Simplifier les PEB pour augmenter les demandes

Fondé en 1976, le SAE Institute propose un enseignement et des certifications dans le secteur des médias créatifs à quelques 10 000 étudiants répartis sur plus de 50 campus dans 23 pays. Bien que presque toutes les ressources de la bibliothèque sont numériques, certains documents physiques sont également disponibles. Lors du premier confinement lié à la pandémie de COVID-19, Christopher Paroz, conservateur mondial des ressources numériques, savait que son équipe aurait besoin de fournir aux utilisateurs un moyen simple de commander des contenus numérisés et ce, même s'ils n'étaient pas familiers avec cette approche. « Lorsque nous avons commencé à explorer les différentes possibilités, nous nous sommes aperçus que bon nombre de bibliothèques faisaient appel à une fonctionnalité de "demande de réservation" qui pouvait être assez déroutante pour les utilisateurs. Devoir naviguer dans les méandres complexes du système de prêt et de numérisation avait tendance à décourager les gens ».

M. Paroz et son équipe se sont tournés vers le service Prêt entre bibliothèques (PEB) WorldShare® en association avec WorldCat® Discovery. En simplifiant la disponibilité des documents et l'interface de recherche d'informations et en personnalisant le formulaire de demandes de PEB, l'équipe a pu développer un bouton Obtenir un exemplaire pour toutes les demandes.

Après avoir configuré le processus, M. Paroz a déclaré que la formation du personnel s'était déroulée facilement. « Le nouveau service intégré de partage des ressources a combiné quatre simples chaînes de travail en utilisant des systèmes quasiment identiques. Le personnel s'est familiarisé avec le processus en un rien de temps et la mise en œuvre a été instantanée sachant que notre module PEB était déjà opérationnel. Nous avons pu procéder au prélancement le jour du passage à la nouvelle interface WorldCat Discovery. »

Résultat ? Une augmentation de 450 % des demandes de numérisation du jour au lendemain. « Nous avons mis en place le processus qu'il fallait pour nos utilisateurs à l'aide d'un langage simple et parfaitement cohérent », a déclaré M. Paroz. « Les utilisateurs peuvent demander un exemplaire de n'importe quel document physique via le module PEB, même si nous ne le possédons pas. Ils n'ont pas à connaître les processus ni à être confrontés aux complexités des formulaires de traitement. Ils doivent simplement en faire la demande. »

Au final, tout le monde est satisfait du système. Le personnel de la bibliothèque se réjouit de l'engouement croissant. Les étudiants aiment sa facilité d'utilisation. Les professeurs apprécient que les étudiants aient accès à davantage de ressources de bibliothèques. Quant aux responsables des établissements scolaires, ils sont tout simplement impressionnés par l'utilisation accrue et la solution novatrice de la bibliothèque.

« Nous sommes fiers d'avoir renforcé l'utilisation des documents moyennant quelques modifications du système », constate Christopher Paroz. « Nous cherchons simplement à renforcer les interactions avec la bibliothèque, et ceci a permis de répondre à un besoin important. »

Lieu

• Monde, siège social à Miami, Floride, États-Unis

Informations sur la bibliothèque

• Gère les ressources de plus de 50 campus dans 23 pays.
• Fournit de l'enseignement et des qualifications en matière d'audio, d'animation, de design, de film, de jeux, de Web et autres.
• Sert plus de 10 00 étudiants avec huit bibliothécaires.
• Conserve moins de 1 % de ressources physiques.