discussions sur ses collections et services, données à l'appui. Cela lui a permis d'examiner en détail les données de chaque document et d'en tirer parti pour améliorer l'expérience des étudiants. L'équipe a également travaillé avec des analystes de données et l'entrepôt de données de l'université afin d'identifier les indicateurs clés et de développer un processus d'analyse de l'apprentissage pour mieux comprendre les niveaux d'engagement des étudiants et le rôle de la bibliothèque dans ce domaine.

Lieu

• Oxford, Royaume-Uni

Informations sur la bibliothèque

• Soutient l'une des meilleures universités modernes du Royaume-Uni, classée meilleure jeune université de la catégorie « Top 50 Under 50 » du classement QS World University Rankings, pour la quatrième année consécutive
• Soutient la communauté de l'université, qui compte plus de 16 600 étudiants du monde entier et 2 800 employés, répartis sur quatre sites
• Réunit d'importantes collections spéciales sur son site principal, la bibliothèque de Headington, couvrant des domaines tels que l'agroalimentaire, l'art et l'architecture, l'édition et les prix littéraires