Apprenez à mieux comprendre votre collection et à la développer

Le Statewide California Electronic Library Consortium (SCELC) englobe une grande variété de bibliothèques qui collaborent pour améliorer le partage et le développement de leurs collections. Fin 2016, le SCELC a commencé un projet d'imprimés partagés en utilisant GreenGlass^® avec 14 bibliothèques pilotes. Le projet entend identifier l’unicité et les chevauchements dans les collections imprimées du SCELC, élaborer des processus pour le partage de livres entre les bibliothèques membres, et promouvoir la viabilité à long terme et la disponibilité des collections du SCELC. Hannah Thomas, responsable du catalogage à Saint Mary's College a affirmé que le partage des imprimés partagés « fait partie intégrante d'une tendance régionale et nationale ».

Laura Turner, responsable des collections, de l’accès et de la recherche à la Bibliothèque de Copley de l’Université de San Diego (USD), a rejoint le projet de partage de collections imprimées pour aider les chercheurs de la communauté. « Ils valorisent vraiment nos ressources imprimées et ont participé activement à la sélection d’un grand nombre de ces ressources », mais aussi, « ils ont besoin de transformer physiquement la bibliothèque elle-même. » Comme beaucoup de bibliothèques, l'USD a rejoint le projet de partage de collections imprimées du SCELC afin d’équilibrer ces deux besoins.

Les bibliothèques du SCELC ont envoyé des données au logiciel GreenGlass de SCS, qui leur a permis d’analyser leurs collections. Caroline Muglia, actuellement vice-doyenne associée pour les collections et les services techniques, responsable du partage des ressources et bibliothécaire chargée de l'évaluation des collections à l’Université de Californie du Sud (USC), membre le plus important de SCLEC, avait au départ des doutes au sujet de GreenGlass. « Je pensais que cet outil serait utile pour les établissements de petites taille ou de milieu de gamme, mais qu'il ne serait absolument pas en mesure d’exploiter réellement tout le potentiel de notre collection, a-t-elle avoué. Il est presque immédiatement apparu que je me trompais. » De nombreuses bibliothèques ont repris le commentaire de Laura Turner attestant que GreenGlass « satisfait les exigences de collaboration que nous voulions vraiment dans le cadre du projet. Mais assez étonnamment, il nous a [aussi] permis au sein de notre bibliothèque d’examiner notre propre collection et d'explorer des détails que nous ne pensions même pas être en mesure d'analyser ».

« GreenGlass nous donne l’occasion de prendre du recul et d'avoir une approche analytique plus précise de l'objectif de notre collection, de ses principales lacunes, et de ce que nous pourrions faire en tant que développeurs de collection afin de la renforcer pour soutenir la recherche et les études à l’université. »
--Caroline Muglia, vice-doyenne associée pour les collections, responsable du partage des ressources et bibliothécaire chargée de l'évaluation des collections à l’Université de Californie du Sud (USC)

« J'ai hâte de connaître les stock que nous allons pouvoir échanger avec d’autres bibliothèques, » a déclaré l'ancine responsable des services des collections de l'Occidental College, John De La Fontaine. « Ce que j’ai trouvé très utile, ce sont les liens vers HathiTrust [dans GreenGlass]. Cela nous permet de partager notre collection de différentes manières. » Laura Turner a ajouté : « La connexion entre WorldCat^® et cet outil est essentielle. » Caroline Muglia a également aimé travailler avec les autres bibliothèques du SCELC. « S’appuyer sur cette cohorte et son expertise, ou même simplement apprendre de leurs erreurs, a été vraiment, vraiment utile » a-t-elle affirmé.

Dans les bibliothèques, nombreux ont été surpris de voir à quel point le chevauchement était minime au sein de leurs collections. « Nous sommes une petite institution d'enseignement des arts libéraux, mais vous pourriez penser que nous avons à peu près les mêmes livres que beaucoup d’autres établissements », a déclaré Hannah. Au lieu de cela, ils ont constaté que « chacune des bibliothèques a beaucoup de titres qu'aucune autre ne possède ». Forte de cette connaissance, les bibliothèques peuvent prendre des engagements de rétention plus éclairés. John De La Fontaine a récemment dirigé un programme de retrait d'inventaire dans sa bibliothèque, mais il a remarqué que GreenGlass lui donnait plus de détails sur les titres restants. « Cela m'a permis de savoir exactement ce qui faisait l'unicité de ma collection et des divers fonds dans toute notre région, la Californie, et dans tous le pays », a-t-il déclaré.

Les bibliothèques pilotes ont appliqué ce qu’elles ont appris grâce aux SCS et à GreenGlass, tant pour le partage au sein du groupe que pour la prise de meilleures décisions concernant le développement des collections. Comme Hannah Thomas l'a fait remarquer, « notre collection conservée compte seulement 25 000 titres, mais grâce à l'emprunt réciproque, nous avons accès à une collection de plus d'un million de titres. » « J'aimerais que le partage des ressources progresse dans l'ensemble de notre groupe SCELC, et c'est un excellent outil pour nous y aider. », a confirmé John De La Fontaine. Caroline a tout particulièrement apprécié ce qu’elle a été en mesure d’apprendre sur les collections de l’USC. « Pouvoir réellement appréhender l'intégralité de votre collection, et en comprendre les lacunes et les points forts, sont, pour nous, une excellente raison de participer à cette initiative » a-t-elle affirmé. « Tout ce que nous apprenons, nous l'appliquons à notre collection de façon globale. Le domaine d'application est vraiment très large. » Satisfaite du succès du programme pilote, Hannah Thomas a déclaré : « Les bibliothèques de la première cohorte du projet de partage de collections imprimées sont impatientes qu'une deuxième cohorte rejoigne le projet. Nous cherchons à construire un très grand projet de partage de collections imprimées avec beaucoup, beaucoup de livres! »

Informations sur le consortium

• Rassemble des institutions universitaires et de recherche indépendantes et sans but lucratif afin de favoriser l'innovation et la collaboration pour l'acquisition et l'utilisation efficace des ressources et des services de bibliothèque
• Englobe 112 établissements membres et plus de 200 établissements affiliés de toutes tailles
• Ses membres mettent plus de 21 millions de volumes et de presque 2 500 ressources électroniques à la disposition d'environ 500 000 étudiants