SWAN (System Wide Automated Network) est un consortium formé de 100 bibliothèques membres, principalement des bibliothèques publiques, académiques, spécialisées et scolaires situées dans la grande région de Chicago. Avec une base collective de plus d’un million d'usagers, les bibliothèques membres de SWAN utilisent à la fois les services WorldCat Discovery et le Prêt entre bibliothèques WorldShare (PEB) d’OCLC.

En 2019, le personnel des bibliothèques de SWAN a répondu manuellement « Utilisé/Prêté » à plus de 26 400 demandes de PEB. En 2023, grâce à la fonctionnalité de disponibilité en temps réel, ce nombre a chuté à 4 900 demandes. Après l'implantation de la disponibilité en temps réel, le PEB WorldShare a pu traiter automatiquement les demandes et les a acheminées au prêteur suivant environ 15 400 fois lorsque les documents étaient prêtés ou non disponibles pour le prêt. « Nous sommes très heureux de cette solution, car elle est un avantage réel pour les membres de SWAN », a mentionné Mme Pinder.

Lire le témoignage du consortium SWAN

Lorsque Laura D'Amato, responsable des Services d'accès et prêts entre bibliothèques, a rejoint la bibliothèque Ritter de Baldwin Wallace University, elle s'est rendu compte que les chaînes de travail en matière de prêts entre bibliothèques étaient les mêmes depuis longtemps. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé et que la bibliothèque a été fermée, Mme D'Amato a assisté à la formation d'OCLC et a consulté des vidéos pour se renseigner sur les capacités du traitement intelligent.

Tirant parti de ces informations, elle a mis en place des automatisations pour les emprunts dans le PEB WorldShare. Résultat, la bibliothèque a réduit ses délais de traitement pour le emprunts de 20 heures pour les copies et de deux jours pour les documents physiques. Et, maintenant que la disponibilité en temps réel a été implantée, «nbsp...lorsque j'examine la file Pouvez-vous fournir le document?, je sais que les demandes ne sont pas pour des documents prêtésnbsp», indique Mme D'Amato.nbspGrâce à la participation de la bibliothèque au programme Express, les utilisateurs reçoivent désormais leurs demandes de copie 50 % plus rapidement. Lisez l'article complet sur Wallace Université.

Les bibliothèques de l'Eastern Kentucky University (EKU) ont atteint certains des délais de traitement pour les emprunts les plus rapides parmi les membres du programme de livraison numérique Express. Au cours des six premiers mois de 2022, 30 % des demandes ont été remplies en une heure ou moins, 40 % ont été remplies en deux heures ou moins, et 10 demandes ont été remplies en 2 minutes ou moins!

Ashley Cole, directrice des stratégies de collections, a expliqué avoir obtenu des délais de traitement des emprunts aussi incroyables en « travaillant avec notre administrateur de systèmes pour configurer Tipasa^® de la manière la plus efficace pour nos besoins ». Son équipe a utilisé les informations des vidéos de formation d'OCLC pour créer des groupes et files de groupes personnalisés, activer l'intégration de la base de connaissances WorldCat pour les PEB, et mettre en place des automatisations pour les emprunts avec le module Gestion automatisée des demandes. Lisez le témoignage de l'Eastern Kentucky University.

À l'Université d'État de l'Ohio, le personnel dédié au prêt entre bibliothèques, qui utilise ILLiad, rejetait initialement environ une demande sur trois en raison de l'indisponibilité des documents empruntés. Depuis l'utilisation de la fonctionnalité de disponibilité en temps réel, il rejette désormais environ une demande sur 20 seulement. Le temps gagné est considérable puisqu'il n'en perd plus à examiner les demandes de prêt entre bibliothèques qu'il n'est pas en mesure de satisfaire.

« Dans l'État de l'Ohio, nous avons constaté une diminution de 30 à 5 % des demandes de PEB pour les ouvrages prêtés. Il s'agit d'un gain de temps considérable », a mentionné Brian Miller, responsable des prêts entre bibliothèques. Le taux de satisfaction des demandes de prêt a également augmenté, passant de 50 % à plus de 70 %.

St. Charles City-County Library, qui utilise le Prêt entre bibliothèques WorldShare, a configuré, à l'aide de la gestion automatisées des demandes, une procédure automatique pour les documents audio/visuels et une autre pour les livres. « J'ai trouvé que la configuration de procédures automatiques valait assurément les quelques heures nécessaires étant donné le temps que nous avons gagné par la suite », explique Laura Barber, assistante au prêt entre bibliothèques.

Pour réduire l'intervention du personnel, Laura Barber a configuré la gestion automatisées des demandes pour acheminer les nouvelles demandes jusqu'à la file d'attente correspondante si « WorldCat^® indique que notre établissement détient le document, s'il semble s'agir d'une demande en double (autrement dit le même utilisateur a demandé le même document) et s'il y a moins de deux prêteurs ».

« En tant qu'employés du College of Saint Benedict et de l'Université de Saint John, où nous utilisons Tipasa, la gestion automatisées des demandes est une excellente manière de faire avancer notre département dédié au prêt entre bibliothèques même si le planning de notre personnel a changé », affirme Nicole Reuter, directrice des services d'accès.

Nicole Reuter a configuré la gestion automatisées des demandes avec deux procédures automatiques de base, une pour les exemplaires et une pour les prêts. L'automatisation fonctionne vraiment bien avec les partenariats établis de sa bibliothèque, notamment le groupe de bibliothèques Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) qu'ils utilisent pour les exemplaires et les trois groupes Minitex qu'ils utilisent pour les prêts. Elle a également constaté des gains de temps. « Maintenant que nous avons augmenté le nombre de procédures automatiques, nous passons bien moins de temps à examiner chaque demande de prêt entre bibliothèques. »

Avant la mise en service de Tipasa en 2019, la Northeastern State University n'avait jamais défini de processus automatisés. Pour Brandon Martin, instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, les automatisations lui donnaient l'impression d'être des opérations plutôt rébarbatives ne nécessitant aucune intervention. Lorsque la bibliothèque est passé à Tipasa, l'équipe de mise en œuvre d'OCLC a encouragé Brandon Martin et son équipe à reconsidérer les avantages de l'automatisation. 

Ils ont commencé par une ou deux automatisations pour en atteindre aujourd'hui 10, avec d'autres en prévision. « Il n'est pas nécessaire d'intervenir autant que ça avec l'automatisation », indique Brandon Martin. « Elle nous fait gagner du temps sur des tâches comme l'application de données constantes et la création de chaînes de prêteurs. Elle marque également automatiquement les demandes en fonction de critères que nous sélectionnons, de sorte qu'elle met en évidence des éléments que nous pourrions négliger. »

Le service de prêt entre bibliothèques (PEB) de la Pearson Library, de California Lutheran University, emploie une bibliothécaire à temps plein et deux étudiants à temps partiel. En tant que participante au programme de livraison numérique Express, cette petite équipe a invariablement un délai de traitement de moins de six heures pour les quelques 643 demandes de copie qu'elle remplit en moyenne chaque mois. Et de ce fait, la bibliothèque se classe dans les cinq premières bibliothèques Express en volume depuis 2021.

Leanna Pagano, responsable du partage des ressources et des réserves de cours, explique que ce qui est essentiel pour offrir ce service rapide est l'aide des étudiants qui travaillent à la bibliothèque, et l'utilisation du PEB WorldShare et de la base de connaissances WorldCat. Pour chaque demande de copie, l'étudiant vérifie d'abord si le demandeur est une bibliothèque LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) ou un prêteur réciproque. Il vérifie ensuite ce que la bibliothèque peut prêter et comment elle peut le prêter pour chaque base de données. « Ce qui rend le processus si facile, c'est le lien vers la base de connaissances WorldCat qui est intégrée au PEB WorldShare », souligne Leanna. « Il suffit généralement de cliquer sur ce lien, qui conduit à la bonne base de données et à l'article en texte intégral, de sorte que l'employé peut simplement le télécharger et le mettre en ligne sur Article Exchange. »

Leanna a également indiqué que la mise en place de deux moniteurs pour chaque poste de travail, le développement d'un programme de formation pour les étudiants, et l'établissement d'un calendrier stratégique pour les étudiants tout au long de la journée contribuent à leur réussite.

La Joyner Library d'East Carolina University, une université publique de recherche située à Greenvale, en Caroline du Nord, est l'un des trois principaux fournisseurs, en volume quantité, du programme de livraison numérique Express d'OCLC. Le personnel de la bibliothèque utilise ILLiad pour remplir environ 1000 demandes de copies Express chaque mois et maintient un délai de traitement inférieur à 12 heures.

William Gee, responsable de la circulation et des prêts entre bibliothèques, explique que les délais de traitement rapides et les statistiques exceptionnelles de prêts Express sont dus à un certain nombre de facteurs, notamment à l'automatisation des chaînes de travail du PEB. Selon M. Gee, « L'automatisation est absolument essentielle. Je vous encourage à examiner la nouvelle fonctionnalité de traitement intelligent. Elle aide vraiment à automatiser vos chaînes de PEB. »

L'équipe de M. Gee s'appuie sur le réseau de PEB WorldShare d'OCLC, son Répertoire des politiques et le service de gestion des frais IFM. Il souligne que les délais de traitement impressionnants peuvent également être dus au fait que les membres du personnel savent ce que leurs ententes de licences leur permettent de prêter, qu'ils tirent le meilleur parti des fonctions de gestion d'ILLiad et qu'ils traitent les demandes deux fois par jour. Ils s'efforcent également de maintenir à jour les fonds physiques dans WorldCat et les fonds électroniques dans la base de connaissances WorldCat afin que les utilisateurs puissent trouver, et accéder à, toutes les ressources disponibles dans les collections de la bibliothèque.