SWAN Library Services
Accélérer la livraison et alléger la tâche du personnel avec la disponibilité en temps réel
« Ce qu’il y a de bien avec la disponibilité en temps réel... Elle ne dort jamais. Elle assure une surveillance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, de la file de prêteurs de PEB d’une bibliothèque.
Helen Pinder
Consultante, Partage des ressources, Swan Library Services
SWAN (System Wide Automated Network) est un consortium formé de 100 bibliothèques membres, principalement des bibliothèques publiques, académiques, spécialisées et scolaires situées dans la grande région de Chicago. SWAN fournit une vaste gamme de services à ses bibliothèques membres, et assure une constance pour les usagers et des économies pour ses bibliothèques membres.
Avec une base collective de plus d’un million d'usagers, les bibliothèques membres de SWAN utilisent à la fois les services WorldCat Discovery et le Prêt entre bibliothèques WorldShare (PEB) d’OCLC. Chaque année, les bibliothèques de SWAN traitent plus d’un million de transactions de PEB et améliorent ainsi l’accès aux documents à travers la région.
Helen Pinder, consultante en partage de ressources pour SWAN Library Services, a commencé à explorer la fonctionnalité de disponibilité en temps réel, l’une des options de traitement intelligent d’OCLC. Cette fonctionnalité permet au système de PEB WorldShare d’une bibliothèque d’examiner une demande et de vérifier rapidement l’état du document demandé. En quelques secondes, le PEB WorldShare peut déterminer la disponibilité d’un document. Cette automatisation rationalise les chaînes de travail pour le personnel du PEB, et leur permet de se concentrer sur le traitement des demandes qui peuvent être remplies. Elle accélère également le processus de prêt en acheminant rapidement la demande vers la bibliothèque suivante dans la chaîne de prêteurs en quelques secondes et en permettant ainsi aux usagers d'obtenir les documents demandés encore plus rapidement.
« Étant donné que le système vérifie immédiatement [avec la fonction de disponibilité en temps réel], le délai maximum d’attente pour obtenir ce « non » et passer la demande au prêteur suivant n’est que de quelques secondes. Et un « non » plus rapide signifie moins de temps d'attente pour l'usager. »
Implantation de la disponibilité en temps réel
Avant que Mme Pinder n'implante la disponibilité en temps réel pour les bibliothèques membres de SWAN, le personnel au PEB devait examiner toutes les demandes dans leur file d’attente « Pouvez-vous fournir le document? », même les demandes pour des documents prêtés ou non disponibles.
Maintenant, lorsqu’une bibliothèque de SWAN reçoit une demande et que l’état du document demandé est l’un de cinq états spécifiques du Catalogue - Prêté, En commande, Réservé, En transit ou Manquant - la demande de PEB outrepasse la file d’attente « Pouvez-vous fournir le document? » de la bibliothèque. De plus, la demande est automatiquement acheminée au prêteur suivant.
En adoptant la fonction de disponibilité en temps réel, SWAN Library Services permet non seulement au personnel de gagner du temps, mais améliore également la satisfaction des usagers en livrant plus rapidement les documents demandés. « Cela a fait une réelle différence », a ajouté Mme Pinder.
Des milliers d’heures de travail en moins
En 2019, le personnel des bibliothèques de SWAN a répondu manuellement « Utilisé/Prêté » à plus de 26 400 demandes de PEB. En 2023, ce nombre a chuté à 4 900 demandes. Après l'implantation de la disponibilité en temps réel, le PEB WorldShare a pu traiter automatiquement les demandes et les a acheminées au prêteur suivant environ 15 400 fois.
En supposant qu’une demande de PEB typique reste dans la file d’attente « Pouvez-vous fournir le document? » d’une bibliothèque pendant une heure avant d’être transférée (ou potentiellement des jours, surtout s’il s’agit d’une demande faite durant les jours le week-end), cette fonctionnalité élimine environ 15 400 heures (ou 641 jours) du temps d’attente pour les demandes des usagers. Grâce à cette fonctionnalité, les demandes sont acheminées plus rapidement au réseau et les usagers obtiennent les documents encore plus rapidement.
Soutien en tout temps pour le personnel au PEB
Bien que le personnel de la bibliothèque surveille les demandes de PEB pendant les heures normales de travail, le système de PEB fonctionne 24 heures sur 24, 7 heures sur 7. Il ne faut que quelques secondes au système pour chercher l'état du document, une tâche qui peut prendre plusieurs minutes pour le personnel au PEB. De plus, les demandes pour des documents non disponibles sont rapidement transférées au prochain prêteur par le système de PEB, alors que cette tâche pourrait prendre des jours au personnel, en particulier lorsque les demandes sont soumises durant les week-ends ou les jours fériés. « Nous sommes très heureux de cette solution, car elle est un avantage réel pour les membres de SWAN », a mentionné Mme Pinder.
- A célébré ses 50 ans de service en 2024.
- Possède 1,5 million de titres et 8,3 millions de documents.
- Prête annuellement 13 millions de documents.
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