Simplifier le programme d'acquisitions dictées par les demandes

La bibliothèque de Swinburne University of Technology a commencé à offrir les acquisitions dictées par les demandes (ADD) en juillet 2006. « Nous étions les premiers au monde à utiliser le modèle d'achats dictées par les demandes », souligne John Butera, bibliothécaire à la gestion des ressources. Swinburne University a commencé par charger les notices MARC pour ses 34 000 livres électroniques EBL dans le catalogue pour des prêts en libre service, et a configuré les paramètres pour que les livres électroniques soient achetés après le troisième prêt. Le système a acheté le premier livre électronique dès le premier jour de la mise en œuvre du programme ADD. Aujourd'hui, plus de 600 000 livres électroniques sont disponibles par le biais du programme ADD de Swinburne.

« Le service Gestion des collections WorldShare ^® nous intéressait à cause du programme ADD », explique M. Butera. Le service Gestion des collections permet à l'équipe de M. Butera de conserver le catalogue de la bibliothèque à jour grâce à des notices MARC de qualité. Lorsque les collections électroniques disponibles par le biais du programme ADD de Swinburne sont mises à jour ou modifiées, ou quand la bibliothèque décide de mettre à jour son profil auprès des fournisseurs afin de déterminer les titres qui devraient être disponibles, elle reçoit un avis par courriel indiquant que les fichiers peuvent être téléchargés. « Je sélectionne les fichiers dans Gestion des collections et ils sont téléchargés dans mon ordinateur. » M. Butera n'a plus qu'à les charger dans le système intégré d'automatisation de la bibliothèque.

« Si une notice MARC n'est pas disponible au moment où nous recevons la collection, nous pouvons créer une notice sommaire. Ces notices sommaires sont ensuite remplacées par des notices complètes d'OCLC », explique M. Butera. « Une fois la chaîne de travail configurée, les tâches manuelles sont minimisées. Nous comptons sur les fournisseurs et sur OCLC pour s'aviser mutuellement lorsque des notices MARC complètes sont disponibles pour les notices sommaires des éditeurs. Nous n'avons qu'à charger ces notices complètes pour qu'elles remplacent les notices sommaires. »

Ces notices de qualité aident le personnel de la bibliothèque à cerner les tendances quant à l'utilisation des ressources. De janvier à juin 2013, le personnel a remarqué que la bibliothèque a acheté un nombre presque identiques de livres électroniques sélectionnés par les bibliothécaires et de livres achetés via le programme ADD. Depuis, 21 % des livres électroniques sélectionnés par les bibliothécaires ont été prêtés comparés à 100 % pour ceux du programme ADD. Le personnel compare également l'utilisation des collections imprimées et des collections électroniques. « Si les données ne sont pas constantes, la procédure complète est compromise », mentionne M. Butera.

Malgré la complexité que pourrait représenter la gestion de notices de qualité pour des collections électroniques changeantes et des achats ADD, M. Butera enseigne facilement aux autres ses chaînes de travail dans Gestion des collections WorldShare. « Le transfert d'informations est facile. Les autres membres du personnel peuvent effectuer la procédure et la transition des tâches est assez transparente. Nous passons moins de temps à gérer du contenu électronique et avons maintenant plus de temps pour gérer la collection physique. »

Informations sur la Bibliothèque

• Les politiques pour le développement des collections favorisent l'acquisition de ressources électroniques plutôt que physiques.
• Les collections spéciales comprennent des documents sur le design et l'art, et sur l'histoire de Swinburne, et des guides de cours datant de 1964.
• Les étudiants ont accès à des examens passés triés par semestre et cours.