Dégager davantage de temps et de ressources pour aider les usagers

Bien que Sacred Heart University continue de développer ses programmes éducatifs, la bibliothèque est confrontée à un manque de place et à la stagnation de son budget. Bon nombre des nouveaux programmes de deuxième cycle de l'établissement sont proposés en ligne et assistés par la bibliothèque, à travers ses collections électroniques. Dan Fitzroy, bibliothécaire aux services recherche et métadonnées, explique que la bibliothèque souhaitait offrir des collections acquises à partir des demandes (DDA), sachant que ces titres seraient souvent utilisés. « Il s'agit de livres électroniques, dont nous gérions manuellement l'intégration des notices au catalogue », indique-t-il. Même avec une collection de départ réduite, « cela pouvait nécessiter jusqu'à une dizaine de mises à jour par semaine, avec une gestion particulièrement laborieuse », explique-t-il.

Lorsque la bibliothèque s'est abonnée à une vaste collection DDA JSTOR, Dan Fitzroy s'est tourné vers la Gestion des collections WorldShare^® pour l'aider à gérer la charge de travail. Les acquisitions de fonds automatiques et spécifiques à l'institution offertes par le service Gestion des collections lui ont épargné le travail constant de mise à jour manuelle. « La configuration n'a pas été compliquée », indique-t-il. « Nous avons juste collaboré avec JSTOR, en leur disant ce que nous faisions. Ils se sont chargés de la configuration et depuis, tout fonctionne parfaitement. » Au départ, D. Fitzroy examinait chacune des mises à jour de notice avant de l'ajouter au catalogue. « Pour certains collègues, lâcher prise n'a pas forcément été naturel », ajoute-t-il. Pour autant, même en vérifiant les notices d'une collection de 35 000 titres, il ne passait qu'une heure environ par mois sur les mises à jour.

Finalement, D. Fitzroy et son équipe ont pris confiance dans la qualité des notices fournies par l'acquisition automatique de fonds. « Ça avait l'air parfait. Le résultat était toujours exact, donc je me disais, « mais pourquoi est-ce qu'on fait ça? », explique-t-il. « Lorsque je laisse le programme s'exécuter automatiquement, la gestion de cette très vaste collection DDA JSTOR ne prend en fait pas plus de temps. » À présent, son équipe est certaine de pouvoir gérer de vastes collections à l'aide des mises à jour automatiques. Elle a aussi la possibilité de sélectionner les ressources en fonction des besoins des étudiants et professeurs, et non en fonction des capacités de prise en charge par le personnel de la bibliothèque. « Au cours des semestres, la collection JSTOR est très largement utilisée. Nous apprécions cette collection DDA en particulier, car elle couvre la plupart de nos sujets », indique-t-il. « Le fait qu'elle soit à jour et exacte est intéressant. »

D. Fitzroy poursuit : « Dès lors que ces acquisitions de fonds automatiques ont été rationalisées et ont commencé à faire merveille pour moi, j'ai vraiment eu plus de temps libre à consacrer à d'autres domaines où je pouvais être utile, et cela a abouti à un changement de poste. » Anciennement Bibliothécaire responsable de la gestion des ressources et des métadonnées, il se concentre maintenant sur les questions globales relatives à la recherche. « Cela m'a vraiment aidé de deux façons », ajoute-t-il. « Professionnellement, cela m'a permis de progresser et d'acquérir de nouvelles compétences. Et puis, je me concentre sur un aspect du service qui avait été quelque peu négligé. Ainsi, je contribue à améliorer notre service et l'accès aux documents. » Grâce à la Gestion des collections WorldShare et à la volonté de Dan Fitzroy d'améliorer les services de bibliothèque, les étudiants et les professeurs de Sacred Heart University, toujours plus nombreux, peuvent trouver et accéder à plus de ressources pertinentes que jamais.

Emplacement

• Fairfield, Connecticut, États-Unis

La bibliothèque en un coup d'œil

• Offre ses services à près de 9 000 étudiants côtoyant l'une des universités catholiques les plus dynamiques des États-Unis.
• Lors du premier semestre 2018, a rapporté 10 533 recherches de texte intégral dans des livres électroniques, 174 384 recherches de texte intégral dans des journaux et 554 814 recherches de base de données.
• Pose des questions sur un tableau blanc situé près de l'entrée, afin d'intéresser les visiteurs de la bibliothèque et de recueillir des commentaires informels.